Management: costruire un consenso con i propri dipendenti

Quando si gestisce un gruppo di persone, a volte è difficile mettere tutti d'accordo, trovare un terreno comune su un progetto specifico, una decisione da prendere, ecc. Tuttavia, il consenso è essenziale per il corretto funzionamento di una squadra.

Che cos'è il consenso?

Questo è il processo per ottenere l'accettazione della maggioranza da un gruppo di persone che si riuniscono per pensare a un argomento specifico. Negli affari, per il manager, si tratta di mettere insieme i suoi collaboratori per quanto riguarda il processo decisionale, lo sviluppo di una strategia, l'attuazione di un progetto, ecc. - dividere il gruppo all'inizio - e su cui, dopo la discussione, il gruppo si accorda.

Costruire un consenso significa dunque ascoltare ogni punto di vista, per quanto diverso dagli altri, valutarlo, sottoporlo a critiche - in modo costruttivo - e decidere congiuntamente su un esito accettabile per ciascuna delle parti coinvolte. La conclusione che scaturisce dal processo di consenso non è quindi perfetta agli occhi di tutti, ma accettabile e accettata da tutti. L'accettazione è che questa soluzione/decisione/idea farà avanzare il gruppo, anche se non tutti i membri di quella stessa squadra sono totalmente d'accordo su tutti gli aspetti.

Emerge così che il consenso non è :

• una decisione autoritaria o gerarchica imposta
• una soluzione / idea / decisione perfetta
• una soluzione/idea/decisione unanime tra i partecipanti
• un voto di maggioranza o di preferenza
• una soluzione che soddisfi i criteri di priorità di alcuni partecipanti predominanti

Un consenso non induce il totale appoggio di ciascun membro del team rispetto alla decisione/soluzione/idea adottata.

Idealmente, non si tratta né di optare per la meno peggiore delle proposte, ma di far riflettere il gruppo in modo costruttivo finché una soluzione accettabile non sarà concordata e accettata da tutti.

Perché il consenso è interessante?

All'interno di un team, la collaborazione non può essere realizzata in modo efficace senza consenso. Per il gestore, ciò consente, tra l'altro:

• incoraggiare la tolleranza, la riflessione collettiva e la creatività : far emergere idee/soluzioni innovative da differenze di punti di vista - intelligenza collettiva.
• facilitare la collaborazione e lo scambio : aggirare tutte le possibilità per concordare una soluzione raccogliendo il massimo impegno tra i partecipanti.
• coinvolgere di più : i dipendenti, chiamati a esprimere il proprio parere durante le riunioni e coinvolti nei processi decisionali, si sentono ascoltati e sono più inclini a farsi carico dei vari progetti ea difenderli. Danno un senso al loro lavoro.

Come costruire consenso?

Un tale approccio permette di aggirare le diverse opinioni, possibilità/varie soluzioni e incoraggia i partecipanti ad ascoltare e riflettere sui loro punti di vista divergenti. A patto che sia implementato in modo strutturato e costruttivo.

1. Formulare con precisione l'obiettivo

   Il primo passo è definire e dichiarare in modo chiaro e preciso l'obiettivo dell'incontro:

   • richiamare le ragioni dell'incontro, sostituire brevemente il contesto,
   • formulare le aspettative relative all'incontro,
   • condividere informazioni rilevanti,
   • fare le domande chiave.

2. Esplora le diverse tracce e punti di vista

   Poi arriva il momento di esplorare soluzioni/idee… Tutti devono potersi esprimere liberamente ed essere ascoltati da tutti. L'idea qui è quella di raccogliere tutti i problemi, le opinioni nonché le proposte/idee/soluzioni sull'argomento:

   • ascoltare i diversi punti di vista, le sfide di ciascuno,
   • brainstorming intorno alla questione centrale,
   • elencare le proposte,
   • annotare i punti di accordo e disaccordo per ogni proposizione,
   • stilare una rosa delle proposte più apprezzate.

3. Esplora le soluzioni emergenti

   Si tratta poi di sintetizzare e discutere intorno alle proposte più accettabili e riunire i criteri più rispondenti alle aspettative di tutti. Pertanto, per ogni proposta nella shortlist:

   • notare i punti di adesione e divergenza,
   • elaborare una proposta fatta di punti di adesione e piste per risolvere i punti di contesa
   • coinvolgere il gruppo nella ricerca di una proposta rispondendo ai punti chiave e risolvendo il maggior numero possibile di problemi
   • combinare proposte divergenti per far emergere una soluzione

4. Chiarire la proposta raccogliendo il maggior sostegno

   Il passo successivo è disegnare più precisamente la proposta che sembra distinguersi e perfezionarla il più possibile:

   • indicare la soluzione che ottiene il maggior sostegno dal gruppo
   • assicurarsi che tutti abbiano chiaramente affermato i propri problemi correlati
   • cercare di perfezionare tutti gli aspetti, compresi i punti di divergenza rimanenti - cercare di risolverli soddisfacendo le esigenze delle parti interessate
   • dare a tutti un periodo di riflessione se la decisione è strategica o complessa

5. Invia la decisione al gruppo

   Una volta terminate le riflessioni e i dibattiti, è il momento di presentare la proposta al gruppo per ratificare la decisione e andare avanti:

   • formulare la soluzione prescelta e sottoporla all'approvazione
   • assicurarsi che tutti abbiano capito correttamente e che tutti i punti di divergenza siano stati discussi e lavorati
   • raccogliere disaccordi che possono essere di 3 tipi:
     • prenotazioni : il partecipante non è convinto della proposta, ma ne sarà soddisfatto e sarà coinvolto nella sua attuazione
     • ritiro : il partecipante non approva la decisione per vari motivi - mancanza di tempo, totale disaccordo con la proposta, ecc. - ma non vuole impedire al gruppo di andare avanti. Lascia che la decisione sia presa, ma non sarà coinvolto nella sua attuazione.
     • blocco : il partecipante non sottoscrive affatto la proposta, non desidera vederla realizzata e richiede la ricerca di una nuova proposta. Il gruppo dovrà o accettare il blocco e trovare una nuova proposta o risolvere i punti che bloccano il consenso.

   Il consenso si considererà trovato quando ci sono poche prenotazioni e/o ritiri e nessun blocco. La proposta può essere attuata.

6. Definire un piano d'azione

   L'ultimo passo è attuare la proposta risultante dal consenso: chi farà cosa, come, quando: costruire il piano d'azione corrispondente alla decisione.

Le qualità manageriali necessarie per costruire un consenso

Per il manager si tratta di avere certe doti personali, un minimo di know-how e, come sempre, una buona dose di buon senso per sperare di ottenere il miglior consenso possibile dalla sua squadra:

• Comunicazione fluida : formulare con precisione gli obiettivi, riformulare le proposte, ascoltare oltre le parole, sintetizzare, ecc.
• Comando : saper influenzare in modo costruttivo, dare priorità, dare priorità, negoziare …
• Evento di incontro : articolare/facilitare le discussioni, distribuire discorsi, fare in modo che tutti si esprimano liberamente, controllare i tempi di parola, mantenere le discussioni sulla giusta strada senza perdere di vista l'obiettivo prefissato, ecc.
• Mediazione : fare in modo che i dibattiti siano costruttivi, rimandare, ascoltare le differenze di opinione senza giudicare le persone, far sentire a tutti e considerare opinioni opposte…

A questo file si fa riferimento in: Gestione partecipata: l'intelligenza collettiva al servizio dell'organizzazione - Strumenti di supporto alle decisioni: conoscere e utilizzare - Processi decisionali: processi e insidie ​​da evitare