Qual è la metodologia OKR (Obiettivi e risultati chiave)? Come implementare questo sistema di gestione? Quali sono le migliori pratiche? Come fissare gli obiettivi?
Riepilogo
- Definizione di obiettivi e risultati chiave (inclusi esempi di obiettivi OKR)
- Vantaggi degli OKR
- I criteri di successo degli OKR
- Come implementare la metodologia OKR?
OKR: definizione
OKR è l'acronimo di "Obiettivi e risultati chiave" o in francese "Obiettivi e risultati chiave". È un sistema di gestione per la definizione degli obiettivi, la loro scomposizione a tutti i livelli e l'associazione dei risultati chiave. Questi contribuiscono al successo dell'obiettivo.
Ispirato dal lavoro di Peter Drucker negli anni '50 sulla gestione per obiettivi (MPO), Andrew Grove, CEO di INTEL, ha formalizzato gli "Obiettivi e risultati chiave" negli anni '80. Questo sistema è implementato oggi da tutti i tipi di aziende, tra cui Google , Spotify, …
Che cos'è un obiettivo?
Un obiettivo è un obiettivo qualitativo da raggiungere in un determinato orizzonte temporale. Dà la direzione che vogliamo prendere. Dove vogliamo andare? Allena e concentra gli sforzi di un team verso un obiettivo comune. Dà senso alle azioni che si compiono: "lo facciamo, perché vogliamo diventare…"
Utilizza obiettivi SMART, stimolanti e mobilitanti:
- S per specifico,
- m per misurabile,
- A per realizzabile,
- R per i realisti,
- T per Temporaneamente definito.
Qual è un risultato chiave?
Il successo di un risultato chiave contribuisce al raggiungimento dell'obiettivo a cui è connesso. Deve essere misurabile: è costituito da una misura e da un valore target.
Attenzione: a volte i risultati chiave vengono spesso confusi con i compiti, i mezzi/azioni implementati. Esempio: "Condurre una campagna di comunicazione" non è un risultato chiave mentre "Ottenere un tasso di consapevolezza del 20%" lo è. O ancora: "lanciare un nuovo prodotto" è un mezzo (o un'attività), "raggiungere una quota di mercato del 15% con il nuovo prodotto" è un risultato fondamentale.
È consuetudine definire 3 risultati chiave per obiettivo. L'importante è mantenerlo semplice ed efficiente utilizzando metriche sufficienti per essere pertinenti. Il numero corretto è solitamente compreso tra 2 e 5.
Differenze tra un KPI e un risultato chiave di un OKR : il KPI misura le prestazioni di un processo, un'attività, un servizio, una campagna, ecc. Il KPI può essere utilizzato come segnale di avvertimento, per identificare problemi e cosa necessita di miglioramento. Consente di monitorare e gestire un'attività tramite una dashboard. Il risultato chiave stabilisce un valore da raggiungere per partecipare al successo dell'obiettivo. Ha una forte dimensione manageriale essendo integrato in un sistema di gestione completo e coerente. La metrica utilizzata nel risultato può essere un KPI.
La formulazione dell'obiettivo è essenziale.
Esempi di obiettivi OKR:
Esempio 1 - Obiettivo : Diventa il leader nel suo mercato
- Aumentare il numero di prodotti commercializzati del 20%
- Ottieni una percentuale di successo dell'80% per le offerte
- Aumenta la soddisfazione del cliente al 75%
Esempio sul modello Excel fornito con la pratica scheda
Importante: gli obiettivi devono essere chiari, realistici, concreti… vedi il metodo SMART
Esempio 2 - Nel marketing digitale, per una strategia inbound:
Obiettivo : aumentare il numero di lead
- Diminuire la frequenza di rimbalzo dal 70% al 50%
- Aumenta il traffico del sito web da 500.000 visitatori a 700.000 visitatori
- Aumenta il numero di visualizzazioni di pagina per visita da 1,5 a 2,5
Esempio 3 - per aiutare a raggiungere gli obiettivi aziendali
Obiettivo : aumentare il fatturato
- Aumenta il tempo trascorso in visita dal 70% all'80%
- Migliora del 20% il tasso di conversione dei potenziali clienti in clienti
- Amplia il portafoglio clienti del + 20%
Vantaggi degli OKR
I vantaggi sono numerosi. Contribuiscono a rendere più efficiente l'organizzazione, in particolare:
- raggiunge obiettivi ambiziosi - posizionando l'azienda in modo sostenibile nella ricerca della performance.
- Coinvolgimento dei dipendenti - Gli OKR danno significato all'attività dei dipendenti con chiare priorità. Sanno che i loro sforzi quotidiani fanno parte del raggiungimento di un obiettivo che conoscono. La loro attività è completamente connessa con la strategia dell'azienda. Tutti i dipendenti stanno andando nella stessa direzione. Allo stesso modo, le squadre sono responsabili dei loro obiettivi.
- Agilità migliorata - l'azienda guadagna in agilità per adattarsi alle nuove condizioni nei suoi mercati e nel suo ambiente competitivo.
- Allineamento degli obiettivi - sia assicurata la coerenza tra i diversi livelli dell'azienda, rafforzando la sua capacità di raggiungere i suoi obiettivi superiori.
I criteri di successo degli OKR
Ecco i principi chiave affinché questo sistema sia efficace:
A livello dell'intero dispositivo:
- Lavora su cicli brevi : come i metodi agili, gli OKR tattici fanno parte di cicli brevi (generalmente trimestrali). L'efficienza sta nella reattività e nell'adattamento ai nuovi parametri che regolano un'attività. Stabilisci obiettivi intermedi.
- Limitati nel numero di OKR per rimanere concentrati sugli obiettivi critici: 5 OKR max per livello, da 2 a 5 risultati chiave per obiettivo.
- La trasparenza è essenziale. Gli OKR sono pubblici. Sono ampiamente diffusi e consultabili da tutto il personale. Questa trasparenza è un pilastro del sistema.
- Non collegare l'OKR alla valutazione delle prestazioni dei dipendenti . L'obiettivo è quello di unire gli sforzi verso un obiettivo comune e non solo quello di premiare/sanzionare le prestazioni individuali. L'OKR è uno strumento di gestione e non uno strumento di valutazione. In caso contrario, c'è il rischio che i dipendenti negozino con fermezza in modo che gli obiettivi siano raggiungibili. Una situazione lontana dai principi e dalle virtù del sistema: spingere le energie a superare se stesse!
- Avere obiettivi misurabili
In termini di risultati chiave:
- Usa misure che siano veramente… misurabili . Assicurati in anticipo che le informazioni sulla fonte siano disponibili. Non costruire fabbriche di gas per ottenere i dati. Allo stesso modo, quest'ultimo deve essere affidabile, indiscutibile.
- Scegli le misure che hanno il maggior impatto sull'obiettivo . La pertinenza del sistema è in discussione. I risultati chiave si basano sulle cause principali che hanno un impatto diretto. Per questo, Manager GO! consiglia di utilizzare strumenti come il diagramma di Ishikawa.
- Avere accesso ai valori di riferimento prima di ogni iniziativa. Portare la soddisfazione del cliente al 75%, sì, ma da dove si parte?
- Fissa obiettivi ambiziosi . L'obiettivo è tirare fuori il meglio da tutti: scatenare la creatività, aumentare l'impegno e il dinamismo… insomma, fare di questi indicatori una sfida quotidiana.
In Google è una questione di “stretch goal”: questi obiettivi devono portare i dipendenti fuori dalla loro zona di comfort, spingerli a realizzare cose che non hanno ancora fatto, o anche che non immaginavano. da fare… in questo contesto lo standard da raggiungere è il 70% dell'obiettivo (vedi il video di presentazione https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc). Se il 100% viene raggiunto regolarmente è perché l'obiettivo non è abbastanza ambizioso. Questo sistema può avere effetti perversi come la possibile demotivazione delle truppe. Una sfida è prima di tutto un traguardo da raggiungere. Se quest'ultimo è inaccessibile perché fare lo sforzo?
- Eseguire un follow-up regolare - anche se le misure sono stabilite trimestralmente, non aspettare la fine del periodo per vedere i risultati. Devono essere presenti nella mente di tutti ed essere oggetto di regolare monitoraggio. Ad esempio, segui l'andamento dei risultati durante un breve o un'altra opportunità di discussione in team.
Come implementare la metodologia OKR?
Non esiste una metodologia formalizzata per l'implementazione di un tale sistema di gestione. L'approccio OKR si basa su una serie di principi da integrare . Dobbiamo essere consapevoli che si tratta di un nuovo modo di concepire il funzionamento dell'organizzazione rispetto ai tradizionali sistemi di gestione. In quanto tale, il cambiamento è profondo, e quindi i rischi di resistenza sono reali.
Strategie e processi di implementazione
Cercare di imitare i predecessori (Google et Cie), non è necessariamente l'approccio giusto. Sarebbe meglio adatta il concept alle specificità della tua attività : struttura, cultura, mercati… Il “copia e incolla” in quest'area raramente funziona.
È consigliabile iniziare piccoli, localizzati e distribuire gradualmente gli OKR su una scala più ampia. Questa pratica facilita l'apprendimento e l'adozione del sistema. Sono quindi possibili due approcci:
- Inizia con il livello gerarchico più alto e distribuisci le pratiche verso il basso (approccio Top Down).
- Inizia con un team pilota (o servizio) prima di generalizzare gradualmente all'intera azienda.
L'implementazione è guidata da un project manager, con il supporto fermo e impegnato della direzione. Il progetto può anche essere completamente gestito da un gruppo di lavoro (o di riferimento). Come i metodi Agile, questi rappresentanti possono agire come "Campioni". Incarnano il nuovo sistema e contribuiscono alla sua adozione quotidiana in azienda.
La struttura degli OKR
- Definire l'obiettivo principale al più alto livello
Affidarsi alla visione e alla missione principale dell'azienda per definire un obiettivo coerente. Quest'ultimo stabilisce la direzione generale in cui l'intera azienda deve muoversi. È la base per allineare gli altri. Il deposito definitivo.
È un obiettivo a lungo termine. Il ciclo degli OKR strategici è stabilito nell'arco di un anno.
- Definire gli OKR trimestrali
Sono obiettivi tattici legati alle squadre. Per ogni trimestre passato, l'OKR viene rivalutato. Per stabilirli, i team si affidano a OKR strategici.
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