Che cos'è la gestione amministrativa?
Non hai nulla da guadagnare in termini di fatturato, ma una buona gestione amministrativa della tua attività è fondamentale per condurre la tua attività in tutta tranquillità. La gestione amministrativa in un'azienda si riferisce a tutte le formalità e i compiti necessari e obbligatori, per essere in regola con la legge e con i tuoi obiettivi strategici.
Copre le seguenti aree:
- Responsabilità : redazione e invio preventivi e fatture, solleciti clienti debitori, pagamento fatture, dichiarazioni periodiche fatturato e IVA, versamento contributi sociali, approvazione e deposito bilanci annuali, pagamento imposte, ecc.
- Risorse umane : assunzione e risoluzione dei contratti, buste paga e oneri sociali, piano ferie, sostituzioni in caso di assenza, gestione del contenzioso e del lavoro, monitoraggio della formazione obbligatoria…
- Acquisti e vendite : ordini fornitori, gestione scorte, servizio post vendita, ecc.
3 obiettivi:
Gestire bene il tuo lavoro amministrativo limita i tuoi rischi e ha 3 obiettivi principali.
Non sprecare soldi inutilmente
La vendita dei tuoi prodotti o servizi è il cuore della tua attività. Sono le tue vendite che guadagni, per guadagnare e crescere. Peccato perdere inutilmente… La cattiva gestione amministrativa è fonte di perdite finanziarie.
Illustrazioni: un buon monitoraggio dei crediti dei clienti limita il rischio di debiti non pagati; il rispetto dei termini di legge nell'ambito dei vostri obblighi fiscali e sociali consente di evitare sanzioni tardive.
Mantieni la tua produttività
Per ottenere prestazioni, è necessario essere efficienti dal punto di vista operativo. Una buona organizzazione nella tua azienda è essenziale per questo scopo e la tua gestione amministrativa ha molto a che fare con questo … Con una buona organizzazione amministrativa, l'azienda assicura che i documenti e i file essenziali per la sua attività siano conservati. Nessun rischio di perdita o distruzione, la tua produttività è preservata.
Guadagna serenità
Quando l'amministrazione si accumula, la mente dell'imprenditore diventa torbida. Libera la tua mente eliminando le preoccupazioni amministrative, per andare avanti in modo più calmo ed efficiente.
Illustrazioni: pagare puntualmente le bollette evita spiacevoli solleciti da parte dei creditori (fornitori o pubbliche amministrazioni); gestire bene il proprio personale consente di limitare i rimedi e le procedure legali; mantenere la posta senza intoppi impedisce che si accumuli sulla scrivania.
3 sfide:
Devi conciliare 3 problematiche per ottimizzare la gestione amministrativa della tua attività:
- Da fare velocemente : Sii reattivo e gestisci il lavoro amministrativo senza perdere tempo: dedicherai il tuo risparmio di tempo a compiti a più alto valore aggiunto.
- Gestisci in modo affidabile : la velocità non equivale alla fretta… Non sbagliare andando troppo veloce, le conseguenze sono spiacevoli - devi rifarlo, paghi sanzioni…
- Limita i costi : perché la gestione amministrativa non ti fa risparmiare direttamente, cerca di ridurre i costi almeno.
Esternalizzare o gestire internamente: il saldo dei costi in gioco
L'amministrazione è il cruccio di molti leader aziendali. Concentrato sul tuo core business, ti mancano il tempo e l'interesse per questi compiti scoraggianti e che richiedono tempo. Buone notizie, esistono soluzioni - alcune innovative - per ottimizzare (cioè accelerare e rendere affidabile) la gestione amministrativa della tua attività!
2 alternative : esternalizzare (parzialmente o totalmente) con fornitori di servizi, eventualmente in maniera dematerializzata, dietro compenso; mantenere il controllo internamente utilizzando strumenti software ad hoc , con tempo e competenza.
Gestione in outsourcing: l'ambito della delega e la scelta dei fornitori di servizi
Innanzitutto è bene ricordare una verità sconosciuta: nessuna legge obbliga l'azienda ad avere un dottore commercialista. Ma la società in pratica, a seconda della sua forma giuridica, è soggetta al rispetto di obblighi contabili, sociali e fiscali.
In assenza di competenze (e/o tempo), il dottore commercialista è un valido alleato nel rispettarle. Quando si tratta di stabilire un bilancio o un pacchetto fiscale, ad esempio, è difficile per il profano affrontarlo. Il vantaggio del dottore commercialista: attraverso la lettera di incarico, gli affidi un'ampia gamma di compiti amministrativi, tenendo conto delle tue esigenze.
Esempio: il contabile può occuparsi di alcuni compiti in materia di contabilità ma anche in materia di risorse umane, in particolare le buste paga.
Un altro fornitore di servizi può sollevarti dal tuo lavoro amministrativo, per quanto riguarda le risorse umane: la società di reclutamento trova e mantiene i migliori candidati, quindi supporta la loro integrazione nella tua azienda.
Tieni presente che il ruolo di questo fornitore di servizi è limitato. Sei responsabile delle formalità legali e contabili una volta che il nuovo dipendente è in servizio .
Un avvocato, ad hoc, può aiutarti su diverse questioni amministrative: consulenza strategica o gestione del contenzioso, in particolare.
Da notare : alcuni fornitori di servizi esterni sono specializzati nell'assistenza amministrativa remota o in loco. Decidi tu con il fornitore di servizi l'ambito della sua missione, a seconda del tuo budget.
Gestione amministrativa interna: gli strumenti indispensabili
Oltre alle missioni delegabili, altri compiti amministrativi restano di competenza dell'azienda internamente. Alcuni dirigenti assumono appositamente per questo, altri decidono di gestire da soli, principalmente per contenere i costi.
Da notare : il microimprenditore, soggetto a ridotti obblighi amministrativi, ricorre raramente a un fornitore di servizi esterno. Il leader di TPE, allo stesso modo, tende a non creare un dipartimento dedicato all'amministrazione.
Per ottimizzare la gestione amministrativa della tua azienda ad un costo inferiore, sfrutta le piattaforme dedicate di tipo SaaS:
- software di recupero crediti per automatizzare i tuoi promemoria,
- una soluzione di fatturazione per risparmiare tempo nella modifica delle fatture,
- uno strumento di gestione delle paghe e delle risorse umane,
- un ERP per centralizzare i tuoi dati e gestire efficacemente la tua gestione amministrativa complessiva.
