Project manager e manager si trovano sempre più spesso a confrontarsi con quello che viene chiamato multitasking ovvero l'arte di dover gestire più progetti contemporaneamente. Come rimanere efficienti? Quali metodi applicare? Quali errori evitare?
Quando puoi concentrare tutta la tua attenzione su un singolo progetto, è facile stabilire le priorità, pianificare, comunicare efficacemente con il tuo team e raggiungere gli obiettivi prefissati con relativa tranquillità. Le cose si complicano quando entra in gioco un secondo progetto, o anche un terzo, un quarto. È quindi più difficile mantenere la rotta e agire in modo adeguato ed efficace, soprattutto quando un granello di sabbia interrompe l'uno o l'altro progetto, a volte diversi.
Chi deve gestire regolarmente più progetti contemporaneamente sa quanto sia difficile adattare la propria postura in una situazione del genere, mantenere la calma e rimanere efficienti. Nessun segreto, solo pochi metodi consolidati e, come sempre, tanto buon senso.
Imposta una metodologia efficace
Sarebbe inutile pensare che ci si possa alzare senza un minimo di metodo e razionalismo.
Fare un inventario preciso dei progetti
è fare il punto sui vari progetti da realizzare : natura, finalità, obiettivi, scadenze, persone coinvolte, composizione del team di progetto, ecc.
Una dashboard dettagliata che mostri tutti i progetti è essenziale per avere una visione globale delle attività da svolgere, degli obiettivi da raggiungere, del grado di priorità o urgenza di ciascun progetto, ecc.
Servirà come base per organizzare il suo lavoro in modo efficiente. Dovrebbe essere consultato e aggiornato regolarmente.
Prioritizzare
Questo è probabilmente l'unico modo per gestire in modo efficiente più progetti contemporaneamente.
Determinare il grado di priorità e urgenza dei vari progetti elencati nel dashboard stabilito in precedenza. Il metodo MoSCoW o la matrice di Eisenhower sono ideali qui.
Ha senso, ad esempio, classificare i tuoi progetti come segue:
- progetti con la scadenza più vicina e il tempo di esecuzione più lungo,
- progetti con una scadenza ravvicinata, ma la cui realizzazione non richiede molto tempo,
- progetti con scadenze più lunghe, ma lunghi da completare,
- progetti a lungo termine e poco dispendiosi in termini di tempo.
Piano
Una volta che i progetti sono stati classificati in ordine di importanza e urgenza, pianificare la loro esecuzione tenendo conto delle scadenze, del tempo necessario per il loro completamento e delle persone coinvolte.
Tutti i progetti non possono avere la stessa scadenza, durata ed essere assegnati contemporaneamente ad un'unica persona.
Alcuni dipendenti possono essere coinvolti in diversi progetti. Assicurati di tenerlo a mente per orchestrare le missioni. I programmi devono essere aggiornati regolarmente al fine di evitare errori, limitare le perdite di tempo e garantire un'efficienza ottimale.
Utilizzare un unico programma generale che può essere suddiviso in tanti programmi più dettagliati quanti sono i progetti elencati. Ciascuno di questi programmi dettagliati può quindi essere inviato alle parti interessate.
Il manager o il project manager mantiene il programma generale.
Per ogni nuovo progetto, annotare la scadenza su questo programma generale e stimare il tempo di completamento. Quindi fai una pianificazione a ritroso, avendo cura di mantenere un margine in termini di tempo. Se la scadenza viene rispettata, questo sarà un tempo in più che può essere dedicato, ad esempio, a un altro progetto un po' in ritardo, alla gestione di un imprevisto o un momento di autoformazione o semplicemente una meritata pausa per il team.
Una pianificazione insufficiente o errata è spesso la causa di errori e fallimenti riscontrati nell'esecuzione di un progetto. È essenziale essere ragionevoli nella gestione della pianificazione in termini di tempo e quantità di lavoro da svolgere, né troppo né troppo poco.
Comunicare
Una buona comunicazione con il team e con i vari altri protagonisti coinvolti nel progetto è essenziale per la corretta esecuzione dei compiti e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Permette evitare incomprensioni ed errori, ma anche correggere rapidamente la situazione, se necessario, e ridurre il livello di stress.
La comunicazione deve essere fluida e bidirezionale: dal manager/project manager ai suoi team e dai team al loro manager/project manager.
Comunicare efficacemente consente quindi al manager, tra l'altro, di:
- trasmetti i tuoi messaggi in modo efficace ,
- limitare gli sprechi di tempo ed energia legati alla mancanza di comunicazione,
- affrontare gli incidenti appena appaiono,
- raccogliere feedback dai dipendenti e capire meglio le loro esigenze, osservazioni per affinare la tua postura,
- ottenere un feedback costruttivo da terzi a diretto contatto con i membri del team.
Gestire gli imprevisti
Tieni il tempo nella tua organizzazione quotidiana, organizza delle fasce orarie giornaliere o settimanali per poter gestire gli imprevisti senza compromettere la realizzazione di altri progetti.
Endcapping - Motivati con il metodo sandwich
Una metodologia interessante è quella di iniziare e concludere la giornata con un progetto che ci sta particolarmente a cuore .
Trascorrere alcuni minuti (da 30 a 60) mattina e sera su un argomento motivante ed esilarante ti consente di aumentare le tue energie per il resto dei progetti durante la giornata. La prospettiva di un incontro con questo stesso progetto più motivante degli altri alla fine della giornata non solo ti permette di motivarti a svolgere le missioni affidate durante la giornata per avere tempo da dedicare a questo famoso progetto, ma anche per decomprimere dolcemente, concludi la giornata con una nota molto positiva prima di lasciare l'ufficio.
Il metodo consiste anche nel trattare gli altri diversi compiti o progetti della giornata come gli elementi di un panino: uno dopo l'altro, alcuni dei quali possono tornare più volte nello stesso giorno. Tutto questo, ovviamente, secondo le priorità e il grado di urgenza di ciascuno.
Timeboxing - Crea momenti dedicati a ciascuno dei progetti
Come oggetti ben ordinati e classificati in scatole di immagazzinaggio, l'idea qui è quella di compartimentare i progetti e dedicare un periodo di tempo o giorni specifici al raggiungimento di ciascuno di questi progetti.
Ciascuno sceglierà per sé l'organizzazione più appropriata ed efficiente in base alle proprie modalità di funzionamento e alle caratteristiche dei compiti da svolgere e dei progetti. Alcuni assegnano delle fasce orarie o delle mezze giornate ad ogni task/progetto, altri preferiscono pensare in intere giornate o addirittura settimane quando possibile.
Sovrapposizione - Usa "tempo perso"
Questa opzione consente di utilizzare il tempo perso durante il giorno, sia nel trasporto, sia nello stoccaggio, ecc. e il approfitta per fare qualcosa di utile allo stesso tempo : scrivi un report, impara online, ascolta un podcast, aggiorna i tuoi programmi, ecc. durante un viaggio in treno, per esempio.
Attenzione: è fondamentale risparmiarsi momenti di calma durante la giornata per ricaricare le batterie!
Software dedicato
Consentono al project manager o al manager di concentrarsi sulla sua missione principale e di non dedicare il suo tempo alla gestione dell'amministrazione, in particolare.
Inoltre, alcuni software consentono di gestire diversi progetti. Questo evita di dover passare da un software all'altro a seconda del progetto, limita quindi il rischio di errori e facilita la gestione multiprogetto.
Tra i software troviamo: wrike, genius o asana…
Errori comuni da non fare
Vuoi controllare e gestire tutto
Nessuno è in grado di gestire tutte le sfaccettature di un progetto, inoltre più progetti diversi contemporaneamente. Manager significa saper utilizzare i mezzi - materiali e umani - a disposizione nel modo più giudizioso possibile. Quindi ogni manager deve potersi fidare del suo team e delegare in modo efficace.
Inoltre, un controllo permanente e invasivo di tutte le mansioni svolte dai dipendenti può trasformarsi rapidamente in un vero e proprio incubo sia per il manager che per l'intero team.
Pertanto, per una gestione efficiente:
- Stabilire un clima di fiducia reciproco con i membri del team,
- Comunicare efficacemente con i vari attori del progetto,
- Delegare il lavoro giusto per la persona giusta.
Trascurare la pianificazione complessiva e unitaria dei progetti
Una cattiva pianificazione avrà conseguenze irrimediabilmente dannose sull'andamento di un progetto: disorganizzazione, anarchia, ritardi, duplicazioni, mancanza di visibilità, progetti che si contraddicono, superamenti di budget, ecc.
- Prendersi cura di pianificare attentamente ogni progetto soprattutto dall'inizio,
- Prenditi cura dell'orchestrazione di tutti i progetti,
- Monitorare regolarmente gli sviluppi progetti,
- Aggiornare le tempistiche man mano che i progetti avanzano,
- Mantieni il margine di manovra per imprevisti e possibili incidenti per ciascuno dei progetti,
- Condividi pianificazioni con i portatori di interessi coinvolti.
Partizionare i piani di progetto e non affrontare le scadenze
Gestire separatamente ciascuno dei progetti senza confrontarlo con gli altri in corso porterà inevitabilmente a conflitti di missioni e/o scadenze, dimenticanze, sprechi di tempo ed energie, ecc.
Si raccomanda pertanto di:
- Usa un unico software per la gestione di tutti i suoi progetti,
- Mantieni una visione globale delle interazioni e dei conflitti possibile tra più progetti,
- Aggiorna scadenze di ciascuno dei progetti man mano che avanzano e riportano eventuali conseguenze ai progetti correlati.
