Quello che è successo ? Come hanno fatto? Sono gli stessi errori dell'ultima volta… Se ci fossimo guardati indietro, forse … Tante domande che puoi porti sulle ragioni per fare un passo del genere. Concretamente, in cosa consiste un RETEX? Che cosa significa ? Quando dare un feedback?
Che cos'è il feedback (feedback)?
Il feedback (chiamato anche RETEX o REX) è un approccio volto a rilevare e analizzare anomalie, deviazioni e qualsiasi evento, positivo o negativo che sia, ricercandone le cause e le sequenze e traendone insegnamenti.
La nozione di "positivo" e "negativo" è importante, perché il più delle volte pensiamo di dare un feedback quando c'è stata un'anomalia o un errore nel processo. Mentre ogni progetto o buona pratica può essere soggetto alla realizzazione di questo tipo di approccio.
Qual è il punto, me lo diresti? Molto semplicemente, per promuovere la riproduzione di una performance , essere in un processo di prevenzione dei rischi e miglioramento continuo.
Come affermato in precedenza, il feedback riguarda il guardare indietro a una situazione difficile, al successo o al fallimento. Può essere collegato a diverse situazioni:
- Un grande progetto
- Un progetto innovativo
- Un progetto ricorrente
- Un incidente o un evento potenzialmente grave
- Anomalia/malfunzionamento di un prodotto
- Seguendo un progetto.
Cosa devi ricordare:
Feedback - RETEX è prima di tutto un metodo, uno strumento. E come suggerisce il nome, ci permette di guardare indietro a una situazione vissuta da noi stessi o da qualcun altro.
Implementare un processo di feedback
Tre passaggi chiave sono essenziali in un processo di feedback:
Prima di tutto, devi identificare chiaramente l'argomento su cui desideri effettuare il tuo feedback (vedi gestione del progetto).
Il tempo sta finendo quando iniziamo questo processo. Se il tuo soggetto non è identificato correttamente, il tuo feedback potrebbe essere sbagliato. Sarebbe un peccato perdere informazioni importanti al fine di condurre un feedback informativo.
Puoi definire parametri interni ed esterni relativi alla situazione/evento che ti interessa.
Ecco alcune idee per aiutarti:
- Descrizione del progetto
- Definizione degli obiettivi del progetto
- Date del progetto
- Ambito del progetto (geografico, normativo, benchmark, ecc.)
- Risorse: membri del progetto, esperti relativi al progetto e parti interessate (stakeholder)
- Qual era il contesto al momento del progetto?
- Sfide
- Il risultato
Ora puoi chiederti: cosa cerco nelle informazioni?
Fase 1: raccogliere i dati
Lo scopo di questa prima fase è raccogliere tutti i dati essenziali per fornire un feedback.
In via prioritaria e se possibile, registrare i primi ritorni caldi e raccogliere dichiarazioni/testimonianze per iniziare a raccogliere informazioni.
In caso di anomalia o evento grave, questi dati sono fondamentali per capire cosa è successo.
Per garantire questo feedback, crea uno strumento (o metodologia) per la raccolta o il feedback: modulo, e-mail, brainstorming, ecc.
Ad esempio, in caso di anomalia di un prodotto, gli elementi importanti da raccogliere sono:
- Fonte dell'anomalia: chi è stato colpito (cliente? Dipendente?)
- Etichetta del prodotto
- Analisi dell'utilizzo (incluso l'uso ragionevolmente prevedibile del prodotto)
- Riferimento del prodotto
- Localizzazione dell'anomalia: geografica ea che punto del ciclo di vita del prodotto
- Descrizione dell'anomalia e sua criticità
Fase 2: Analizzare i dati
L'analisi dei dati mira a caratterizzare le informazioni per identificare i fattori che generano l'evento/situazione . Questa analisi può essere sia qualitativa che quantitativa.
In caso di feedback negativo, è necessario:
- Identificare le deviazioni osservate da quanto richiesto
- Eseguire un'analisi critica utilizzando gli strumenti: 5M, 8D, 5W, albero delle cause principali, diagramma delle relazioni, tutti gli strumenti di supporto alle decisioni
- Determinare le cause e gli impatti che hanno portato a queste deviazioni, positive o negative che siano
In caso di feedback positivo, è necessario:
- Identifica cosa è successo
- Analizzare le informazioni e dedurre buone pratiche
- Queste buone pratiche possono essere replicate? (usa lo strumento QQOQCPC)
Fase 3: sfruttare i dati
Quest'ultimo passaggio consiste nella stesura di un report, un piano di distribuzione dei risultati analizzati, con l'obiettivo di:
- Definire misure palliative
- Definire il piano di azioni correttive da attuare, sia tecnico, organizzativo o umano
- Definire azioni preventive, ricercando situazioni simili a quella svolta nel feedback
Questo piano di distribuzione può quindi essere integrato nel piano di prevenzione dei rischi e nella mappatura dei rischi.
E non dimenticare di condividere i risultati. È importante imparare dai tuoi successi e da quei fallimenti o da quelli degli altri. Questo potrebbe essere un buon punto di partenza nell'identificazione dei rischi maggiori e nell'esecuzione delle analisi dei rischi. Quindi, non esitare, dai un feedback e condividilo.
Vedi anche il metodo Action After Review per imparare dalle attività attuali o passate
