Organizzarsi nel modo in cui si fanno le cose quotidianamente e gestire con giudizio il tempo che si ha a disposizione permette di guadagnare in efficienza e serenità. Il metodo NERAC è uno strumento semplice e interessante da conoscere in questo contesto. Perché e come usarlo?
Presentazione della matrice
I metodi di ottimizzazione dei tempi e di organizzazione sono abbondanti: to-do list, Pomodoro, GTP, matrice di Eisenhower… Ognuno ha la sua metodologia e un obiettivo specifico. Il metodo NERAC è uno strumento operativo molto facile da usare che ti permette di aumentare la tua efficienza professionale pianificando per iscritto il tuo lavoro, in particolare i compiti da svolgere.
La matrice prende il nome dall'acronimo che la definisce e che significa:
- N - Nota
- E - Stima
- R - Prenota
- A - Arbitrato
- C - Verifica
Vantaggi e limiti del metodo
Interessi della matrice
- gestisci meglio il tuo tempo,
- dare priorità ai suoi compiti,
- limitare la procrastinazione,
- disperdere di meno,
- bilancia il tuo tempo di lavoro,
- guadagnare serenità.
Punto di vigilanza
Come con qualsiasi strumento di gestione del tempo e organizzazione, la cosa più difficile qui è mostrare coerenza e perseveranza.
Come usare la matrice NERAC?
Si tratta di creare una dashboard composta da 5 colonne principali, ciascuna corrispondente ad una lettera dell'acronimo - e quindi ad una specifica azione.
Ti assicurerai di avere sempre a portata di mano questa matrice in modo da poter registrare nuove attività man mano che si presentano per un'efficienza ottimale.
Da notare
Questo è il primo passo del metodo. Imposta orari regolari - giornalieri, settimanali, mensili - per riempire la tua matrice e aggiornarla.
Elenca tutte le attività che devi svolgere senza preoccuparti di quando sono dovute e/o di quanto siano importanti o urgenti.
Una volta completata e implementata la tua matrice, è essenziale annotare i nuovi compiti da svolgere man mano che si presentano senza andare oltre nella tua analisi - gli altri 4 punti della matrice - E, R , A e C - saranno definito durante il tuo tempo dedicato all'aggiornamento della tua tabella. Le nuove tecnologie e le loro numerose applicazioni e strumenti sono di grande utilità qui.
Puoi utilizzare un elenco di cose da fare per definire le attività che devi svolgere.
Stimare
Quindi stima il tempo che dedicherai a ciascuna delle attività sopra elencate. La tua stima deve essere il più accurata possibile per essere ottimale. Per questo, puoi fare affidamento sulla tua esperienza o anche utilizzare la legge di Pareto che prevede, tra l'altro, che il 20% dei compiti produce l'80% dei risultati.
Si consiglia quindi di non sopravvalutare la durata di un compito. Infatti, se ci basiamo sul principio che qualsiasi compito richiederà il tempo che gli avremo assegnato (legge di Parkinson) combinato con la legge di Pareto, concedere un lungo periodo di tempo per l'esecuzione di un'attività non aumenterà la tua efficienza.
Fai attenzione a non concedere troppo tempo per completare le tue attività. Vai al punto. Questo ti eviterà di perdere/perdere tempo prezioso.
prenotare
Questo passaggio ti consente di pianifica gli imprevisti ed evita di dover riorganizzare la tua agenda non appena accade qualcosa di imprevisto. Due possibili opzioni:
- Riservare un periodo di tempo aggiuntivo (si consiglia di aggiungere il 40% del tempo totale inizialmente previsto) per l'esecuzione di un compito in modo da superare eventuali complicazioni che possono sorgere e poter così analizzarle e trattarle con la massima calma possibile.
- Assegna uno specifico slot giornaliero/settimanale per la gestione degli imprevisti.
Solo 4-5 ore della giornata sono dedicate alle attività che sono state pianificate. Il resto viene utilizzato per gestire eventi imprevisti - difficoltà impreviste, emergenze, interruzioni, PPF, ecc.
Arbitrare
Il prossimo passo è pianificare, stabilire le priorità, determinare se un'attività è importante e/o urgente. La casella principale può quindi essere suddivisa in 4 sottocaselle in cui riporterai il grado di importanza, l'urgenza, la scadenza nonché la decisione che prendi in merito a tale compito, se applicabile.
Per fare ciò, puoi utilizzare, ad esempio, la matrice di Eisenhower che ti consente di classificare le tue diverse attività in 4 categorie, in base al loro grado di urgenza e importanza:
- Importante e urgente: da fare
- Importante, ma non urgente: pianificare
- Non importante, ma urgente: da delegare
- Non importante e non urgente: rimandare o addirittura abbandonare
Controllo
L'ultima fase consiste nel fare il punto sul lavoro svolto con l'obiettivo di una ottimale efficienza e serenità:
- convalidare i compiti svolti,
- monitorare il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle scadenze e delle scadenze,
- pianificare ciò che deve essere,
- adeguare i tempi e le scadenze se necessario,
- eventualmente delegato,
- trarre le conseguenze di eventuali deviazioni e regolare il modo in cui si opera.
Quest'ultima fase ti permette di analizzare il tuo modo di operare, identificare i fattori di successo così come possibili interruzioni e altre distrazioni improduttive, affinare il tuo senso dell'organizzazione e il modo in cui percepisci e pianifichi i tuoi progetti e altre attività.
L'obiettivo è rimandare il meno possibile per evitare di sprecare tempo ed energie senza cadere nel burnout.
Esempio di una matrice NERAC
Ecco un esempio semplicissimo di dashboard prodotto con il metodo NERAC:
Questo file è referenziato in: Efficienza del manager - Organizzazione del manager: sapersi organizzare per guadagnare in efficienza - Gestione del tempo: efficienza, produttività e serenità
