Annunciare una brutta notizia, qualunque essa sia, è un esercizio pericoloso per il manager che può essere molto scomodo, soprattutto quando deve comunicare elementi a cui non condivide appieno.
Gestione e cattive notizie
La comunicazione manageriale è un'arte che è essenziale padroneggiare quando si tratta di gestire un team. Sebbene sia relativamente facile comunicare in tempi di pace e fornire buone notizie, l'esercizio fisico può trasformarsi rapidamente in un incubo quando si tratta di cattive notizie.
A volte bloccato tra l'incudine e il martello, il suo top management e i suoi dipendenti, il manager deve difendere gli interessi dell'azienda, ma anche quelli della sua squadra. Può provare un forte senso di disagio con i suoi dipendenti se deve annunciare una notizia che non condivide pienamente, anche se ne comprende le ragioni di fondo (tagli di bilancio, esuberi, ecc.).
Comunicare è parte integrante della postura manageriale. È infatti dovere del manager assumersi le proprie responsabilità e comunicare in modo costruttivo con la sua squadra, nella buona come nella cattiva sorte. Questi possono assumere diverse forme e vari gradi di gravità:
- tagli del budget
- pessimi risultati
- non validazione di un progetto
- mancato rinnovo del contratto
- penalità per ritardato pagamento sul budget di un progetto
- rifiuto di aumento, promozione, trasferimento, ferie pagate, ecc.
- Avvertimento
- licenziamento
A seconda del contesto, della o delle personalità di fronte, dell'essenza stessa della notizia e del suo grado di importanza, il manager farà in modo di comunicare in modo efficace tenendo presente che sta parlando con una persona.
Saranno quindi richiesti ascolto, benevolenza, buon senso ed empatia!
Come si danno cattive notizie?
Non esiste una ricetta miracolosa per fare un annuncio del genere e aspettarsi che i dipendenti interessati reagiscano come se nulla fosse. A seconda del contesto e del grado di importanza della notizia e se riguardi una singola persona o l'intera squadra, il manager dovrà adattare il suo intervento.
Tuttavia, possiamo definire un quadro comune per preparare e annunciare cattive notizie.
Prepara il tuo messaggio e intervento
La prima cosa da fare prima di annunciare cattive notizie a uno o più dipendenti è capire tutti i dettagli:
- In quale contesto è stata presa la decisione relativa a questa notizia?
- Come mai ? Qual è la causa di questa decisione? Qual era la posta in gioco?
- Chi ha deciso? Chi è stato consultato?
- È questa l'unica decisione possibile? Quali erano le altre possibilità?
È fondamentale che il responsabile si prenda il tempo necessario per comprendere appieno la notizia se non proviene da lui direttamente al fine di poter trasmettere le informazioni in maniera pertinente e presunta e rispondere a eventuali domande del proprio interlocutore. .
Inoltre, è anche importante che il manager strutturi il modo in cui annuncia la notizia prima della riunione e si prepari alle varie possibili reazioni.
Per lui è opportuno pensare al miglior angolo di approccio, trovare le parole giuste per convocare, avvicinare, consegnare, spiegare e non ferire i collaboratori. Potrà pensare alle parole di benvenuto da usare. Parole che informeranno i collaboratori fin dall'inizio dell'intervista sui contenuti dell'incontro. L'obiettivo è quello di prepararli il meno possibile all'annuncio.
Il manager può fare appello alle sue capacità di empatia e intelligenza emotiva. Cercando di mettersi nei panni del suo collaboratore - di cui conosce il funzionamento, gli sarà più facile trovare le parole giuste.
Scegli il momento giusto e il posto giusto
Per ridurre l'impatto delle cattive notizie, è anche importante scegliere il posto giusto - neutro e per curiosità - e quando romperlo. Anche in questo caso, a seconda del contesto, del contenuto e del numero di persone coinvolte, il manager opterà per la soluzione più appropriata.
Tuttavia, è opportuno non aspettare. Una volta presa la decisione, è importante comunicarla rapidamente. Più tempo impiega il manager a dare la cattiva notizia, più sarà difficile per lui farlo. Inoltre, il dipendente non dovrebbe sentirne parlare con altri mezzi.
Sii diretto pur essendo diplomatico
Il modo in cui la cattiva notizia verrà annunciata dal manager dipende dalla reazione dei suoi collaboratori. La comunicazione - verbale e non verbale - assume qui tutta la sua importanza, perché il minimo gesto facciale o microespressione contraria alle parole formulate può portare a un fraintendimento, a un'errata interpretazione del messaggio. L'obiettivo è eliminare ogni ambiguità o dubbio sul contenuto del messaggio trasmesso.
Il manager deve essere diretto, chiaro, preciso pur rimanendo diplomatico e preoccupato dal suo interlocutore. Deve essere genuino e sincero, senza esagerare o apparire ipocrita. Le cattive notizie sono difficili da digerire. Non c'è bisogno di aggiungere altro con parole o comportamenti che suonerebbero falsi. Non c'è bisogno di parlare della pioggia o del bel tempo o di deviare su un argomento diverso dalle notizie.
Trova un equilibrio tra una postura fredda, inespressiva / impassibile nel fornire le cattive notizie e una postura eccessivamente compassionevole.
Spiegare
Riportare la notizia evitando di girare intorno al cespuglio, ma piuttosto spiegando con precisione e attenendosi ai fatti il perché di questa decisione così come il processo che ha portato ad essa. Fornire elementi chiari e precisi.
È importante che si assicuri al dipendente interessato che questa decisione non è stata presa alla leggera o per capriccio del suo dirigente, ma in modo equo, seguendo un protocollo definito con precisione nel regolamento aziendale. , per esempio.
Il manager può così spiegare al suo dipendente le ragioni di questa notizia, il processo seguito, le persone consultate/coinvolte in questo processo decisionale.
Il dirigente può esprimere al proprio collaboratore il proprio disagio nei confronti di detta decisione se non proviene integralmente da lui e che non aderisce pienamente al processo, ma manterrà le sue critiche al protocollo o al modo di fare per la sua gerarchia. L'obiettivo è non screditare nessuno nei confronti degli altri dipendenti - processo in atto, direzione aziendale o dipendente in questione - e assumersi le proprie responsabilità di dirigente.
Attenzione a non entrare in discussione sul merito o sulla natura della decisione. Quest'ultimo fu sepolto e qui non c'è dubbio di tornarci sopra.
Ad assumersi le proprie responsabilità
Questo è il punto seguente: prendere coraggio con entrambe le mani e assumere la decisione, che venga completamente da se stessi o meno. Il manager, se possibile, preferirà condividere di persona la brutta notizia. Eviterà di inviarlo via email o di delegare a terzi questo delicato compito.
Allo stesso modo, non nasconderti dietro una terza persona, incolpa gli altri per la decisione. La postura manageriale implica sapersi assumere la responsabilità di ciò che sta accadendo all'interno della propria squadra e prendere le giuste decisioni, siano esse sinonimo di buone o cattive notizie per la squadra.
Reazioni/emozioni di benvenuto
Una volta annunciata la cattiva notizia, ci sono buone probabilità che i dipendenti reagiscano in un modo o nell'altro, con più o meno veemenza. È importante per il manager lasciare che il suo interlocutore (i) ascolti e reagisca, entro limiti ragionevoli, ovviamente.
Il manager dovrà attivare le sue soft-skill, in particolare:
- intelligenza emotiva: accettare la reazione alle cattive notizie. È perfettamente normale reagire a cattive notizie che non ti aspettavi.
- empatia: mettersi nei panni del/i suo/i interlocutore/i permette al manager di comprendere meglio le reazioni del/i suo/i collaboratore/i e di accoglierli meglio.
- ascolto attivo: ascolto completo delle reazioni - linguaggio verbale e non verbale - e risposta alle domande poste. I dipendenti colpiti dalla cattiva notizia devono/devono essere ascoltati e presi in considerazione. Inoltre, raccogliere feedback sul suo modo di fare le cose può essere costruttivo anche per il manager.
- benevolenza: lasciare tempo ai dipendenti per integrare le notizie.
Andando avanti
Spiega cosa risulterà dalla decisione:
- fasi successive all'annuncio della cattiva notizia - in particolare nel contesto di un licenziamento o di una ristrutturazione …
- attuazione di nuove direttive o alternative annunciate: cambio di software, modifica di procedure, ecc.
- opzioni disponibili per il/i dipendente/i interessato/i - in particolare durante un buyout, ristrutturazione, de/relocation, ecc.
- cambiamenti all'interno del team: funzionamento, distribuzione dei compiti, ristrutturazione, assunzione di un nuovo dipendente, ricerca di nuovi fornitori, ricerca di soluzioni alternative meno costose, ecc.
Rimani costruttivo
Qualunque notizia venga annunciata, la squadra dovrà continuare ad andare avanti. È quindi essenziale che il manager costruisca già la post-cattiva notizia e presenti le azioni/modifiche post-cattiva notizia.
Infatti, che si tratti di un singolo dipendente o di un'intera squadra, è importante mantenere la rotta e mantenere al meglio il morale e l'efficacia delle truppe e la coesione.
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