Nelle professioni delle risorse umane, gli approcci si stanno evolvendo. La trasformazione digitale riguarda tutti, nella nostra vita personale o professionale.
Le risorse umane non sono in disparte poiché l'80% dei dipartimenti delle risorse umane indica che la loro funzione è influenzata dai progetti digitali.
Per rimanere produttivi di fronte alla mole di dati da elaborare, diventa fondamentale attrezzarsi per automatizzare i processi HR e smaterializzare migliaia di file.
Le attività più lunghe da informatizzare se gestite manualmente con file (Excel, Word, e-mail o cartaceo) sono senza dubbio i colloqui di valutazione annuali.
Ma quali sono i vantaggi del colloquio di valutazione informatizzato? Come formalizzare il colloquio di valutazione con uno strumento HRIS? Come utilizzare i risultati della valutazione nella gestione complessiva delle risorse umane?
Luce sui diversi tipi di interviste
Colloquio di valutazione annuale (EAE), colloquio di valutazione individuale, colloquio di performance… diversi nomi, a volte confusi, vengono dati a questo incontro organizzato in 8 aziende su 10.
Si svolge spesso a fine anno ma può essere organizzato più o meno frequentemente, o anche "continuo", a seconda della cultura aziendale: ogni 6 mesi, ogni anno o anche ogni 2 anni. Agli occhi della legge non è obbligatorio (salvo in caso di applicazione della convenzione o del contratto collettivo). Non va confuso con il colloquio professionale, che deve svolgersi ogni 2 anni nelle aziende con più di 50 dipendenti (vedi Codice del Lavoro: art. L6315-1).
Momento importante nella gestione degli uomini e delle donne dell'azienda, l'intervista annuale verte principalmente su due punti:
- Valutazione del lavoro del dipendente nell'ultimo anno,
- Definizione di obiettivi e missioni per l'anno successivo,
- Valutazione delle competenze,
- Raccolta dei fabbisogni formativi
Per rendere redditizio l'acquisto o il noleggio di un HRIS, puoi immaginare di utilizzare questi servizi per vari altri colloqui e processi HR:
- incontro professionale,
- colloquio di valutazione,
- colloquio di carriera,
- mantenimento al termine del periodo di prova o ripresa dell'attività,
- Valutazione a 360°,
- colloquio sulle competenze,
- revisione del personale…
Una soluzione per una migliore collaborazione
Una piattaforma HRIS con un portale HR offre una visione dell'intervista a tutti i suoi stakeholder. La maggior parte degli HRMS di oggi sono in modalità "self-service". Chiunque può connettersi, con login e password, tramite un browser internet (nessuna installazione richiesta sul PC), da qualsiasi luogo. Per ogni ruolo, i relativi diritti di accesso:
- il dirigente può compilare le schede di valutazione per ciascuno dei suoi dipendenti,
- il dipendente può quindi consultare, commentare e convalidare la sua valutazione annuale,
- Le risorse umane hanno una panoramica dell'andamento delle campagne, possono accedere alle interviste di ciascun dipendente e soprattutto fare estratti dall'intera popolazione per argomenti molto specifici: esigenze di formazione, desideri di sviluppo…
Concretamente, come funziona una campagna di interviste annuale con un HRIS?
Ci sono 3 vantaggi principali nell'informatizzare i tuoi colloqui annuali:
- Centralizzare, sfruttare e archiviare le informazioni
- Migliorare il monitoraggio e la gestione complessiva dei dati per semplificare la gestione delle risorse umane
- Stabilire collegamenti con altri processi HR: formazione, competenze, remunerazione, mobilità, ecc.
Come funziona in pratica? Ogni azienda ha il suo modo di gestire le interviste, quindi è importante assicurarsi che il software HR sia adattabile alle tue abitudini lavorative. Ogni fase del tuo colloquio deve poter essere integrata nel tuo modulo informatico.
Consultare gli organi di rappresentanza dei lavoratori (IRP)
In alcune grandi aziende, l'implementazione di campagne di revisione annuale deve essere richiesta dagli IRP.
Prima della campagna di manutenzione
Imposta la campagna di manutenzione
L'automazione del processo solleverà le risorse umane da un'implementazione ingombrante e dispendiosa in termini di tempo. Grazie all'HRIS, verrà automaticamente offerta ai vari attori dell'operazione una checklist dei compiti da svolgere per la realizzazione delle campagne. Per esempio :
- Verifica dell'organigramma, definizione delle posizioni
- Aggiornamento di funzioni e competenze
- Aggiornamento della guida al colloquio per dirigenti e dipendenti
- Aggiornamento del supporto per la manutenzione delle risorse umane
- Lancio della campagna: definizione del periodo, della popolazione interessata, ecc.
Compila i moduli di valutazione
Il manager responsabile delle valutazioni del suo team creerà la valutazione sulla piattaforma in modo rapido e semplice. Lui va :
- valutare il proprio dipendente secondo diversi criteri organizzati sulle schede di valutazione: (raggiungimento di obiettivi, conoscenze, know-how, competenze, ecc.)
- obiettivi prefissati,
- definire i bisogni formativi e gli auspici di sviluppo.
Se non è possibile valutare il dipendente davanti a un computer o tablet, le griglie di intervista possono essere stampate.
Informare il dipendente
I dipendenti devono essere informati di tale nomina. Il software HRIS consente:
- informarli: attraverso widget destinati alle informazioni aziendali e/o HR nel portale HR,
- invitarli ai loro colloqui: inviando una mail di invito,
- registrare l'incontro direttamente nella pianificazione della casella di posta per i dipendenti e il manager.
Durante l'intervista
Raccogli feedback
Durante la discussione, il revisore inserirà i commenti nell'apposito spazio. Tali osservazioni e note possono così essere argomentate e presentate al dipendente, per una migliore comprensione.
Identificare le esigenze di sviluppo e coinvolgere la formazione
Per aiutare il dipendente a svolgere meglio le sue missioni, il manager può offrirgli formazione. Alcuni HRMS vengono utilizzati per gestire tutti i processi HR. La richiesta di formazione può quindi essere elaborata nel modulo di gestione della formazione in cui il dipendente avrà accesso ai cataloghi della formazione.
Gestire i desideri di sviluppo
Le soluzioni HR con copertura globale offrono la possibilità di gestire i desideri di sviluppo dei dipendenti. Sono spesso legate alla gestione della struttura organizzativa (mobilità geografica, funzionale, ecc.) e/o delle competenze. La pianificazione della forza lavoro consente di identificare le posizioni vacanti, studiare la mobilità teorica per offrire ai dipendenti uno sviluppo di carriera secondo le loro aspirazioni e i loro livelli di competenza.
Archivia la valutazione, invia un report, confronta
Collaboratore, manager, HR hanno accesso alla valutazione annuale nel loro portale HR. Vi è custodito e può essere analizzato, rispetto a quelli degli anni precedenti.
Durante la campagna di valutazione
Le valutazioni di monitoraggio HR potranno seguire le diverse fasi della campagna di interviste: convalide da parte di ciascun dipendente, N + 1, N + 2, ecc. L'HRIS consentirà loro di essere avvisati di indicatori rilevanti come, ad esempio, il numero di valutazioni convalidate fino ad oggi per dipartimento. L'HRIS invierà automaticamente promemoria via e-mail. Visualizzazione tramite report Sulla sua piattaforma, le risorse umane avranno la possibilità di seguire note di valutazione, desideri di sviluppo, formazione, ecc. Potranno visualizzare la distribuzione dei risultati e delle prestazioni. Questi dati sono disponibili in varie rappresentazioni: tabelle, grafici, ecc. Sono esportabili (Excel, Word, PDF, ecc.) e possono essere stampati. Da parte sua, il manager può anche visualizzare i risultati e visualizzare gli obiettivi consolidati di tutta la sua squadra.
Per ulteriori
Valutare i valutatori
Alcuni fornitori di software HR offrono applicazioni che consentono a ciascun dipendente di essere valutato dai propri colleghi, subordinati, clienti interni, ecc. e di valutare i team tra di loro, si tratta di "valutazioni a 360°" o "feedback a 360°".
Analizza le abilità
Il Forward Planning of Jobs and Skills (GPEC) consente di valutare le competenze rispetto ai livelli richiesti e di monitorare e consolidare i talenti.
Elaborare le revisioni degli stipendi
Dopo i colloqui, alcuni HRIS consentono anche di gestire il processo di revisione dello stipendio: aumenti, bonus, bonus, ecc. L'HRIS consente, tra l'altro, all'HR di mettere in relazione le varie richieste di incremento con il budget pianificato e di analizzare il libro paga.
In conclusione, oggi le risorse informatiche a disposizione delle Risorse Umane, relative alla gestione della valutazione, offrono innumerevoli possibilità per supportarti nella gestione del capitale umano della tua azienda. E tu, pensi di avere gli strumenti HR necessari per portare a termine con successo i tuoi colloqui annuali?
