Comunicare è la chiave per raggiungere gli obiettivi prefissati. In caso di complessità, quote sostanziali, ecc., si consiglia di elaborare un piano di comunicazione del progetto. Qui forniamo un modello per aiutarti in questo esercizio.
A cosa serve un piano di comunicazione di progetto?
Comunicare bene significa fornire le informazioni giuste, alla persona giusta, al momento giusto, nel formato giusto e con il mezzo giusto.
Nel caso in cui poche persone abbiano bisogno di essere informate, è facile comunicare loro gli elementi attesi. Le cose si fanno dure quando gli interlocutori sono numerosi, sparsi in più reparti, con profili molto diversi. Il piano di comunicazione poi prende tutto il suo interesse. Ti aiuta davvero a padroneggiare la tua comunicazione.
I tuoi obiettivi
Decidere cosa comunicare e a chi dipende dal ruolo e dalla posizione di ciascun target rispetto al progetto. Ecco alcuni esempi di obiettivi:
- Aiuta nel processo decisionale
- Avviso sulle difficoltà
- Informare sullo stato di avanzamento di un progetto
- Ottieni supporto
- Ottieni risorse aggiuntive
- Assicurati che nulla venga dimenticato
- Preparare il terreno per guidare il cambiamento
- …
Chi sono i destinatari?
Come dicevamo, il pubblico potenziale è eterogeneo. Per esempio :
- il team di progetto
- lo sponsor del progetto
- il comitato direttivo
- il comitato di gestione
- il cliente del progetto (interno o esterno)
- altri portatori di interessi
Quali informazioni dovrebbe contenere?
I tuoi obiettivi devono essere avvicinati alle aspettative dei destinatari: cosa vogliono sapere? È importante identificare il tipo di informazioni, l'ambito associato e il livello di dettaglio che ciascuno desidera ottenere. Non è non si tratta di annegare i suoi partner e collaboratori sotto una montagna di informazioni. D'altra parte, assicurati che le aspettative di ciascuna parte siano soddisfatte.
Altro parametro da tenere in considerazione: la fase in cui si colloca il progetto. A seconda del suo stato di avanzamento, le informazioni trasmesse sono diverse. Ad esempio, il piano del progetto viene comunicato al momento del lancio, mentre il monitoraggio del budget viene condiviso una volta avviata la fase di esecuzione.
Tipi di informazioni da comunicare
Di seguito un elenco non esaustivo dei contenuti da trasmettere:
- la dashboard di gestione del progetto
- monitoraggio del budget
- monitoraggio della pianificazione
- follow-up dei risultati finali
- ritardi e altre difficoltà incontrate
- rischi aggiornati
- le decisioni prese
Di nuovo, il contenuto del messaggio e la sua forma dipendono dal target e dagli obiettivi assegnati . Uno sponsor vorrà seguire i risultati finali attraverso una tabella Excel dettagliata. I responsabili del servizio presto interessati dai cambiamenti relativi al progetto riceveranno una simpatica newsletter "venditore" sugli avanzamenti successivi. Le informazioni di base sono le stesse. L'obiettivo è ottenere l'adesione di questi ultimi.
Preparazione del piano
Per scrivere il tuo documento, raccogli le informazioni rispondendo alle seguenti domande:
Che cosa ? I tuoi obiettivi
Quali sono i tuoi obiettivi ? Perché vuoi comunicare?
Chi ? Il tuo obiettivo
Con chi vuoi comunicare? Perché (dal tuo punto di vista e dal loro)? Quali informazioni passerai loro?
In cui si ? Le fonti
Dove vai per ottenere le informazioni da trasmettere?
Come? "O" Cosa? Strumenti di trasmissione
Quali supporti utilizzare (cartaceo, file informatico, ecc.)? Quali canali dovrebbero essere mobilitati per comunicarli (via e-mail, in riunioni, per telefono, ecc.)?
Da chi ? Il responsabile della comunicazione del progetto
Chi è responsabile della preparazione e della trasmissione delle informazioni? Questo ruolo non è devoluto solo al project manager. I membri della squadra, lo sponsor o altri possono parlare a seconda del pubblico e dell'argomento.
Quando e quanto? Il ritmo delle comunicazioni
Quando e quanto spesso? Ogni settimana ? Ogni mese ? Dopo un evento identificato? eccetera.
La scelta dei mezzi di comunicazione va fatta alla luce del budget finanziario e umano che potete dedicare a questa parte. Questo è ovviamente un parametro da tenere in considerazione quando si prepara il piano.
Modello di piano di comunicazione del progetto
Tale documento è generalmente composto da 4 parti principali. L'introduzione, gli obiettivi, la matrice di sintesi che mostra gli elementi comunicati a ciascun pubblico e il programma organizzare le varie azioni del com.
1 - L'introduzione
Colloca questo piano nella problematica generale del progetto così come nel suo contesto. Richiama le specificità dell'opera. Ad esempio: più parti interessate, importanti problemi umani, investimenti pesanti, ecc. in modo che il lettore possa comprendere appieno l'importanza della comunicazione nel processo.
2 - Obiettivi di comunicazione
Spiegazione dettagliata degli obiettivi e dei traguardi assegnati in termini di informazioni. In breve, cosa ti aspetti da questo piano.
3 - Matrice di comunicazione
Visualizzazione di: chi dovrebbe ricevere cosa? Come mai ? Come? "O" Cosa? Quando ? E da chi?
| Gruppo target | Obiettivo di comunicazione | Tipo di informazioni | Mezzo di trasmissione | Periodo / Frequenza | Responsabile per l'azione com |
4 - Il programma di comunicazione
Ecco la parte operativa. Il vantaggio di questo strumento è quello di organizzare la comunicazione del progetto pianificando la consegna delle informazioni ai vari target. Questa è una variazione della tabella precedente organizzandola nel tempo.
| Fase del progetto | Data (o traguardo) | Obiettivo | Informazioni da trasmettere | Mezzo di trasmissione | Responsabile per l'azione com |
| Inquadratura | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Esecuzione | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Conclusione | xx-xx-20xx |
A questo file si fa riferimento in: Saper comunicare per coinvolgere
