I 5 passi per risolvere un problema
Ti trovi di fronte a un problema e non sai come risolverlo.
Direttore VAI! ti offre un processo facile da usare.
Un metodo che troverà il suo posto nella cassetta degli attrezzi del tuo manager.
Vedi anche l'infografica che riassume il processo.
| Passi | Gli strumenti da usare |
| 1 - Definire il problema da trattare | Metodo CATWOE - Brainstorming - Brainstorming inverso - QQOCQP - diagramma di affinità - metodo CIRCEPT - diagramma di Pareto (20/80) |
| 2 - Identificare le cause | Brainstorming - Diagramma di Ishikawa - QQOCQP - Diagramma delle relazioni - MECE |
| 3 - Trova una soluzione | Brainstorming - Brainstorming inverso - matrice decisionale - analisi del valore - diagramma ad albero - CIRCEPT - metodo SCAMPER - metodo ASIT - MECE - matrice discovery |
| 4 - Azioni di lancio: implementare la soluzione scelta | Piano d'azione - Pert - pianificazione Gantt |
| 5 - Monitorare l'efficacia della soluzione e la sua implementazione | Cruscotto - Foglio di registrazione - grafico di Pareto (20/80) |
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Definisci il problema da trattare
Il primo passo è quello di integrare correttamente i dettagli del problema da risolvere. E soprattutto di non confondere il problema con i suoi sintomi.
È opportuno porre il problema per comprendi tutte le sue dimensioni e raccogliere quante più informazioni possibili che faciliteranno la ricerca delle cause.
A seconda dell'entità del problema, coinvolgere dipendenti di diversi reparti per ampliare il punto di vista sulla questione.
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Identificare le cause
Ecco un passaggio chiave, la ricerca delle cause impattanti. Un punto importante è separare la ricerca dalla selezione . Il primo chiede di essere esaustivo elencando tutte le possibili cause che influiscono sul problema. La seconda, più analitica, mira ad individuare quelle che hanno un peso sufficientemente significativo per essere trattate.
Come spesso, il diavolo è nei dettagli. A prima vista, l'origine del problema può sembrare ovvia. Eppure… dobbiamo sempre diffidare dell'ovvio.
Per la ricerca, crea un elenco utilizzando metodi come il brainstorming o QQOQCP. Non trascurare nulla. Di nuovo, una causa apparentemente innocua può benissimo svolgere un ruolo centrale nella problematica trattata.
Per la selezione, valuta e classifica ogni opzione. Il diagramma di Ishikawa è uno degli strumenti più adatti a questo compito.
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Trovare una soluzione
Come prima, questo passaggio si divide in 2 fasi: ricerca e selezione utilizzando strumenti come il brainstorming, quindi utilizzando metodi di supporto alle decisioni, come la matrice decisionale.
La scelta della soluzione tiene conto criteri diversi quali facilità e velocità di attuazione, costo, competenze da mobilitare, rischi di effetti collaterali. Finalmente, non è necessariamente quello con il maggior impatto che verrà scelto . A volte è meglio conservare un insieme di soluzioni secondarie facili e veloci da implementare piuttosto che una sola, di sicuro impatto, ma pesante e costosa da implementare.
In alcuni casi, la decisione può essere convalidata da un test prima della sua generalizzazione. La sperimentazione è sempre un ottimo modo per verificare la pertinenza di una decisione.
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Azioni di lancio: implementare la soluzione scelta
Una volta che hai fatto la tua scelta, è il momento di agire. Una buona preparazione massimizza la qualità della distribuzione. Tutto inizia fissando obiettivi per garantire l'efficacia delle azioni.
Attenzione a tener conto dei fenomeni di resistenza al cambiamento.
Vi invitiamo a consultare il nostro fascicolo relativo alla pianificazione delle azioni e dei relativi mezzi.
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Monitorare l'efficacia della soluzione e la sua implementazione
Il lancio di azioni non può esistere senza un monitoraggio preciso attraverso una dashboard. Presta attenzione a non confondere l'efficacia delle azioni rispetto agli obiettivi che sono stati loro assegnati - e che ne garantiscono la corretta attuazione - con l'efficacia della soluzione per risolvere il problema iniziale .
Nel primo caso si valuta l'implementazione di una soluzione; nel secondo, la rilevanza della sua scelta di risolvere il problema.
Computer grafica in sintesi
Vedi anche il metodo 8D completo - un approccio integrato alla risoluzione dei problemi o il metodo ABCDE.
E dopo…
Se il problema non viene risolto, il ciclo deve essere riavviato da zero con i risultati registrati nell'ultimo passaggio come dati di input.
Ulteriori consigli
Ecco alcuni punti da considerare.
Non saltare la fase di indagine per trovare una soluzione
L'analisi di un problema è un prerequisito essenziale prima di cercare di risolverlo. Infatti, senza un minimo di comprensione, il rischio è mettere una benda su una ferita prima di vederla riaprirsi. Il che equivale a non curare la causa, ma gli effetti, e quindi sperimentare ancora una volta l'apparenza di ciò che si sta cercando di evitare.
Anche se la soluzione sembra ovvia, non fare a meno di una fase di esplorazione
Attenzione alle scorciatoie. Recitare va bene, ma agire in modo coerente ed efficace è ovviamente meglio.
Durante le fasi di comprensione del problema e ricerca delle cause
In caso di più problemi, concentrati sulla risoluzione del più semplice prima di affrontare il più complesso
È mentalmente più comodo e motivante iniziare con il più semplice. Ancora di più se lavori in squadra. Il gruppo ha bisogno di sentirsi sicuro e in qualche modo riscaldato prima di affrontare questioni più complicate.
Non eliminare subito le cause che a prima vista sembrano fantasiose
Questa è una regola d'oro: no apriori ! In tal caso rischi di perdere il punto più importante.
Un consiglio: diversificare i profili (diversi background, professioni, funzioni, posizione gerarchica, ecc.) che costituiscono il gruppo di lavoro per mantenere una certa apertura all'interno del gruppo.
Non lavorare su tutti gli aspetti di un problema contemporaneamente.
Dividili in sotto-parti per elaborarli prima di rimettere tutto insieme. È più facile ed efficiente farlo.
Nota il problema in bianco e nero
La scrittura ti permette di mettere giù le cose e stimolare altre parti del tuo cervello. In un gruppo, l'ideale è usare una lavagna a fogli mobili per notare il problema. Quindi, quando si cercano le cause, poi le soluzioni, la questione centrale non si perde di vista. Rimane al centro delle riflessioni.
In un gruppo di lavoro, nominare un facilitatore
Un gruppo di lavoro non può autoregolarsi (rivalità emergenti, difesa di posizioni personali, ecc.). L'animazione gioca un ruolo centrale mettere il gruppo in condizioni favorevoli alla produzione.
La rappresentazione grafica o sotto forma di tabella delle cause individuate è un vero aiuto per trovare una soluzione
Allo stesso modo in cui è importante annotare il problema nero su bianco, è rilevante utilizzare mezzi visivi per identificare e classificare le cause.
Suggerimento: il diagramma a lisca di pesce è molto interessante per questo.
Quando si ricerca e si implementa la soluzione
Non dimenticare il parametro "costo" nella valutazione delle soluzioni
Studia bene impatti finanziari diretti e indiretti di ciascuna alternativa: il costo di implementazione, funzionamento, ecc. sentiti libero di soppesare il costo rispetto al beneficio. Vedere un calcolo della redditività o da ritorno sull'investimento per quote consistenti.
Impostare indicatori per monitorare e valutare l'efficacia della soluzione
Il lavoro non si ferma dopo aver implementato la risposta scelta. Per motivi di miglioramento continuo - come ruota libera , è necessaria la definizione di indicatori.
Sono possibili 2 tipi di indicatori:
- indicatori di direzione: sono quelli che ti fanno sapere che la soluzione è a posto correttamente.
- indicatori di risultato: per essere sicuro di aver scelto la soluzione giusta.
Impara di più riguardo indicatori di prestazione.
Lo sviluppo delle misure viene effettuato prima della fase di azione.
Prenditi cura dell'implementazione della soluzione
Hai trovato la soluzione perfetta? Perfetto. Il prossimo passo richiede altrettanto coinvolgimento per progettare un efficace piano di attuazione.
Qualche lettura
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Risoluzione dei problemi: metodi, strumenti, feedback
