Che cos'è il Kick-off meeting? Questo è semplicemente un incontro iniziale per un progetto. Una start up da non trascurare per avviare bene il processo. Sei un project manager? Ecco uno strumento privilegiato per metterti in fase con gli stakeholder, rafforzare il tuo credito e dare energia al tuo team.
Le ragioni del Kick-off meeting: gli obiettivi
Perché utilizzare i kick off meeting? Comitato direttivo , stakeholders, team di progetto, key user… Perché portare gli attori coinvolti intorno a un tavolo? Vediamo gli obiettivi assegnati a questi incontri:
- promuovere proprietà del progetto da tutti i protagonisti
- comunicare sui punti essenziali
- assicurati che tutti lo siano in linea con gli obiettivi, i mezzi …
- creare una dinamica positiva intorno al progetto
- voi credibilità così come la squadra
- fissare le regole di funzionamento
Prima del calcio d'inizio
Come ogni incontro, la chiave del successo è un'attenta preparazione. Non trascurare questo punto.
Un altro consiglio: invia il piano del progetto prima dell'incontro.
Passi
Semplicità ed efficienza sono le parole d'ordine di questo tipo di meeting.
Non si tratta di affogare i partecipanti sotto un diluvio di informazioni indigeste, ma al contrario di facilitare la comprensione e dare fiducia.
Infografica:
Vediamo quali sono le fasi principali:
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introduzione
Presentati e invita i partecipanti a fare lo stesso . Tanto più importante se alcuni non si conoscono. Cosa dire ? L'essenziale: cognome, nome, funzione all'interno dell'azienda. Il loro ruolo nel progetto sarà specificato in seguito.
Presentazione dell'ordine del giorno
Dettaglia l'articolazione dell'incontro usando un'agenda precisa . Definire ogni passaggio e la modalità generale di funzionamento: quando porre domande, ecc. Ricorda che questo tipo di incontro non deve trasformarsi in un monologo , ma al contrario per favorire gli scambi. L'obiettivo è coinvolgere tutti nella stanza. La collaborazione è la regola.
Richiamo del contesto del progetto e presentazione degli obiettivi
Torniamo alla genesi del progetto e ai suoi obiettivi. A quali problemi risponde? Non tutti hanno lo stesso livello di informazioni sulla storia e sui motivi che hanno portato al lancio del progetto. Tuttavia, per comprenderne appieno le specificità, i vincoli, le problematiche e aderire pienamente al risultato delle operazioni, è fondamentale integrare il perché . Insomma… dai un senso all'azione!
La diversità dei profili intorno al tavolo è una forza per il successo, ma richiede anche un notevole sforzo di comunicazione.
Indicare gli obiettivi generali e, se applicabile, suddivisi per area. Specificare i risultati.
Descrizione delle fasi principali del progetto
Dettagliare il piano del progetto e soprattutto l'esecuzione ( laboratori, ecc.) con le scadenze dei deliverable. Questa è l'occasione per assicurarsi che nulla sia stato dimenticato e che il metodo è adatto a tutti. Questa convalida è importante. Previene - o almeno riduce - successive perdite di tempo dovute a fraintendimenti dell'approccio prescelto.
Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti, fornisci dettagli su chi avrà accesso e cosa fare.
Presentazione della squadra: ruolo e responsabilità.
Prenditi il tempo per fare bene spiegare chi fa cosa e perché ogni persona è stata scelta . Spiega come ciascuno lavorerà con gli altri, come funziona la squadra. Sul lato pratico: crea un elenco con i dettagli di contatto di ogni relatore che puoi distribuire (e-mail, telefono, ecc.). Sottolineare l'importanza del lavoro di squadra per il successo del progetto.
Identificazione e gestione dei rischi
Elencare i potenziali rischi e presentare le misure messe in atto per gestirli (prevenzione e/o trattamento, se applicabile). Non dimenticare queste minacce che generalmente incombono su tutte le nuove pratiche: resistenza al cambiamento! Anticipali adottando un approccio strutturato per gestire questo aspetto così umano.
Presentazione del piano di comunicazione
Chi sarà informato? Quando ? In quale modo ? Questa parte è spesso trascurata nei progetti. Tuttavia, questo è un pilastro nell'appropriazione dei soggetti da parte delle squadre e uno strumento importante per prevenire la resistenza al cambiamento (vedi sopra).
Convalida delle misure di successo
Gli indicatori sono molto importante per valutare il raggiungimento degli obiettivi iniziali. Un consenso sulla loro definizione è obbligatorio al fine di evitare qualsiasi controversia successiva.
Pianificazione dei prossimi incontri
D'ora in poi, concordare con l'assemblea le date dei prossimi incontri.
Questo file è referenziato in: Inquadramento del progetto - Gestione del progetto
