Frutto di un lavoro collettivo, l'albero degli obiettivi è uno strumento molto importante da implementare all'inizio di un progetto. Questa pratica scheda passa in rassegna gli scopi e le condizioni di utilizzo e ne descrive passo passo lo sviluppo.
Che cos'è un albero degli obiettivi?
Si tratta di una rappresentazione grafica che mira a descrivere l'intreccio e l'architettura degli obiettivi. Stabilisce un quadro preciso per l'esecuzione del progetto. L'obiettivo generale è suddiviso più volte in obiettivi secondari (detti anche obiettivi specifici, intermedi o addirittura sub-obiettivi) fino al raggiungimento di un livello operativo. Questi obiettivi possono essere sia quantitativi che qualitativi.
La navigazione nella gerarchia ad albero è ricco di significato. Scendendo dall'albero, i sotto-obiettivi mostrano come verrà raggiunto l'obiettivo più alto. Navigando nella direzione opposta - cioè salendo nell'albero - è facile comprendere lo scopo di ciascun sotto-obiettivo.
Interesse di questo strumento
I vantaggi di un albero degli obiettivi sono numerosi:
- Lo sta rendendo più facile comprensione e coordinazione del progetto e delle sue implicazioni.
- permette di convalidare il realismo del progetto con le risorse stanziate garantendo che tutti gli obiettivi siano raggiungibili.
- Egli rimuove tutti i malintesi, ambiguità e incomprensioni grazie al disegno collettivo dell'albero. Assicura la coesione del team e pone le basi per la comunicazione con gli altri stakeholder.
- Il la gerarchia degli obiettivi è così più chiara , con link identificabili. È facile identificare come i sotto-obiettivi contribuiscono al successo dell'obiettivo principale.
- Egli dà significato nel lavoro da fare . Grazie a questo strumento, il team di progetto sa dove deve andare, quali sono i suoi obiettivi.
- Egli semplifica il monitoraggio del progetto durante lo svolgimento dei compiti e l'output dei deliverable.
I suoi limiti
Può essere difficile per un team concordare una gerarchia condivisa: confusione tra obiettivi e mezzi, diversi livelli di priorità in base alle sensibilità, ecc.
Nota: da un punto di vista metodologico, l'albero degli obiettivi viene spesso dopo l'albero dei problemi. Imposta la rotta per risolvere le disfunzioni e le opportunità analizzate.
Attuazione del metodo
Sono possibili diversi approcci. Ti offriamo un processo semplice da seguire. Ti consigliamo di utilizzare una mappa mentale per guidare la realizzazione. Fa parte del principio MECE (Mutuamente Esclusivo, Collettivamente Esauriente).
Ecco i passaggi per creare un albero degli obiettivi:
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Definire il team di lavoro
Scegli le persone che dovrebbero partecipare al workshop. Questi sono solitamente membri del team di progetto, ma anche altri stakeholder come lo sponsor, un membro della direzione, ecc. La struttura del team dovrebbe rappresentare tutti gli interessi e gli obiettivi del progetto.
Elenca gli obiettivi del progetto
Tornare agli obiettivi prefissati, o definirli con precisione se così non fosse (Vedi diagramma "bestia cornuta" per definire i bisogni). Assicurati che questi siano obiettivi e non azioni: sono espressi in termini di risultato, miglioramento, aumento, diminuzione, cancellazione di qualcosa, ecc.
Determinare l'obiettivo principale
Tra tutti gli obiettivi elencati, individua l'obiettivo principale che posizioni al centro della mappa.
Esempio :
Scomporre l'obiettivo principale in obiettivi intermedi
Partendo dall'obiettivo principale, definire gli obiettivi intermedi utilizzando il lavoro collettivo. Usa domande come: "Come posso raggiungere questo obiettivo?" e formulare gli assi sub-obiettivo.
Il brainstorming è lo strumento d'elezione per svolgere questo lavoro => vedi la scheda pratica
Esempio :
Costruisci gli altri livelli
Il lavoro precedente ti ha dato l'inizio della tua struttura ad albero con un obiettivo principale generalmente rispondente alla domanda "perché?", Gli obiettivi intermedi concentrandosi sul "come?".
Pertanto, è ora necessario sviluppare gli altri livelli. Per tutti gli obiettivi intermedi, utilizzare le stesse domande del passaggio 2 per definire gli obiettivi di livello inferiore. Posizionali sulla mappa.
Ripetere l'operazione se necessario sviluppando un livello aggiuntivo: il livello più basso dovrebbe consistere in obiettivi operativi generalmente quantitativi. In caso contrario, aggiungi un nuovo ramo.
Esempio :
Nel caso di un gran numero di obiettivi o quando la gerarchia non è facile da stabilire, il diagramma di affinità è l'ideale per costruire l'albero. Ti consente di ordinare, associare e ordinare i tuoi obiettivi.
Questo metodo consiste in obiettivi di gruppo per affinità usando l'intuizione. Ciò si traduce in piccoli gruppi che dovrebbero essere nominati per generare un obiettivo più alto. Tradizionalmente, l'esercizio viene svolto in gruppo utilizzando dei post-it.
Ti invitiamo a consultare la scheda del metodo per sapere come costruire un diagramma di affinità.
Finalizzare l'albero
Per presentare il diagramma ottenuto, puoi conservare la forma grafica disegnata con il tuo strumento di mappatura mentale oppure utilizzare una tabella. Il vantaggio di quest'ultimo è quello di poter aggiungere ulteriori informazioni molto utili per la gestione del progetto come responsabili, risorse, ecc.
Esempio di albero obiettivo in forma tabellare
| Obiettivo principale |
Obiettivi |
Obiettivi | Responsabile | Budget | Data di fine | Le misure di successo |
| Migliorare la soddisfazione del cliente | Migliora il trattamento denunce, contestazioni | Prendere controllo qualunque richiesta entro 1 ora | ||||
| Portare Rispondere entro 24 ore | ||||||
| Rendere le consegne | … | |||||
| Migliora la ricezione telefono | … |
Vedi anche un sistema completo di gestione degli obiettivi: OKR (Obiettivi e risultati chiave)
Questo file è referenziato in: Framework del progetto
