Quest'ultimo passaggio del processo decisionale è cruciale. Infatti, una volta presa la decisione, è il momento dell'azione concreta! Se alla fine è il manager a decidere ei suoi dipendenti devono attuare le decisioni prese, l'applicazione non è sempre facile.
Prepararsi per l'applicazione di una decisione
È stata presa una decisione. Ora è il momento di applicarlo secondo il piano d'azione definito.
Di solito non c'è problema - o molto poco - se tutti i dipendenti sono stati coinvolti nel processo decisionale e hanno accettato completamente - o quasi - ciò che è stato deciso. Insomma, se l'attuazione della decisione è stata preparata con cura a monte.
Il buon manager avrà poi pensato a:
- condividere la sua visione,
- organizzare il lavoro in modo efficiente,
- distribuire ruoli e missioni in modo pertinente,
- fissare obiettivi individuali e collettivi,
- supportare i propri dipendenti nel cambiamento,
- eccetera.
Le cose si fanno difficili quando non è così e i dipendenti sono piuttosto restii a tale decisione - e al cambiamento che ne deriva. Queste resistenze possono avere diverse origini:
- decisione presa a loro insaputa,
- non considerazione da parte del responsabile di domande, osservazioni, riluttanza dei suoi dipendenti,
- processo poco o male spiegato,
- paure del cambiamento,
- nessun supporto per il manager durante tutto il processo,
- eccetera.
Questa resistenza può avere conseguenze più o meno dannose per la squadra, o anche per l'azienda:
- blocchi nell'attuazione della decisione da parte dei dipendenti,
- sabotaggio del progetto,
- rallentamento nell'avanzamento del progetto,
- ambiente di lavoro nocivo,
- partenza di alcuni dipendenti,
- mancata esecuzione della decisione,
- cattiva immagine aziendale
- perdita di nuovi mercati…
Qualsiasi applicazione di una decisione ha inevitabilmente ripercussioni a diversi livelli, direttamente o indirettamente collegate a quella decisione. È quindi fondamentale che l'allenatore prepari adeguatamente l'applicazione delle decisioni prese per gestire al meglio questo cambiamento, sia esso minore o maggiore per la sua squadra.
Le diverse fasi del processo di applicazione di una decisione
Preparati al cambiamento
Accontentarsi di mettere in atto la propria decisione senza tener conto delle conseguenze direttamente o indirettamente indotte da essa porterebbe il manager dritto al muro.
In effetti, una decisione può richiedere l'adozione di altre decisioni, portare all'implementazione di soluzioni alternative, avere un impatto su altre squadre o incontrare resistenze che non si sarebbero sospettate.
È consigliabile condurre questa riflessione a monte della domanda e prepararsi al cambiamento del processo decisionale.
Presentare il piano d'azione
Si tratta di passare alla fase operativa, dall'idea al concreto. Il ruolo del manager qui è quello di adottare la giusta postura manageriale e informare i suoi dipendenti della decisione presa, delle diverse azioni da intraprendere, dei diversi passaggi necessari per l'attuazione di detta decisione: cosa sarà fatto, quando, da chi, perché, come, con quali mezzi.
L'idea qui è che tutti integrino pienamente ciò che deve essere fatto e il ruolo che dovranno svolgere in questo progetto/cambiamento.
È quindi opportuno che il manager analizzi adeguatamente la personalità di ciascuno dei suoi interlocutori in anticipo al fine di adattare la sua modalità di comunicazione e mettere così dalla sua parte tutte le possibilità riguardo a questa presentazione. Fornire supporto scritto per accompagnare la presentazione orale e immagini per coinvolgere tutti i tipi di personalità.
Rispondere a domande e obiezioni
Il dialogo è essenziale. Il manager, in questo contesto, deve incoraggiare i suoi dipendenti a porre domande, condividere le proprie paure ed esitazioni, esprimere la propria opinione, esprimere i propri sentimenti.
È essenziale che il manager ascolti le preoccupazioni dei suoi dipendenti e risponda in modo rassicurante…
Coinvolgi i protagonisti
Più il manager coinvolge i suoi dipendenti nell'attuazione della sua decisione, più sono motivati al successo del progetto. Idealmente, il manager avrà avuto cura di includere i suoi dipendenti nell'esecuzione del piano d'azione.
Monitorare i progressi e rispettare le scadenze
Affinché la decisione venga applicata correttamente e abbia successo, il manager dovrebbe monitorare regolarmente i progressi di tutti, garantire il rispetto delle scadenze, anticipare eventi imprevisti, ecc.
Debriefing sul processo
Quest'ultimo punto è spesso sottovalutato dai manager. Tuttavia, un debriefing dopo che una decisione è stata messa in atto - o After Action Review in inglese - consente di fare il punto su come si sono svolte le cose e quindi imparare per le decisioni successive.
Un debriefing post-azione ti consente di capitalizzare l'esperienza per migliorare continuamente e massimizzare la coesione del team.
Competenze manageriali richieste
Per far rispettare la sua decisione, il responsabile operativo deve possedere determinate qualità manageriali specifiche.
Capacità di comunicare in modo efficace
La comunicazione manageriale è un pilastro delle pratiche manageriali. Consente al manager di informare, condividere informazioni, definire con precisione compiti, ecc.
Nell'ambito dell'attuazione di una decisione, una buona comunicazione implica, tra le altre cose:
- adatta la tua modalità di comunicazione ai tuoi interlocutori: tono, vocabolario utilizzato, immagini pertinenti, materiali scritti precisi, chiari e concisi.
- padroneggiare il linguaggio non verbale per veicolare al meglio i messaggi e far sì che siano ben integrati, ma anche per rilevare eventuali riluttanze, malintesi, ecc.
- condurre una riunione: stile di facilitazione appropriato, formato di riunione adeguato, agenda chiara, obiettivi specifici, ecc.
Ascolto attivo
Parte integrante del ruolo di manager, l'ascolto pieno e attivo è essenziale per essere ascoltati.
L'ascolto attivo è:
- ascoltare oltre le parole, decodificare il linguaggio non verbale, interrogare, riformulare per far sì che un elemento sia compreso correttamente,
- mettersi nei panni dei propri interlocutori per comprendere meglio le loro reazioni e punti di vista,
- mostra empatia e gentilezza,
- interagire in modo intelligente,
- potenziare l'intelligenza collettiva
Leadership e forza di convinzione
Un certo carisma è essenziale per sperare nel successo nell'attuazione delle sue decisioni. Il buon manager assicurerà così:
- essere un esempio e un volano per i suoi dipendenti,
- essere assertivi pur essendo flessibili,
- essere in grado di convincere rapidamente,
- saper negoziare, costruire un consenso,
- spiegare le sue decisioni…
Capacità di supportare il cambiamento
Conoscere e saper gestire le diverse fasi di un cambiamento è un asset imprescindibile per il responsabile operativo che deve quindi essere in grado di:
- analizzare gli impatti di una decisione,
- esaminare le forze e i freni presenti,
- stabilire relazioni di causa ed effetto per articolare efficacemente il piano d'azione,
- anticipare la resistenza per superarla meglio,
- rassicurare i dipendenti
- motivare il tuo team enfatizzando i punti di forza della decisione una volta attuata,
- mostra flessibilità per andare avanti in modo costruttivo ed evitare di indicare la tua squadra …
Capacità di gestire i conflitti
Saper individuare gli inizi di un conflitto e agire fin dalle prime tensioni è fondamentale per portare una decisione al successo. È quindi interessante per il manager essere in grado di:
- decifrare il non verbale per identificare le tensioni non dette, emergenti e altri segni di resistenza.
- analizzare le problematiche: difendere gli interessi del team preservando i migliori interessi di ciascun dipendente.
- Disinnescare le tensioni fin dall'inizio per evitare che l'atmosfera si deteriori e influisca negativamente sull'efficienza e sulla produttività del team.
- facilitare il dialogo: consentire a tutti di esprimersi liberamente, promuovere la tolleranza, le differenze di punti di vista…
Questo file è referenziato in: Gestione dei dipendenti - Come gestire una squadra? - Processo decisionale: processo e insidie da evitare
