Quando si deve presentare un progetto, un concept in breve tempo o parole, condurre un brief o decidere in caso di emergenza, il manager deve poter contare sul suo spirito di sintesi per comunicare informazioni essenziali/chiave.
Qual è lo spirito di sintesi?
È la capacità di individuare, tra un patrimonio di informazioni, gli elementi chiave di un problema specifico e di ripristinarli efficacemente.
A seconda dell'obiettivo - informare, spiegare, segnalare - e delle aspettative/necessità dei destinatari di una sintesi, quest'ultima può contenere diverse tipologie di informazioni. Avere lo spirito di sintesi suppone quindi di poter, in presenza di una moltitudine di informazioni diverse e variegate, selezionare gli elementi più rilevanti per presentarli in modo logico, chiaro e succinto ad un pubblico preventivamente identificato.
Riassunto, analisi e sintesi
Il riassunto consiste nel fare un riassunto di quanto detto/scritto, senza alcun vero e proprio smistamento sull'importanza delle informazioni trasmesse. L'idea è di formulare in poche parole - il meno possibile - un libro, un discorso, un articolo, ecc. Il riassunto si attiene a quanto detto/scritto, senza estrapolazioni o informazioni aggiuntive di sorta. Risponde a domande come:
- " Di cosa tratta questo documento? "
- " Qual era il contenuto di questo incontro? "(scrivendo un rapporto)
- " In cosa consisteva questo workshop/formazione? "
L'analisi viene fatta "dall'esterno verso l'interno". Si parte da un aspetto generale - un tutto - per sezionare ciascuna delle sue componenti specifiche - le parti.
Risponde a domande come:
- " Quali sono le diverse componenti di questo tutto? ",
- " Come si comportano ciascuno di questi elementi indipendentemente dagli altri? "…
La sintesi si fa "dall'interno verso l'esterno". Rilascia informazioni generali - un tutto - a partire da diversi elementi specifici diversi - le parti. L'idea è quella di raggruppare vari elementi che non hanno alcun legame a priori attorno allo stesso tema globale. Inoltre, per sintetizzare, è possibile fare appello alle proprie conoscenze, supportando o integrando le altre informazioni raccolte.
Risponde a domande come:
- " Qual è l'ambiente/contesto generale di questo elemento? ",
- " Come si comportano tutte queste cose una volta messe insieme? ",
- " Come possiamo articolare queste informazioni in modo che costituiscano un tutto? "
- " Che ruolo ha ciascun elemento rispetto agli altri? "…
Perché è importante saper sintetizzare?
Negli affari avere uno spirito di sintesi è un bene importante, a maggior ragione quando si devono prendere decisioni, gestire dipendenti o comunicare ampiamente.
- Risparmio di tempo ed efficienza : arrivare al punto, capire e far capire senza annegare nei dettagli,
- Fai un passo indietro : distinguere tra fatti, opinioni e giudizi,
- Comunicazione fluida ed efficiente : rapporto fedele sugli scambi e sul funzionamento, informazioni trasmesse in modo efficiente, passo efficace …
- Processo decisionale informato : avere rapidamente una visione globale della situazione per prendere una decisione adeguata,
- Migliore gestione delle crisi : tenere in considerazione i vari elementi importanti per trovare rapidamente la soluzione migliore,
- Un supporto efficace per il cambiamento : prendere in considerazione i diversi impatti per scegliere il percorso migliore verso il cambiamento…
Come sviluppare il tuo spirito di sintesi?
Compilare le informazioni in modo efficace non è innato. Tuttavia, con il buon senso, alcuni esercizi regolari, un po' di metodo e pratica, è possibile potenziare la tua mente sintetica.
Fai un passo indietro
- Sii obiettivo, non lasciarti influenzare dalle tue convinzioni,
- Sii di mentalità aperta e creativa,
- Distinguere i fatti dalle opinioni e dai giudizi,
- Verificare la veridicità delle informazioni raccolte,
- Non volendo restituire tutte le informazioni raccolte…
Leggi/ascolta e prendi appunti in modo efficace
- Lettura veloce : leggi in modo rapido ed efficiente individuando visivamente le parole chiave e le informazioni essenziali.
- Prendere appunti in modo efficace : annotare gli elementi chiave che costituiranno la sintesi secondo l'obiettivo finale.
- Ascolto attivo : riformulare quanto detto per far si che sia compreso correttamente.
Saper raccogliere e ordinare le informazioni
- Raccogli gli oggetti giusti : dati rilevanti relativi all'obiettivo, buon senso, verifica delle informazioni, logica, conoscenza in materia…
- Skim : classificare le informazioni raccolte - cifre, elementi chiave, informativi, esplicativi, non necessari - (utilizzando ad esempio evidenziatori di colori diversi), distinguere tra dati essenziali, utili e accessori o addirittura parassiti.
- Architetto : collega logicamente le informazioni chiave (filo comune, sequenza di passaggi, metodologia, ecc.).
Comunicare efficacemente
Raccogliere e fornire informazioni chiare e pertinenti, che si tratti di:
- scritto : utilizzare un vocabolario adatto ai suoi interlocutori, scrivere in modo leggibile, spaziare i paragrafi, utilizzare frasi brevi, titoli e sottotitoli significativi …
- per via orale : raccogliere le informazioni giuste dalle persone giuste, rendere in modo ottimale (usare un foglio di promemoria su cui sono scritte in modo molto leggibile le idee principali della tua sintesi e alcune parole chiave), parlare a voce alta e abbastanza chiaramente da essere ascoltato e capito, ritma e scandisce le sue frasi, usa un vocabolario adattato…
Allenati e pratica regolarmente
- Divertiti a sintetizzare qualsiasi argomento, prima in poche parole (da 5 a 10 parole), poi in una ventina, poi in una cinquantina… Un buon esercizio è esercitarsi a presentare un progetto in una sola frase che si può capire a 5 anni bambino anziano.
- Riassumi libri, scrivi resoconti di riunioni,
- Potenzia la tua creatività: trova punti di connessione tra argomenti apparentemente totalmente discordanti, collega idee contraddittorie a priori, definisci un filo conduttore che collega varie informazioni…
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