Promuovere l'efficienza, limitare inutili perdite di tempo, promuovere l'ergonomia, potenziare, incoraggiare il miglioramento continuo… L'approccio 5S non è privo di interesse. Perché e come implementarlo in azienda? Come guadagnare in efficienza e serenità sul lavoro grazie a questa metodologia collaudata? Quali sono i passaggi chiave del metodo 5S?
Presentazione del metodo
Progettata nell'ambito del sistema di produzione Toyota, la metodologia prende il nome dalla prima lettera di ciascuno dei 5 verbi d'azione giapponesi che riassumono i compiti essenziali da svolgere per migliorare il proprio ambiente e quindi guadagnare in efficienza:
- Seiri : ordina, elimina ciò che non è necessario,
- Seiton : riordinare, classificare, rendere ergonomico il posto di lavoro e l'ambiente di lavoro,
- Seiso : pulire, ripristinare,
- Seiketsu : mantenere l'ordine e la pulizia impostati con le prime 3 "S", rendere il processo quotidiano e ovvio,
- Shitsuke : monitorare e controllare l'applicazione del metodo, incoraggiare gli sforzi.
In inglese, si trova sotto il nome "5S 'system" - Sort, Straigthen, Standardize, Shine, Sustain. La versione francese prende il nome "ORDRE" per Ordinare, Riordinare, Spolverare, Rendere evidente, Essere rigorosi.
L'ordine delle azioni è importante. Iniziamo liberando (Seiri) per finire mantenendo il rigore riguardo alle buone abitudini appena acquisite (Shitsuke).
Obiettivi e sfide
Ogni passaggio - ogni azione corrispondente a una "S" specifica - ha uno scopo proprio. Il processo nel suo insieme ha anche interessi più generali per i dipendenti, il team o anche l'intera azienda, tra cui:
- migliorare il benessere e condizioni di lavoro,
- limitare gli sprechi di tempo ed energia legati ad un ambiente poco organizzato e/o sporco,
- ridurre entrambi i rischi psicosociali come infortuni sul lavoro, soprattutto nelle officine (assenza di parti incoerenti, ecc.),
- aumentare l'efficienza personale e collettivo, soprattutto nei team di progetto,
- promuovere la concentrazione ,
- potenziare gli impiegati,
- aumentare la qualità dei risultati ,
- eccetera.
Applicazioni del metodo 5S
Progettato originariamente per l'organizzazione di laboratori di produzione, questo strumento è ora utilizzato per l'ottimizzazione di qualsiasi spazio professionale. In primo luogo, gli uffici così come per l'efficienza personale di ciascuno.
È applicabile a qualsiasi tipo di azienda, qualunque sia la sua dimensione o settore di attività e può essere implementata in dipartimenti o su base individuale.
Implementazione di un'operazione 5S
Tutto inizia con un allenamento in 5 fasi. Una tappa importante per capire cosa dovranno fare i dipendenti dopo.
I gestori stabiliscono regole e principi di stoccaggio: assegnazione delle aree di stoccaggio, strumenti di classificazione disponibili o persino obiettivi di smaltimento o politica di riciclaggio.
Per coinvolgere i dipendenti, queste azioni assumono generalmente la forma di "grandi masse" con l'obiettivo di creare una certa emulazione.
Seiri - Treviri
L'idea è di liberarsi del superfluo, di togliere tutto ciò che non ha/non ha più il suo posto. È essenziale agire in modo logico:
- Gettare o riciclare quando possibile tutto ciò che non è stato utilizzato per più di un anno e non verrà più utilizzato,
- Ciò che rimane, archivia, archivia ciò che viene utilizzato meno di una volta al mese,
- Di ciò che rimane, riponi nelle vicinanze ciò che viene utilizzato meno di una volta alla settimana (armadio dell'ufficio, scaffale, ecc.),
- Di ciò che rimane, riponi sulla postazione di lavoro ciò che viene utilizzato meno di una volta al giorno (cassetto scrivania, ecc.),
- Di ciò che rimane, tieni sulla scrivania direttamente in vista, ma riponi ciò che viene utilizzato meno di una volta all'ora (cartelle sulla scrivania, panche, portapenne, ecc.),
- Tutto ciò che viene utilizzato almeno una volta all'ora è a portata di mano o anche sul dipendente (computer, telefono, auricolari, cuffie, occhiali, ecc.).
Seiton - Ranger
Logicamente derivando dal passaggio precedente, arriva lo stoccaggio. L'idea qui è quella di progettare uno spazio di lavoro ergonomico ed efficiente dove tutto ha un posto ben definito per facilitarne l'uso. In tal modo :
- organizza il tuo spazio di lavoro - ufficio e stanza - in modo ergonomico (a seconda dello spazio disponibile, delle persone nella stessa stanza, delle aperture, dell'uso, del volume o del peso degli oggetti, ecc.)
- definire regole di conservazione chiare e precise,
- rendere logiche le posizioni di stoccaggio degli strumenti e delle attrezzature (in base alla loro frequenza di utilizzo, alla loro posizione di utilizzo, ecc.),
- classificare i file per colore corrispondente ad un codice definito a priori e condiviso da tutti,
- mantenere le regole di arrangiamento visibili, accessibili a tutti.
Seiso - Pulisci
Una volta che tutto è in ordine, è più facile pulire i locali. La pulizia è un elemento importante del principio. La pulizia aiuta a prevenire malfunzionamenti per quanto riguarda i beni di produzione, mette in sicurezza i locali e mantiene l'ambiente di lavoro all'interno. Qui è indicato a:
- pulire, rimuovere la polvere, pulire oggetti e attrezzature,
- ispezionare, rilevare e correggere le anomalie,
- riparare, restaurare,
- facilitare la pulizia.
Seiketsu - Mantenere l'ordine
Una volta che tutto è stato ordinato, riposto e ripulito, questo nuovo ordine deve essere mantenuto. Questo è l'obiettivo di questa quarta "S":
- ricorda che lo smistamento, lo stoccaggio e la pulizia devono essere effettuati giornalmente e non una tantum.
Shitsuke - Segui
Questo metodo è efficace solo se vengono rispettati i suoi precetti illustrati dalle precedenti 4S. Questo è il significato di questa quinta S:
- garantire che la metodologia sia applicata rigorosamente, mantenendo al massimo la motivazione, l'energia e il dinamismo delle truppe su questa materia.
