Come analizzare tutte le dimensioni di un problema? La difficoltà sta nell'affrontare il tema da angolazioni rilevanti ponendo le domande giuste. Questo è esattamente ciò che consente il metodo QQOQCP.
Spesso i team fanno fatica a risolvere un problema a causa della percezione che ne hanno tutti. Percezioni che raramente concordano per la loro evidente soggettività, ognuno tendente a guardare e pensare solo dal suo angolo di visione e dalle sue conoscenze e/o esperienze.
Il metodo QQOQCP consente di effettuare un'analisi dettagliata della situazione . E questo in modo costruttivo, basato su domande sistematiche per volgere il problema in tutte le direzioni, scomponerlo in tutte le sue dimensioni, spostare lo sguardo e aprire il campo delle possibilità in termini di soluzione.
Presentazione del QQOQCP
Definizione
Il metodo avrebbe avuto origine 20 secoli fa, sotto l'Impero Romano nel cosiddetto esametro Quintiliano. La sua versione inglese è conosciuta come "5 W's" - Chi dice cosa? Dove, quando e perché?. Il suo nome francese "QQOQCP" deriva dall'acronimo che lo definisce:
- D - Cosa? : oggetto, azione, fase, operazione.
- D - Chi? : stakeholders, attori, manager.
- O - Dove : luogo, distanza, palcoscenico.
- Q - Quando : tempo, orario, durata, frequenza.
- Com'è quello : materiale, attrezzatura, mezzi necessari, modi, modalità, procedure.
- P - Perché? : motivazioni, motivi, ragioni d'essere, ecc.
All'interrogazione può essere attribuito un ulteriore asse importante: il "Quanto?" (costi, quantità…). Il metodo prende quindi l'acronimo QQOQC VS P. A proposito, l'ultima P - Perché può estendersi a Per Cosa: a quale scopo?
Il processo consiste nel raccogliere e analizzare tutte le informazioni rilevanti disponibili ponendo al massimo domande di ogni tipo riguardanti un problema, una situazione, un argomento preventivamente definito. L'idea è di pensare in modo costruttivo per far emergere le cause principali del problema, le ragioni di un progetto specifico , definire le linee principali di un piano d'azione, ecc.
Obiettivo del processo
Questo strumento consente di esplorare un tema da ogni angolazione e trovare soluzioni adatte. Consente inoltre di ordinare un insieme di informazioni rilevanti e classificarlo secondo questa logica: da "cosa" (descrizione della situazione in questione) a "perché".
Vantaggi e limiti del metodo
Uno dei vantaggi di QQOQCP è la sua semplicità, sia nella sua implementazione che nel suo utilizzo pratico. Inoltre, è un metodo che incoraggia un interrogatorio ampio e costruttivo. Consente di raccogliere informazioni essenziali e precise su una determinata situazione.
Tra i suoi limiti, possiamo notare il carattere "inquietante" o controproducente che alcune domande possono assumere se mal formulate.
Contesto di utilizzo dell'approccio
In termini applicativi, il metodo QQOCQP è molto utile per l'analisi, la mappatura e la definizione dei processi target in parallelo al metodo Ishikawa (diagramma causa-effetto) più focalizzato sulla risoluzione delle disfunzioni organizzative. Può quindi essere utilizzato, tra l'altro, nell'ambito di:
- Risoluzione dei problemi
- Definizione di un piano d'azione
- Sviluppare un progetto
- Scrivere un resoconto di una riunione
- Gestione degli uomini , in particolare nell'ambito del gestione dei conflitti
- prospezione
Il QQOCQP in dettaglio
Chi ?
Si tratta di determinare quali sono i diversi protagonisti coinvolti. Questa domanda può "prendere di mira" persone, posizioni, servizi, competenze, il tipo di attori coinvolti (dipendenti, clienti, fornitori, fornitori di servizi vari, ecc.). Pertanto, le domande da porsi sono, tra le altre, le seguenti:
- Chi ha identificato il problema? Chi ha avviato l'interrogatorio?
- Chi è responsabile del progetto, del file?
- Chi sta causando il problema?
- Chi è direttamente interessato?
- Chi è colpito?
- Chi ha bisogno di risposte?
- Chi contattare?
Potrebbe essere saggio qualificare le tue osservazioni formulando queste domande in modo meno invadente e più diplomatico: chi è la persona che ha identificato il problema? Qual è la sua funzione? Quali reparti e team sono coinvolti? eccetera.
Che cosa ?
Questa domanda è per definire in modo chiaro e preciso il problema in questione , concentrarsi sul progetto da realizzare, ecc. L'idea è determinare la natura del problema e le sue conseguenze, definire meglio le diverse sfaccettature di un progetto, ecc. Quindi la domanda potrebbe essere:
- Che cos'è esattamente?
- Qual è la situazione attuale?
- Quali sono le conseguenze?
- Quali sono i rischi?
- Cosa è stato messo in atto per cercare di risolvere il problema?
- Quali sono i rendimenti?
- Cosa ha funzionato? Al contrario, cosa non ha soddisfatto le aspettative iniziali?
In cui si ?
È attraverso questa domanda di descrivere luoghi e localizzare con precisione le cose nello spazio. Le domande si concentreranno su:
- Dov'è il problema ? In quale paese, edificio, dipartimento, squadra, ecc. ? Su quale prodotto? Che macchina? Quale posta? eccetera.
- A che punto si manifesta la difficoltà?
- La posizione del problema è accessibile?
Quando ?
Poi viene la questione della temporalità. L'obiettivo è quello di determinare le circostanze temporali - frequenza, durata, prevedibilità, ecc. - del problema. L'interrogatorio ruota quindi attorno a domande come:
- Quando si è verificato esattamente il problema?
- Da quanto tempo è presente questa preoccupazione?
- A seguito di quale evento particolare?
- La difficoltà si verifica regolarmente? Se sì, quanto spesso?
- Quando compare il problema?
Come? "O" Cosa?
è definire come si pone il problema, ma anche come agiscono gli attori e con quali mezzi (questo punto può essere staccato ed essere oggetto di specifico interrogatorio):
- Come si manifesta il problema?
- Come reagiscono i diversi protagonisti?
- Quali procedure sono in atto, seguite? Quali sono le istruzioni?
- In che modo la normativa affronta questo tipo di situazione?
- Quali metodi vengono utilizzati?
- Come è organizzata l'azienda, il servizio, il team?
Quanto ?
Spesso inclusa nel punto precedente, questa domanda mira a quantificare i mezzi - umano, finanziario, tecnico, temporale, ecc. - posti in essere e/o necessari a fronte di detta situazione. Domande come:
- Quanto tempo abbiamo per risolvere il problema?
- Che budget abbiamo?
- Quante macchine, utensili, stazioni, servizi, ecc. riguardano ?
- Quanti fornitori possiamo consultare?
- Quanto costa il default all'azienda?
Come mai ?
L'ultimo aspetto dell'interrogatorio riguarda le cause, le radici, ma anche l'obiettivo prefissato. Per ciascuna delle domande precedenti e affinché la critica sia costruttiva, può essere opportuno analizzare le ragioni e gli usi, gli obiettivi per i vari elementi individuati .
Quindi, per ogni Chi, Cosa, Dove, Quando, Come, Quanto, ha senso chiedersi perché e per quale scopo (Per Cosa?) Al fine di analizzare in profondità il problema e risolverlo efficacemente.
