Strutturare le sue giornate e formalizzare alcuni benchmark è un modo per il manager di guadagnare tempo, efficienza e disponibilità, non solo per se stesso, ma anche per i suoi dipendenti.
Perché pianificare la tua giornata?
Per il manager ci sono molti vantaggi nell'organizzare efficacemente le sue giornate lavorative. Infatti, una pianificazione meticolosa consente di:
- risparmia tempo
- guadagno in efficienza
- guadagnare energia
- diminuire lo stress
- aumentare la disponibilità per i dipendenti
- gestire meglio l'imprevisto
Buone pratiche quotidiane
Ci sono diverse buone abitudini da prendere per essere meglio organizzati sul lavoro. Possiamo citare in particolare:
- Prenditi 15 minuti al giorno per fare il punto della giornata al mattino e dare un'occhiata al giorno successivo.
- Tieni a portata di mano il tuo programma giornaliero in modo da non perdere il conto della tua giornata.
- Sii rigoroso nella tua organizzazione e rispetta il più possibile il tuo programma.
- Mantieni aggiornato il tuo programma, convalida i compiti svolti, gli appuntamenti presi …
- Evita di essere disturbato quando il compito da svolgere lo richiede.
- Riservare momenti di calma per i compiti inerenti al ruolo di manager.
- Lascia il tempo per l'imprevisto.
- Elencare i microtask in ordine di importanza e urgenza (usare ad esempio la matrice di Eisenhower)
Come pianificare la tua giornata in modo efficace?
-
Analizza i tuoi giorni nell'arco di una settimana
Si tratta di notare come si usa il proprio tempo durante il giorno. È importante non limitarsi allo studio di un solo giorno, ma condurre un audit personale nell'arco di una settimana per avere una visione più precisa.
- Determinare il carico di lavoro giornaliero effettivamente realizzabile
- Identificare le attività più produttive
- Identificare la perdita di tempo parassita
-
Creare una pianificazione che includa il grado di priorità delle attività
Una volta analizzate le vostre attività, è importante posizionarle su un'unica pianificazione, avendo cura di assegnare loro un grado di priorità (vedi punto successivo).
-
Priorità in modo efficace
Determinare un grado di importanza e urgenza per ciascuno dei suoi compiti è essenziale per un'organizzazione efficace. Per questo, la matrice di Eisenhower è l'ideale.
Permette infatti di classificare - e quindi di posizionare con giudizio - i propri compiti secondo 2 assi: importanza e urgenza, offrendo così una visione più chiara del lavoro:
- compiti importanti E urgenti,
- compiti importanti, ma non urgenti,
- compiti non importanti ma urgenti,
- compiti non importanti E non urgenti.
-
Raggruppa compiti simili
È interessante definire periodi di tempo durante i quali eseguire lo stesso tipo di attività. Ad esempio, dedicare 2 o 3 volte al giorno all'elaborazione delle e-mail, effettuare chiamate telefoniche, archiviare file, aggiornare l'agenda, ecc.
Infatti, se rispondere alle email man mano che si presentano può a volte essere un vettore di efficienza e tranquillità, può presto rivelarsi un vero e proprio freno alla concentrazione quando ci si deve concentrare. le sue riflessioni. In questo caso, si consiglia di mettere lo smartphone in modalità silenziosa, disattivare le notifiche di nuove e-mail e altre sul computer e spostare la linea telefonica su un altro apparecchio (in accordo con il contatto collegato a questo apparecchio, ovviamente).
-
Evita la dispersione
A meno che non si debba assolutamente lavorare su più file contemporaneamente, è fortemente sconsigliato passare da un progetto all'altro o passare da un compito all'altro senza completarne alcuno. In effetti, procrastinare perché questo o quell'altro compito è scoraggiante, ad esempio, è controproducente. È meglio costringersi a svolgere questo tipo di attività al mattino per liberarsene rapidamente e passare a lavori più interessanti.
Obbligarsi a portare a termine qualsiasi compito pianificato prima di passare a quello successivo senza distrarsi o cedere alla facilità di procrastinare è una regola che è fondamentale rispettare, tranne che in caso di emergenza.
-
Assegna durate alle tue attività
Assolvere efficacemente al proprio programma con i compiti da svolgere richiede inevitabilmente di assegnare una durata specifica a ciascuno di essi e di attenersi ad essi il più possibile. Un esercizio che a volte può essere più difficile di quanto sembri.
Un consiglio per limitare lo spreco di tempo ed energia è non sottovalutare né sopravvalutare il tempo che deve essere assegnato a ciascun elemento della tua lista di cose da fare. Altrettanto importante: saper gestire le interruzioni (vedi sotto) e dire di no quando necessario.
Anche il metodo Pomodoro può rivelarsi uno strumento efficace. Questa tecnica permette di concentrarsi intensamente su un compito alla volta per 25 minuti senza essere disturbati da eventi esterni.
-
Stabilisci obiettivi personali
Definire obiettivi personali (idealmente utilizzando il metodo SMART) e annotarli in agenda è un buon modo per pianificare efficacemente le tue giornate. Infatti, se tenere a mente i tuoi obiettivi non è sufficiente per motivarti a raggiungerli, scriverli nella tua agenda quotidiana ti costringe a tenerli in vista e aumenta la motivazione per raggiungerli.
-
Pianifica l'imprevisto
In qualsiasi organizzazione personale, per quanto meticolosa possa essere, l'imprevisto - urgente o meno - può sorgere in qualsiasi momento e sconvolgere un intero programma. È quindi fondamentale riservare delle fasce orarie nella propria agenda durante le quali essere pienamente disponibili per i propri dipendenti che ne hanno bisogno o per gestire un'emergenza con relativa calma senza stravolgere completamente la propria agenda.
-
Trova il tempo per le pause
È essenziale permettersi di respirare tra 2 attività, di prendere un po' d'aria fresca di tanto in tanto. Ad esempio, quando hai trascorso due ore intense lavorando su un progetto e procedendo come pianificato (cioè una volta raggiunti i tuoi obiettivi personali giornalieri per quel progetto), è importante dedicare qualche minuto per ricaricare le batterie. Su.
-
Conosci i tuoi limiti e delega
Voler gestire tutto da solo è un'eresia per un manager. Per gestire efficacemente la sua squadra e raggiungere gli obiettivi prefissati, deve essere in grado di delegare i compiti giusti alla persona giusta al momento giusto. Allo stesso modo, non gli è vietato chiedere consiglio o subappaltare un elemento di cui non è pienamente a conoscenza.
Conoscere i propri limiti è una di queste importanti qualità da padroneggiare, proprio come avere fiducia nei propri dipendenti e delegare in modo efficace.
-
Gestisci interruzioni e altre distrazioni
Varie notifiche (e-mail, messaggi, social network, ecc.) Sono tutti piccoli elementi di disturbo che influiscono sulla produttività. Durante il giorno, è quindi consigliabile sapere come disattivare tutti questi "suoni" per concentrarsi meglio sul compito da svolgere.
Inoltre, quando si presenta un'emergenza, è fondamentale saper gestire le proprie emozioni per non essere sopraffatti e perdere tutte le proprie capacità.
Suggerimento: riservare momenti specifici durante la giornata dedicati esclusivamente alla visualizzazione e all'elaborazione di e-mail, messaggi, ecc.
-
Sii rigoroso nella tua organizzazione
L'ultimo consiglio, ma non meno importante, è quello di essere rigorosi nel mantenere la propria agenda e nel rispetto della propria organizzazione.
Questo file è referenziato in: Organizzazione del manager: sapersi organizzare per guadagnare in efficienza - Gestione del tempo: efficienza, produttività e serenità
