Con l'avvento delle nuove tecnologie e il contesto a volte delicato del mondo di oggi, comunicare efficacemente internamente è diventato un elemento essenziale e cruciale per un'azienda.
L'impostazione di uno strumento di questo tipo è un approccio il cui successo dipende dal modo in cui verrà implementato nella vita dell'azienda e dalle informazioni condivise: linea editoriale, contenuto, layout, ecc.
Navigazione veloce
- Perché creare un diario interno?
- Come creare una rivista economica?
- Costruisci la redazione
- Definire l'obiettivo
- Definire la linea editoriale della rivista
- Scegli il formato e il/i mezzo/i di distribuzione
- Quanto velocemente pubblicare?
- Contenuto del giornale aziendale
Comunicare con tutti i dipendenti dell'entità e implementare un collegamento tra management e dipendenti… un problema di comunicazione interna ottimizzato grazie a questa leva.
Perché creare un diario interno?
Le riviste interne sono strumenti di comunicazione che consentono, in particolare, di stabilire una certa coesione all'interno dell'azienda e di promuovere scambi. Consentono di rafforzare il legame tra la direzione dell'azienda ei suoi dipendenti. Un legame che si stabilisce attraverso un dialogo formale trascritto su carta (digitale o fisica). È quindi uno strumento di punta per la gestione delle risorse umane.
Gli obiettivi di questo strumento sono numerosi:
- mantenere l'immagine del marchio dell'azienda,
- conservare gli impiegati,
- dare un senso le missioni di ciascuno,
- valorizzare la cultura aziendale , in particolare rafforzando il sentimento di appartenenza ad una stessa entità,
- rassicurare per quanto riguarda una situazione tesa, un cambiamento a venire (comunicazione di crisi),
- valorizzare e sviluppare potenzialità e talenti ,
- condividere informazioni sulla vita dell'azienda : nuovi mercati, ecc.
- presentare un nuovo dipendente ,
- informare sui nuovi servizi messi a disposizione dei dipendenti: asilo nido, lavanderia, corsi vari, ecc.
- promuovere l'attività extra aziendale di un dipendente : impegno per una causa specifica, prestazioni sportive, attività artistica, ecc.
- consentire a un dipendente di condividere il successo personale o professionale : diploma conseguito in formazione continua, innovazione, ecc.
Oggi consumiamo le informazioni in modo radicalmente diverso anche da pochi anni fa. È quindi essenziale adatta il tuo giornale interno alle nuove tendenze in modo che venga letto dal maggior numero possibile di persone integrandolo armoniosamente nella tua strategia di comunicazione interna.
Come creare una rivista economica?
Se la costituzione di un quotidiano aziendale interno richiede un minimo di know-how (redazione, impaginazione, grafica, impaginazione, stampa, distribuzione, ecc.), tuttavia, il ricorso a professionisti della comunicazione non è sistematico . Alcuni dei tuoi dipendenti hanno sicuramente questi talenti e saranno lieti di svilupparli partecipando al progetto. Non esitate a fare una telefonata prima di rivolgervi ad un'agenzia di comunicazione le cui tariffe possono essere molto alte a seconda delle vostre esigenze.
I passaggi sono classici e comuni ad altri media, ovvero: costituzione di un team responsabile del progetto, definizione dell'obiettivo generale e del target per ogni pubblicazione, impostazione della linea editoriale, progettazione della forma dei contenuti, selezione dei soggetti da trattare…
Costruisci la redazione
Mentre i team editoriali erano precedentemente composti principalmente da membri del dipartimento delle risorse umane, ora sono aperti a tutti i dipendenti volontari dei vari reparti dell'azienda. Una redazione composta da persone di diversa estrazione offre un'ampia gamma di argomenti da trattare, dialogando con un maggior numero di collaboratori. Inoltre, ciò induce una migliore coesione attorno a un progetto comune e una maggiore motivazione generale.
Idealmente, il I dipartimenti HR manterranno la gestione della rivista aziendale, la creazione dei contenuti - e il dipartimento Comunicazione la sua redazione e la sua formalizzazione . Nel caso di una piccola impresa, spesso è il management che gestisce la rivista. In questo caso, è importante fare in modo che la rivista non diventi solo il portavoce di quest'ultima e/o che la censura non regni sovrana.
È anche possibile affidare la redazione del giornale ad un'agenzia di comunicazione.
La collaborazione tra i diversi attori dell'azienda è una vera garanzia di successo per un quotidiano interno. Unisci e motiva le tue truppe a partecipare allo sviluppo di questa rivista al fine di massimizzare il successo della tua comunicazione interna tramite questo mezzo.
Definire l'obiettivo
Prima di intraprendere la produzione di scritti a tutto tondo, prenditi il tempo, per ogni problema, di definire con precisione l'obiettivo del tuo post. Vuoi :
- rassicurare nei momenti di stress,
- federato intorno a un progetto di business globale,
- preparati per un cambiamento prossimo,
- far sapere nuovi servizi,
- suddividere un particolare successo dell'azienda,
- consentire a uno dei tuoi dipendenti di condividi una passione professionale in più ,
- incoraggiare un'iniziativa di solidarietà,
- eccetera.
Questo darà agli editori una direzione appropriata, un adeguato angolo di approccio per lo sviluppo degli articoli.
Definisci il tuo obiettivo
Un'azienda è composta da persone diverse che operano a livelli diversi, non tutte con le stesse aspettative e interessi. È fondamentale che il tuo giornale aziendale non è rivolto a una sola categoria di dipendenti . Tutti devono trovare il proprio account.
Prenditi il tempo per studiare i tuoi lettori e gli interessi di tutti per generare interesse generale.
Definisci la linea editoriale
In genere si possono discutere tutti i tipi di notizie sulla vita aziendale che possono interessare i dipendenti: nuovi mercati, grandi progetti, personaggi che segnano la struttura… Insomma, tutto ciò che può catturare i lettori senza richiedere una comunicazione diversa. è soddisfare le aspettative dei tuoi lettori a pena di perderlo.
Devi anche trovare un nome per il tuo diario. Sii creativo rispettando l'identità della tua azienda. Il nome dovrebbe essere breve, facile da ricordare.
Formati e media
Da una semplice newsletter inviata a tutti i dipendenti via e-mail a un quotidiano più ampio, ricco di notizie, distribuito a tutti e disponibile presso la reception dell'azienda, le possibilità in termini di riviste interne sono abbondanti. Questa è un'opportunità per metti in risalto la creatività e il talento dei tuoi dipendenti e lavora sull'immagine della tua azienda .
Sviluppa la tua rivista su un software come Indesign, Publisher, Canva, Scribus o semplicemente word.
Si consiglia di realizzare un mock-up prima della distribuzione per verificare che tutto sia conforme, ben scritto e correttamente articolato. Se necessario, ottimizza anche la tavolozza dei colori per la stampa.
I testi e le immagini devono essere organizzati in modo leggero, i colori sufficientemente brillanti senza essere aggressivi, il carattere leggibile e l'abbigliamento strutturato.
Qualunque sia il mezzo e il formato scelto, ti assicurerai di rispettare la carta grafica dell'azienda e la sua identità visiva. Il giornale dovrebbe anche essere coerente con l'immagine e lo spirito della tua attività.
Opta per un trasmissione multicanale offre l'opportunità di soddisfare tutti. Perché se il digitale ha largamente preso il sopravvento sui supporti fisici, questi ultimi restano interessanti e non vanno trascurati.
Diritti d'immagine e copyrightSe utilizzi foto e/o altri elementi visivi raccolti qua e là, assicurati di acquisire i diritti su di essi. Allo stesso modo, tutte le persone che appaiono sui tuoi video devono aver dato il loro consenso alla distribuzione (diritti di immagine). Idem per edifici e altre costruzioni.
Assicurarsi inoltre che i testi prodotti non provengano da copie di opere o da plagio (copyright).
Supporto cartaceo
Questo è' un must - si potrebbe dire irriducibile - da non trascurare . Il contatto con la carta rimane impareggiabile. Sfogliare una rivista sarebbe una sensazione calmante. I vantaggi del diario cartaceo sono numerosi: lo conserviamo più di una mail, è consultabile ovunque (anche dove la rete non passa). Inoltre, è più facile mettere da parte un giornale di carta per una lettura successiva. La sola vista di quest'ultimo ricorderà al lettore che conteneva un articolo interessante.
Per quanto riguarda il formato, puoi scegliere: flyer, brochure o brochure, A4, A5, verticale o orizzontale, o qualsiasi altra presentazione più originale. Una volta scelto il formato del tuo giornale, utilizzalo per ogni distribuzione per mantenere la coerenza visiva.
Quando si tratta di stampare, puoi scegliere anche qui. Puoi scegliere di gestire questo passaggio internamente o di chiamare una stampante. In tutti i casi è preferibile stampare un numero sufficiente di copie. Meglio pianificare in modo ampio. Puoi sempre lasciare alcune copie del tuo diario interno alla reception, questo rafforzerà l'immagine dell'azienda con i visitatori.
Media elettronici
Invierai il tuo e-journal in pdf o altro formato via e-mail, tramite un'applicazione di lettura oppure potrà essere visualizzato online sul sito Web dell'azienda o anche tramite Intranet o CSR, ad esempio.
Prestare attenzione al peso delle immagini e di altri elementi visivi, in particolare per non appesantire il documento. Il download o la visualizzazione sarebbero rallentati e la lettura sarebbe stata compromessa.
video
Se hai acquisito padronanza dei codici di produzione di giornali filmati come telegiornali, cortometraggi o film aziendali, puoi intraprendere la creazione di una versione video che verrà messa online tramite gli stessi media di prima. Più dinamico, divertente e vivace rispetto ai supporti precedenti, questo approccio richiede però abilità particolari. nonché una maggiore disponibilità di lavoratori.
Periodicità
Le riviste aziendali sono di solito mensile . Distribuito insieme alla busta paga dei dipendenti. Tuttavia, a seconda del volume di informazioni pubblicate, puoi optare per un formato settimanale o trimestrale - o addirittura annuale (quest'ultimo avrà un impatto minore). Più grande è la tua attività, più è probabile che il tuo giornale contenga informazioni. E quindi richiedono una diffusione più frequente.
La cosa principale è trovare il giusto ritmo di pubblicazione e attenersi ad esso per mantenere l'interesse dei tuoi lettori.
Contenuti di un giornale interno
Fondo e forma
Prenditi cura sia del contenuto che della forma della tua rivista: testi ben scritti, relativamente brevi, illustrati e organizzati in modo armonioso e accattivante . Il tuo diario interno deve essere soprattutto divertente, altrimenti non verrà letto. Varia i formati delle immagini, gioca con i colori, i titoli, gli inserti per facilitare la lettura.
Puoi prendere spunto dai giornali aziendali già sfogliati o dalla stampa classica.
Non trascurare il passo di correzione di bozze che mira a verificare che tutto sia corretto e che i testi non contengano errori.
Quali informazioni condividere?
Un giornale interno, che sia una semplice newsletter o un vero e proprio magazine, si presenta così - ogni articolo è più o meno sviluppato a seconda del formato adottato:
Modifica
Nel giornalismo è scritto dall'editore - o capo del giornale - e funge da invito. Presenta l'interesse della redazione (punto di vista non personale) su uno dei temi principali della rivista cui si riferisce e dà il tono al numero. È uno scambio tra la redazione e i lettori.
Notizie in breve - Notizie aziendali
Le informazioni sull'azienda saranno diffuse qui: successi - ma anche fallimenti, progetti in corso, trasferimento di un servizio, funzionamento del servizio di ristorazione, nuovi dipendenti, pensionamento, promozione, servizi a disposizione dei dipendenti , ecc.
Queste informazioni devono soprattutto metti il lato umano sotto i riflettori .
Articoli vari e vari
Questi scritti scritti dalla redazione o da persone "invitate" o volontari possono affrontare diversi argomenti, relativi o meno alla vita dell'azienda:
- articoli di esperti : il punto di vista di un esperto su un particolare argomento (sistemi di gestione, parlare in pubblico, aumentare la fiducia in se stessi, ecc.) o presentare una conferenza che potrebbe interessare i dipendenti, ecc.
- articoli relativi al benessere sul lavoro : queste riguardano tutto il personale e possono affrontare temi come il burnout o la gestione del rischio psicosociale, o anche fornire spunti ed esercizi per rilassarsi e imparare a gestire al meglio il proprio tempo…
- informazioni sulla vita locale : spettacoli, convegni, nuovi punti di ristoro, nuovi servizi circostanti (lavasecco, asilo nido, parcheggio, traffico, ecc.).
Vita sociale aziendale
Offrire la possibilità a tutti i dipendenti di esprimersi , che si tratti di un loro successo professionale o di una causa che gli sta a cuore, di un'altra passione personale, di una sfida sportiva, ecc.
Condividi qui le notizie di eventuali club aziendali, progetti umanitari, sfide sportive e altri, organizzati dall'azienda, aperti a tutti i dipendenti, ma basati sul volontariato.
Annunci: mantenere uno spazio in modo che i dipendenti possano comunicare e condividere informazioni come affitti vacanze, acquisto/vendita di attrezzature, ecc.
