Sempre più aziende stanno sperimentando il lavoro a distanza per alcuni dipendenti, a volte per tutti i loro dipendenti. L'abbandono del modello di un ambiente di lavoro tradizionale induce inevitabilmente un cambiamento nei metodi, nei metodi e nei processi consueti di gestione.
La gestione di un team virtuale richiede una serie di strumenti e pratiche manageriali specifiche.
Navigazione veloce
- Cos'è una squadra virtuale?
- Le 4 dimensioni di un team virtuale
- Le chiavi per gestire tali team
- Suggerimenti pratici per la gestione dei dipendenti dislocati geograficamente
Che cos'è una squadra "virtuale"?
È prima di tutto interessante ricordare che cos'è una squadra, virtuale o meno. Una squadra è un gruppo di individui che lavorano insieme nella stessa direzione. Esiste solo attraverso le sue missioni, i suoi progetti, i suoi obiettivi collettivi. Tutti si identificano come parte della stessa entità. Tutti agiscono nell'interesse del gruppo, sotto la guida di un manager.
Una squadra si dice "virtuale" quando i suoi membri non lavorano tutti fisicamente nello stesso luogo e allo stesso tempo. Si tratta quindi di lavorare insieme, ma separatamente. Insieme, nel senso che tutta la squadra sta andando nella stessa direzione, verso lo stesso obiettivo. Separatamente, perché non tutti i dipendenti condividono lo stesso ufficio, lo stesso ambiente, gli stessi orari di lavoro, ecc. e in realtà non si incontrano molto raramente.
Esistono diversi tipi di cosiddetti team "virtuali". Può agire in team i cui membri si trovano tutti nella stessa area geografica, ma lavorano - regolarmente oa tempo pieno - da un luogo che non è l'azienda. Alcuni lavorano da casa, altri sono fan dei centri di coworking, altri ancora viaggiano per il pianeta come parte delle loro missioni e comunicano dal loro attuale posto di lavoro. A volte la squadra non ha un luogo d'incontro fisso e permanente.
Con l'avvento delle nuove tecnologie, soprattutto nella comunicazione, i dipendenti dei team virtuali stanno imparando a lavorare insieme, pur essendo da soli, verso un obiettivo comune. Tempo, spazio e organizzazione vengono ridefiniti. I legami tra i diversi dipendenti della stessa squadra sono rafforzati grazie a nuove modalità di comunicazione.
Comporre e gestire un team virtuale ha, ovviamente, dei vantaggi, ma anche dei limiti.
Vantaggi
- Flessibilità per i membri del team - migliore equilibrio tra vita privata e professionale, organizzazione dell'orario di lavoro, organizzazione dei compiti, ecc.
- Costi ridotti per l'organizzazione - infrastrutture, immobili, attrezzature, fatturato, ecc.
- Migliore produttività - meno tempi di fermo, migliore comunicazione…
- Maggiore soddisfazione dai dipendenti…
limiti
- Appartenenza al gruppo e identità difficile da implementare,
- Coesione di gruppo a volte difficile da creare, difficile da installare,
- Difficoltà in reclutare i profili giusti , componi la squadra giusta,
- Differenze tecnologiche a seconda dell'ubicazione dei dipendenti, difficoltà di manutenzione informatica, costi aggiuntivi per i servizi impostati in base alle aree geografiche, ecc.
- Eventuali barriere culturali
- eccetera.
Le 4 dimensioni di un team virtuale
Jessica Lipnack e Jeffrey Stamps hanno stabilito 4 dimensioni che caratterizzano un team virtuale:
- Lo scopo della squadra : missioni per raggiungere un obiettivo e ottenere risultati. Questo si traduce nell'impegno, attraverso compiti e missioni quotidiane, di ogni membro del team al raggiungimento di un obiettivo comune. Quest'ultimo è chiaramente definito, condiviso e accettato da tutti. Ciò si traduce in ruoli, responsabilità e missioni specifici per ciascun membro del team. Gli obiettivi sono quindi sia individuali che interdipendenti l'uno dall'altro.
- Individui : un leader/manager, dipendenti, 2 dimensioni - interna ed esterna. Un team virtuale non è solo un insieme di tecnologie, una più sviluppata dell'altra. I membri di un tale team devono essere in grado di lavorare a due livelli: internamente (indipendentemente e con altri membri del team), ma anche esternamente (con partner esterni al team - fornitori, clienti, fornitori vari, ecc.).
- Link : interazioni, relazioni interpersonali attraverso i mezzi di comunicazione. I membri del team sono collegati attraverso diversi strumenti (e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenze, ecc.) per poter interagire tra loro. Questi strumenti consentono di cancellare le distanze, facilitare il lavoro e il processo decisionale. I membri di un team virtuale costruiscono così solide relazioni interpersonali e sviluppano un clima di fiducia reciproca. Elementi fondamentali per l'efficienza e la produttività.
- della temporalità : un'agenda/calendario, progetti, un ciclo di vita del team. Il manager di una squadra virtuale non potrà radunare tutti i suoi membri contemporaneamente nello stesso luogo come farebbe con una squadra classica. Dovrà fare i conti con le agende di tutti e i limiti di tempo. Ciascun membro, da parte sua, dovrà compiere gli sforzi necessari per adeguarsi al meglio. L'ideale è definirlo non appena la squadra è costituita in modo che possa vagare prima di trovare la sua velocità di prestazione.
Le chiavi per gestire un team virtuale
Non gestisci una squadra virtuale come gestisci una squadra "classica". Ci sono alcune regole da seguire.
Comunicare efficacemente
La comunicazione è alla base di ogni relazione. Quando si guida un team di collaboratori sparsi in luoghi diversi, è fondamentale impostare diversi strumenti di comunicazione con finalità specifiche:
- condividere informazioni formale tutti gli altri membri della squadra o solo alcuni,
- chattare in modo informale con i colleghi, come faremmo dietro la macchina del caffè o dietro l'angolo di un corridoio, ad esempio via Slack,
- scambio in un incontro ,
- trasmettere un elemento essenziale a tutta la squadra,
- andare avanti con un progetto ,
- comunicare un articolo urgente direttamente alla persona giusta,
- eccetera.
Pertanto, è essenziale definire chiaramente fin dall'inizio gli usi di ciascuno dei mezzi di comunicazione messi a disposizione. Ciò evita qualsiasi successivo malinteso o perdita di tempo nell'organizzazione. Inoltre, contribuisce a una certa sensazione di appartenenza a un gruppo. Ogni membro del team sa quale strumento utilizzare, quando e per quale scopo.
È anche importante che tutti i membri del team possano accedere a tutti i canali di comunicazione impostati in modo rapido e intuitivo. A ciascun dipendente deve essere offerta un'adeguata formazione, sia essa svolta in loco o tramite videochiamata o qualsiasi altro mezzo che consenta al partecipante di prendere pienamente ed immediatamente la proprietà dello strumento in questione.
Avvertimento : è essenziale per garantire la sicurezza dei mezzi di comunicazione, in particolare quando si tratta di scambiare dati riservati.
Gestisci progetti
In particolare, viene formato un team per realizzare i progetti.
Per questo è fondamentale investire in strumenti collaborativi , dedicato in particolare alla gestione dei progetti, che consente di rispettare le scadenze, condividere informazioni, inviare notifiche e avvisi, seguire i progressi di tutti, pubblicare una revisione settimanale o mensile che elenchi tutto ciò che deve essere fatto, da chi e quando.
L'uso di tali strumenti non solo migliora la produttività, ma favorisce anche la comunicazione e gli scambi tra i diversi membri del team. Questi ultimi possono in qualsiasi momento seguire i progressi dei loro colleghi, raccogliere le informazioni di cui hanno bisogno, riferire sui propri progressi, ecc.
La gamma di strumenti di gestione del progetto è ampia. Ognuno sceglierà la formula più adatta al proprio campo di attività, all'organizzazione e alle esigenze del proprio team.
Mobilitare e motivare le truppe
Per coinvolgere e motivare i propri dipendenti sparsi in diverse località geografiche, il manager deve consentono la massima flessibilità, autonomia e libertà di azione. Tali squadre sono particolarmente efficaci nelle organizzazioni liberate, caratterizzate da una modalità operativa che offre gran parte dell'autogestione e della responsabilità ai propri dipendenti.
Ciò non significa che debba accontentarsi di seguire i progetti ei suoi collaboratori da lontano, senza interagire con loro regolarmente. Pertanto, è essenziale per lui stimolare una dinamica di gruppo e mantenere una certa emulazione, tra gli altri:
- condividi la tua visione, dai un significato,
- richiamare gli obiettivi comuni,
- costruire una forte cultura aziendale/di squadra,
- riconoscere e valorizzare il lavoro fornito,
- potenziare i vari canali di comunicazione…
Consigli pratici per gestire quotidianamente un team virtuale
Per massimizzare la produttività e il successo di un team di dipendenti dislocati geograficamente, il manager deve utilizzare gli strumenti giusti e utilizzare i giusti metodi di gestione, pur disponendo di un certo numero di capacità specifiche. Dagli strumenti collaborativi alle pratiche chiave, ecco alcune idee per gestire un team virtuale.
Recluta le persone giuste
Metti insieme LA squadra giusta . Quella che sarà composta da collaboratori in grado di lavorare efficacemente a distanza. Sufficientemente autonomo, motivato, intraprendente, con una buona capacità di comunicare per iscritto e oralmente, sapendo gestire il proprio tempo in modo efficiente. E soprattutto in chi avere totale fiducia. L'idea non è che il manager spenda il suo tempo chiedendo responsabilità per assicurarsi che il lavoro sia fatto.
Nell'assunzione di questi dipendenti, il manager deve in particolare garantire la loro capacità di lavorare in un team virtuale: a proprio agio con i mezzi di comunicazione adottati e messi in atto, intraprendente di fronte a eventuali difficoltà o problemi da risolvere, ma capace di chiedere aiuto se necessario.
Creare un rapporto di fiducia con ogni dipendente
La fiducia è alla base di ogni relazione. Questo ha perfettamente senso quando il manager ei suoi collaboratori si vedono solo occasionalmente.
È essenziale che il manager crei e mantenga un legame speciale con ogni membro del team virtuale:
- comunicare individualmente e regolarmente con tutti,
- contattare regolarmente ciascun dipendente per fare il punto su progetti e incarichi in corso, ma anche per scambiare informazioni in modo più informale,
- offrire videochiamate regolari al fine di umanizzare la relazione,
- dare e chiedere feedback,
- eccetera.
Crea una carta del team virtuale
Stabilire un documento che definisca chiaramente il team e le sue regole operative:
- scopo del gruppo,
- definizione di squadra virtuale ,
- presentazione dei soci : identità, ruoli, responsabilità, recapiti, luogo di residenza, ecc.
- regole di funzionamento : organizzazione del lavoro, processo di comunicazione, condivisione delle informazioni e processo di gestione del progetto, pianificazione di incontri formali e informali, ecc.
- definizione degli obiettivi : mezzi messi a disposizione, risultati attesi, indicatori utilizzati, ecc.
Questo documento può anche servire come supporto per qualsiasi nuovo arrivato nella squadra.
Definire processi di lavoro che siano sia standardizzati che flessibili
Strumenti, organizzazione del lavoro, processo, comunicazione, attrezzatura e talvolta arredamento e ambiente di lavoro sono elementi che possono essere imposti ai dipendenti. Da un lato facilitare il lavoro e gli scambi. Dall'altro, coltivare il sentimento di appartenenza allo stesso gruppo.
Standardizzare lasciando sufficiente autonomia e libertà ai dipendenti è garanzia di fiducia e coerenza. Tutti sono soggetti alle stesse regole.
Questa coerenza del manager nei confronti di tutti i membri della sua squadra consente una migliore efficienza ed evita incomprensioni e altri fattori demotivanti.
Definisci le fasce orarie di connessione
Assicurarsi che tra gli orari di lavoro dei collaboratori coincidano determinate fasce orarie, in particolare quando i membri del team lavorano da luoghi con fusi orari diversi. Il manager può utilizzare questi momenti per organizzare scambi tra tutti i membri del gruppo e/o per comunicare con l'intera squadra.
Si consiglia di avere una maggioranza di dipendenti che lavorano contemporaneamente per un intervallo di 3-4 ore al giorno almeno. Anche se non è necessario alcuno scambio particolare, questo principio consente di definire una certa appartenenza allo stesso gruppo. I dipendenti si sentono meno isolati e possono interagire se necessario.
Inoltre, consente una risoluzione dei problemi più rapida ed efficiente, se necessario.
Costruisci un'identità di squadra
Organizza regolarmente eventi di team building in cui tutti i membri del team virtuale saranno fisicamente presenti. Se ciò non è possibile per qualsiasi motivo, organizza sfide o videochiamate totalmente informali durante le quali i membri del team possono conoscersi meglio. Può essere interessante pianificare scambi regolari al di fuori del lavoro.
- Creare uno spazio di lavoro identico per tutti (hardware, software, applicazioni, ecc.),
- Coinvolgere il più possibile i dipendenti nella definizione dei vari protocolli
Crea una macchina da caffè virtuale
In ufficio ci sono tante occasioni per confrontarsi e conoscere meglio i colleghi, stringere solide relazioni di lavoro: saluti, pause, macchina del caffè, riunioni, feste di compleanno, ecc. Quando la squadra è dispersa geograficamente, è fondamentale creare opportunità per fare lo stesso nonostante la distanza.
Une messagerie instantanée, accessible à tout moment et par tous les membres de l'équipe, peut permettre des échanges aussi bien non professionnels que professionnels, tout en gardant le même ton "léger" que l'on emploierait si l'on partageait le même ufficio. I dipendenti potranno, ad esempio, festeggiare compleanni o qualsiasi altra data importante che riguardi i propri colleghi, condividere i propri programmi per il fine settimana o anche condividere le proprie esperienze/scoperte/hobby.
Incoraggiare il contatto personale e gli scambi interpersonali tra i membri del team.
Riconosci e premia il lavoro svolto
Per mantenere la motivazione e l'impegno, premia il buon lavoro. Può essere opportuno porre delle sfide che, se vinte, daranno luogo ad una ricompensa: realizzazione di un certo numero di progetti, raggiungimento di un fatturato definito, validazione di nuove competenze, acquisizione di nuovo know-how, ecc. Queste ricompense possono essere di diverso tipo: bonus, nuove responsabilità, inviti a un particolare evento, regali, ecc.
Un tale approccio non solo permette di mantenere la motivazione ad alto livello, ma permette anche a ciascun dipendente di sentirsi parte di una vera squadra.
- Stabilisci obiettivi SMART,
- Promuovere il ruolo di tutti all'interno del gruppo,
- Festeggia i successi,
- eccetera.
Si fa riferimento a questo file in: Essere un buon manager: pratiche e strumenti - Come gestire una squadra?
