La parola "retro-pianificazione" è comunemente usata nelle aziende, ma che cos'è esattamente? Quali sono le differenze tra pianificazione e pianificazione a monte? Come costruire un programma da una scadenza?
Cos'è una retro-progettazione?
A differenza del classico palinsesto che si costruisce dalla data di inizio del progetto, il backplanning, da parte sua, si sviluppa a partire dalla data di fine del progetto . Questo è un metodo di pianificazione inversa. La meccanica rimane la stessa, ovvero il posizionamento di traguardi e attività su un calendario. Tuttavia, l'assieme è diverso, anche se il risultato visualizzato su un diagramma di Gantt è simile.
In realtà, questa pratica è coerente con il ciclo di vita di un progetto in cui il deliverable finale è generalmente associato a una scadenza.
Il metodo del back-planning è ampiamente utilizzato per gli eventi, ad esempio: organizzare la partecipazione a una fiera. L'ultima data è per natura immutabile.
Interesse di back-planning
Questo efficace strumento ha molti vantaggi come:
- Organizzare un progetto vincolato al rispetto di una data di consegna fissa.
- Verificare la sua fattibilità nel tempo assegnato.
- Stabilisci un budget in termini di tempo per ogni passaggio.
- Determinare le risorse necessarie per rispettare le scadenze.
- Stabilire quando avviare il progetto al più tardi (scadenza).
Come costruire un back-planning?
La sua implementazione è semplice e logica. Comprende 2 fasi: la preparazione dei contenuti e la creazione vera e propria del palinsesto.
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Preparare il contenuto del progetto da pianificare
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Elenca le attività del progetto
Definire il lavoro da svolgere per completare il progetto. Usa i verbi all'infinito per descrivere le azioni, ad esempio: "Costruisci una squadra". Puoi partire dagli obiettivi generali del progetto, suddividerli in sotto-obiettivi, quindi in attività.
Nota: uno strumento per svolgere questo lavoro è la WBS. Consente di visualizzare il progetto sotto forma di una struttura ad albero delle attività da svolgere.
È conveniente identificare ogni attività con una lettera o un altro codice. È inoltre necessario in questa fase definire i responsabili associati e le risorse necessarie.
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Stimare la durata delle attività
Questo passaggio è importante, ma spesso rimane incerto. Con l'esperienza, la stima diventa più precisa. Resta il fatto che è imperativo valutare la durata di ogni compito in termini di giorni, settimane, mesi.
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Pianifica le attività
Inizia mettendoli in ordine cronologico. La maggior parte delle attività sono sequenziali: una non può essere avviata finché un'altra non è stata completata. Ad esempio, un subappaltatore non può iniziare il suo lavoro finché le specifiche non sono state finalizzate. È quindi importante identificare chiaramente queste dipendenze per posizionare le attività in relazione l'una con l'altra nella pianificazione. La corretta sincronizzazione degli elementi è un elemento chiave per il raggiungimento degli obiettivi.
L'ideale è utilizzare lo strumento PERT che offre un metodo completo per definire le dipendenze e identificare il percorso critico (i passaggi più lunghi che determinano la durata massima del progetto).
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Costruisci la retro-pianificazione
Contrariamente all'abitudine di iniziare la progettazione con i primi lavori da eseguire, iniziare posizionando la data di consegna del progetto. Quindi il passaggio precedente, poi quello precedente, ecc. Potresti trovarti in una situazione in cui non sarai in grado di posizionare le prime attività da completare. Sarà poi necessario procedere all'arbitrato per rispettare le scadenze. Questo è il punto centrale di questa pianificazione vincolata: definire i mezzi giusti e il metodo giusto per raggiungere il risultato finale.
Fai attenzione a mantenere un certo margine di manovra per affrontare possibili pericoli senza entrare in rosso!
Una pratica comune consiste nell'impostare l'inizio delle attività in base alla data di destinazione. Illustrazione con un esempio di back-planning per l'organizzazione di un incontro annuale:
- - Prenota la stanza 20 giorni prima dell'incontro
- - Ordina i pasti 15 giorni prima
- - Invia gli inviti 10 giorni prima
- - Conferma l'agenda 7 giorni prima
- -eccetera.
La pianificazione può essere arricchita aggiungendo "al più tardi".
- - Prenota la camera al massimo 20 giorni prima
Esempio di semplice pianificazione inversa per un progetto di marketing
Prendiamo l'esempio di prepararci a partecipare a una fiera (molto semplificata) con scadenze al massimo
| Compiti |
D - 10 mesi |
D - 7 mesi |
D - 2 mesi |
D - 3 settimane |
D - 2 settimane |
D-day | Responsabile |
| Prenota la piazzola | Alain | ||||||
| Progetta lo stand | Sylvie | ||||||
| Preparare strumenti commerciali (brochure, ecc.) | Sylvie | ||||||
| Lancio comunicazione sulla nostra partecipazione alla manifestazione (mailing, inserimento su sito web, social network, ecc.) | Sylvie | ||||||
| Organizzare e formare la squadra che gestirà lo stand | Alain | ||||||
| Mostra giorno |
Un'altra vista, più elaborata utilizzando un diagramma di Gantt
Utilizzo di software di gestione dei progetti ed Excel
Alcuni software consentono di facilitare l'organizzazione delle scadenze : dopo aver inserito l'insieme delle attività, la loro durata e le dipendenze, tutto ciò che devi fare è impostare la data di consegna e questi strumenti calcolano automaticamente la data di inizio del progetto, le date di inizio e fine di ogni attività.
Queste caratteristiche sono molto interessanti quando è necessario apportare modifiche (in termini di metodi, risorse, ecc.) e osservare gli impatti.
Ci sono anche molte utilità di Excel pronte per l'uso su Internet per creare la tua pianificazione.
Si fa riferimento a questo file in: Pianificazione del progetto: metodi e strumenti
