I ritardi sul lavoro o nelle riunioni sono comuni, tuttavia, è responsabilità del manager agire in modo che questa cattiva abitudine non si aggravi e finisca per minare l'efficacia di un'intera squadra.
Impiegato in ritardo, quando reagire?
Chiavi smarrite, ingorghi, problemi con i mezzi pubblici, maltempo, telefonate prolungate, urgenza da affrontare… Siamo stati tutti un giorno in ritardo per l'ufficio o per qualche riunione, nonostante tutta la nostra buona volontà.
Di fronte a un dipendente che arriva in ritardo una o due volte, è importante che il manager mostri comprensione e un minimo di umanità in questi momenti.
Tuttavia, se arrivare in ritardo diventa un'abitudine, è il momento di agire. Perché un ritardatario può avere determinati impatti negativi su una squadra, o anche su un'intera azienda:
- disorganizzazione,
- diminuzione dell'efficienza e della produttività,
- deterioramento dell'ambiente di lavoro,
- tensioni, conflitti all'interno della squadra, il servizio,
- eccetera.
Come reagire?
Quando i ritardi diventano regolari, anche quotidiani, il manager deve intervenire prima che la situazione gli sfugga completamente e le cose si aggravino.
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Avere una politica chiara sui ritardi
Il primo passo è avere un discorso e una politica chiari e stabiliti in merito ai ritardi. Se non viene stipulato nulla da nessuna parte, i dipendenti possono prendersi la libertà - a volte un piacere - di arrivare quando vogliono. O almeno non preoccuparsi troppo della puntualità in generale.
Soprattutto, evitare ritardi prematuri implica dare l'esempio. Il manager che vuole vedere i suoi dipendenti in orario al lavoro o in una riunione farà un punto d'onore essere lui stesso puntuale.
Inoltre, l'azienda deve avere una comunicazione chiara sull'argomento:
- visualizzare l'orario di lavoro generale,
- stipulare precisamente nel contratto di lavoro dei dipendenti i giorni e gli orari di inizio e fine giornata,
- indicare le sanzioni in caso di mancato rispetto - ingiustificato - di tali tempi,
- specificare la procedura da seguire in caso di ritardo,
- spiegare il controllo dell'orario di lavoro da parte dell'azienda, se applicabile.
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Fai sapere al tuo dipendente che hai notato i suoi ritardi
È importante per il manager far sapere ai suoi dipendenti che non si fa ingannare e che nota i loro ritardi. Altrimenti, potrebbero pensare che i loro ritardi passino inosservati o vengano accettati.
Per fare ciò, non è necessario segnalare il tuo ritardo a un dipendente non appena varca la porta. È meglio essere più costruttivi.
Ad esempio, salutare tutti i suoi dipendenti al mattino è un'abitudine che consente al manager di girare le sue truppe - e quindi di conoscere eventuali assenze o ritardi - e ai dipendenti di essere perfettamente consapevoli che il loro manager è a conoscenza delle loro assenze.
Un altro consiglio è di passare dalla scrivania dell'impiegato in ritardo quando arriva. Si renderà così inconsciamente conto che il suo manager ha notato il suo ritardo e sarà più attento in seguito.
In una riunione, il semplice fatto di interrompere il suo intervento fino a quando il ritardatario non si sia ambientato è sufficiente per indicare a quest'ultimo che il suo comportamento non è adatto.
Di solito, il semplice fatto che un dipendente sappia, chiaramente o in modo più sottile, che hai notato un ritardo, lo porta a prestare maggiore attenzione in futuro.
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Elenca e analizza i ritardi
Tutti i ritardi non hanno né le stesse cause, né la stessa natura, né le stesse conseguenze. Un dipendente che arriva sempre con 5 o 10 minuti di ritardo la mattina, ma esce dall'ufficio altrettanto tardi, o anche di più, non è una questione di Stato, purché non si trovi in una posizione che richiede una puntualità impeccabile (servizio clienti, reception , negozio, ecc.).
Un dipendente in una posizione "solitaria" può permettersi di arrivare in ritardo di tanto in tanto se svolge correttamente il proprio lavoro e esce regolarmente dall'ufficio più tardi del previsto. Non ha alcun impatto sul lavoro degli altri. Al contrario, un dipendente in ritardo a una riunione o che ha missioni in stretta collaborazione con vari colleghi non può permettersi di essere regolarmente in ritardo. Il lavoro collettivo sarebbe fortemente interrotto.
È quindi indispensabile fare il necessario passo indietro e analizzare obiettivamente tali ritardi per poter agire in modo adeguato. Non è tanto il ritardo in sé che è da considerare, ma più le ripercussioni di quest'ultimo sul lavoro collettivo, sulla squadra, sull'atmosfera, ecc.
Una volta deciso che il ritardo è realmente un problema, è buona norma che il gestore tenga un registro dei vari ritardi rilevati. Quest'ultimo costituirà un elemento concreto ed indiscutibile in caso di convocazione del dipendente defunto. Inoltre, in caso di ripetuti ritardi dannosi per l'azienda, tale registro supporterà la decisione di irrogare sanzioni.
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Organizza un colloquio con il recidivo
Il passo successivo per il dirigente, una volta registrati per iscritto i ritardi del suo collaboratore, è quello di convocare faccia a faccia il ritardatario per avere delle spiegazioni con lui e riformulare il suo comportamento. Il colloquio si svolge, ovviamente, lontano dagli occhi e dalle orecchie degli altri dipendenti.
A seconda dei ritardi osservati e delle loro conseguenze, il colloquio può essere più o meno formale. L'obiettivo non è quello di giudicare la persona, ma il suo comportamento e di agire in modo costruttivo al fine di fargli adottare un comportamento più appropriato o per applicare le sanzioni previste dal regolamento, se necessario.
È preferibile, per quanto possibile e sempre in funzione della gravità delle ripercussioni, cercare di comprendere il motivo del/i ritardo/i. Il dipendente può momentaneamente attraversare momenti difficili della sua vita personale che inducono questi ritardi. In questo caso, l'idea è di aiutarlo a mettere in atto azioni per risolvere questi ritardi. A seconda del contesto e delle cause, tali azioni possono essere molteplici (revisione dell'orario di lavoro, istituzione di giornate di telelavoro, adeguamento dell'orario del dipendente, ecc.).
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Imposta un piano d'azione
Il passaggio finale è:
- pianificare insieme al ritardatario le azioni opportune per correggere tale comportamento ed evitare che si ripeta. Monitorare e congratularsi con gli sforzi, rivedere le azioni attuate o sanzionare se i ritardi persistono.
- applicare le sanzioni appropriate: ammonimento, ecc.
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