Struttura ulteriormente la tua organizzazione e diventa più efficiente con il metodo Zen To Done: scopri le 10 abitudini che ti aiuteranno a liberare la mente dal peso della confusione e della dispersione, anche del burnout. Ecco un metodo di organizzazione semplice, molto ispirato al metodo GTD pur essendo più personalizzabile e più orientato all'azione: il metodo Zen To Done o ZTD.
Conosci lo strumento di organizzazione personale Getting Things Done, ecco una versione complementare semplice e pratica basata su 10 abitudini da adottare per essere più efficienti e meglio organizzati nella tua vita quotidiana, personale o professionale che sia.
Presentazione del metodo ZTD
L'approccio trova la sua ispirazione nella sorella maggiore, il metodo GTD. Come quest'ultimo, fa affidamento sull'adozione di nuove abitudini per aumentare la sua efficienza su base quotidiana. Tuttavia, preferisce l'azione nel presente piuttosto che pianificare e concentrarsi su un'abitudine su cui lavorare prima di passare alla successiva.
Creato da Léo Babauta, giornalista e padre impegnato di 6 figli, il metodo è soprattutto pragmatico. Sopraffatto dalle dozzine di cose che doveva fare, dimenticava regolarmente alcuni elementi e alla fine era relativamente improduttivo. Ha gradualmente cambiato le sue abitudini e così ha sviluppato il metodo ZTD.
L'obiettivo è quello di dedica abbastanza tempo all'apprendimento e alla pratica di un'abitudine prima di passare a un'altra. Questo per evitare di disperdersi in tutte le direzioni pur sapendo che sarà difficile raggiungere tutti gli obiettivi prefissati.
Léo Babauta afferma che è meglio porsi un obiettivo di nuova abitudine all'anno, anche se significa scomponerlo in più sotto-obiettivi, e attenersi ad esso piuttosto che sperare di poter cambiare più comportamenti contemporaneamente e molto sentirsi rapidamente superato, anche oberato di lavoro!
Vantaggi di ZTD
Il metodo è complementare a NERAC e GTD, altri 2 strumenti per ottimizzare l'organizzazione e l'efficienza e ha i suoi vantaggi, come:
- concentrati su un'abitudine lavorare contemporaneamente,
- concentrati sull'azione : raggiungi i tuoi obiettivi in modo semplice ed efficiente,
- pianificare e organizzare in modo più strutturato,
- semplificare le cose il più possibile,
- dare più importanza a raggiungimento degli obiettivi uno dopo l'altro. L'importante non è il tempo impiegato per raggiungerli - entro limiti ragionevoli, ma il fatto di raggiungerli.
Le 10 abitudini del metodo Zen To Done
Ognuna delle 10 abitudini definite nel processo deve essere elaborata e implementata una dopo l'altra. L'idea è di rimanere concentrati su uno di essi per 1 mese per studiarlo e metterlo in pratica in modo efficace prima di passare al successivo.
Non devi lavorare sulle 10 abitudini. Identifica quelli che ti si addicono di più o di cui hai effettivamente bisogno per svilupparli e assegna loro la priorità. Puoi farlo nell'ordine che preferisci, purché ti concentri su un elemento alla volta.
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Raccogliere
Come per molti metodi organizzativi, la prima abitudine da prendere è quella di annotare sistematicamente e man mano che si presentano, le missioni affidate e/o da svolgere. Può essere su un notebook sempre a portata di mano, tramite 1 applicazione per smartphone, un cloud, ecc. È importante avere uno strumento semplice, facile da usare e da portare ovunque tu sia. La cosa principale è poter annotare ovunque e sempre su un unico supporto.
L'obiettivo è quello di raccogli in un unico posto l'elenco dei compiti che devi portare a termine per liberare la mente dal peso delle cose da ricordare e da ogni confusione tra scadenze, tempistiche, ecc. o anche evitare di perdere certi post-it o altri piccoli pezzi di carta su cui avevi scritto informazioni importanti su un particolare compito.
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Trattare
Si tratta allora di prendere una decisione rapida di fronte a tutti gli elementi raccolti in modo da non consentire l'accumulo di attività, e-mail, lettere, ecc. Nel suo approccio, Léo Babauta suggerisce di trattare le informazioni quotidianamente procedendo come segue:
- affrontare immediatamente ciò che si può fare e che richiede solo poco tempo (meno di pochi minuti): risposta facile e veloce a un'e-mail, una lettera, ecc.; archiviazione documenti; eccetera.
- eliminare ciò che non deve essere: documenti elaborati, bozze, e-mail non interessanti, ecc.
- delegare o pianificare ciò che non può essere fatto al momento (puoi farlo usando la matrice di Eisenhower).
L'obiettivo è non avere più nulla nel tuo centro di raccolta: casella di posta elettronica, pila di fogli, taccuino, ecc.
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Piano
Questa abitudine consiste in crea un elenco settimanale dei tuoi compiti più importanti . Inoltre, quotidianamente, stabilisci i primi 3 tra questi elementi importanti: 3 cose che vuoi ottenere più delle altre e che pianificherai subito nella tua agenda della giornata per realizzarle concretamente nel minor tempo possibile.
L'idea è di iniziare fin dall'inizio della giornata per liberarsene il più rapidamente possibile e andare avanti. La pianificazione aiuta a limitare la procrastinazione e a vedere chiaramente cosa è stato realizzato e cosa resta da fare.
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Agire
Questo metodo consiglia una modalità operativa sequenziale: trattare una cosa alla volta concentrando tutta la tua energia e attenzione su un singolo compito. Se per te questo è difficile, puoi affidarti al metodo Pomodoro, che ti permette di focalizzare la tua attenzione per un periodo di tempo definito.
Consiglio: limita le interruzioni per essere il più efficiente possibile: disattiva la suoneria del tuo smartphone e le varie notifiche, inoltra il telefono fisso all'interno di un dipendente, chiudi la porta dell'ufficio, ecc.
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Uno strumento semplice e affidabile
Come parte di un approccio Zen To Done, è importante configurare un sistema semplice, efficiente, adatto al tuo funzionamento e affidabile.
Prenditi il tempo per pensare attentamente prima di iniziare a usare questo o quel processo, perché una volta che la tua abitudine è iniziata, sarà difficile per te cambiarla. Lo strumento che scegli deve essere facile da usare, accessibile ovunque e in qualsiasi momento, affidabile e consentire aggiornamenti regolari senza timore di perdita di dati.
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Organizzare
Il tuo ambiente deve essere favorevole al lavoro, la tua organizzazione semplice, strutturata ed efficiente. Il tuo spazio di lavoro deve essere il più ergonomico possibile.
Riordina la tua scrivania - stanza e piano di lavoro, ripulisci il tuo computer (cancella file superflui, obsoleti o duplicati, ecc.), getta nella spazzatura - fisica o virtuale - tutto ciò che non è necessario, appesantisce lo spazio e sconvolge il tuo cervello.
Organizza, ordina, classifica i tuoi documenti: questo comporta anche una classificazione finemente strutturata dei tuoi file digitali, e-mail, ecc. Questo libera la tua mente dal peso di quegli oggetti che sai che devono essere riposti e ti eviterà di cercare un documento per ore.
Il tuo ambiente di lavoro dovrebbe essere ergonomico, strutturato, visivamente rilassante e favorevole alla concentrazione.
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Fai il punto
Una delle basi del metodo ZTD è mantieni il tuo sistema sempre operativo e aggiornato. Per fare ciò, è essenziale eseguire regolarmente:
- assicurati che i tuoi compiti prioritari siano ben integrati nella tua agenda,
- fai il punto sui tuoi compiti, i tuoi progressi, le tue scadenze,
- ottimizzare la tua agenda,
- aggiornare i tuoi obiettivi a lungo termine.
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Semplificare
Un altro fondamento del metodo è la semplificazione. Nei processi, ma anche negli obiettivi. Léo Babauta si propone quindi di:
- Limita il numero di attività : ordina tutti gli elementi che hai inserito. Alcuni si sovrappongono, altri sono inutili. Priorità. Sapere come concentrarsi sull'essenziale e su ciò che è più importante è essenziale.
- Sa come dire di no : Non impegnarti a fare qualcosa che ti metterà in imbarazzo o metterà a dura prova il resto del tuo lavoro, a meno che non sia un obbligo, una priorità assoluta o un'emergenza.
- Ridurre le dispersioni : concentrati sull'essenziale, evita di disperderti iscrivendoti a troppe fonti di informazione. Concentrati sulla qualità rispetto alla quantità.
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Prepara i rituali
Una chiave per cambiare con successo le tue abitudini è '' stabilire routine quotidiane. Questi rituali regolari ti costringeranno a compiere determinate cose, ti rassicureranno che stai progredendo, ma ti renderanno anche più efficiente. Loro possono :
- dai il via alla tua giornata : controlla la tua agenda, definisci le tue 3 attività quotidiane importanti, ecc.
- concludi la tua giornata lavorativa : aggiorna la tua matrice NERAC, prepara i file del giorno successivo, ecc.
- ritma il tuo lavoro durante la giornata : orari specifici dedicati all'elaborazione delle tue email, ecc.
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Trova la tua passione
Il piacere rende i compiti meno restrittivi e trasforma il lavoro. Occupando una posizione che ti incanta e ti si addice, guadagnerai in efficienza. Inoltre, se hai una passione o un hobby, farai in modo di bandire la procrastinazione e completare i tuoi vari compiti in modo da poterti dedicare del tempo. Sarà la tua motivazione, la tua ricompensa per il lavoro svolto.
L'obiettivo è quindi definire ciò che ti motiva, ciò che ti dà energia, ciò che ti entusiasma e farne, se non la tua carriera, un hobby al quale ti impegnerai a mantenere il tuo equilibrio interiore.
