In termini di gestione del tempo e organizzazione, la matrice di Eisenhower è uno strumento essenziale e di facile utilizzo. I suoi quadranti facilitano il supporto decisionale per dare priorità alle attività. Scopri quali sono i campi di applicazione e come utilizzarlo in modo efficace.
Presentazione del metodo
Molti metodi, prima di essere utilizzati dai manager, erano strumenti di strategia militare. È il caso di questa matrice immaginata da Dwight David Eisenhower.
Oltre ad essere stato il 34° presidente degli USA, Ike del suo soprannome, era un campione di tutte le categorie in termini di produttività. E questo, in vari campi. Il suo segreto? Uno strumento - una matrice più precisamente - che consente di stabilire le priorità in modo semplice ed efficace secondo due assi: Importanza e Urgenza. Ciò consente di disegnare 4 quadranti distinti:
- Quadrante 1 : compiti importanti e urgenti,
- Quadrante 2 : compiti importanti, ma non urgenti,
- Quadrante 3 : compiti non importanti ma urgenti,
- Quadrante 4 : Compiti non importanti e non urgenti.
L'urgente + / importanza + dial è ovviamente la massima priorità in termini di trattamento. Compiti che non sono né urgenti né importanti non rientrano negli obiettivi prioritari. Possono anche essere abbandonati se sono davvero inutili.
Aree di applicazione
Questa ben nota classificazione è applicabile in molti ambiti, sia nella vita professionale che nella vita privata:
- gestione del tempo,
- organizzazione del suo lavoro,
- priorità,
- il processo decisionale ,
- delega a terzi…
Interessi e limiti
Questo metodo ha il vantaggio di riflettere sulla priorità delle proprie azioni e fare un passo indietro rispetto a quest'ultimo.
Tuttavia, la semplicità mostrata a prima vista è in qualche modo un'illusione. In effetti, è spesso riduttivo classificare i compiti da svolgere sotto questi 2 assi. Inoltre, il lato soggettivo del nostro giudizio può essere rapidamente un freno quando i compiti non hanno una scadenza precisa o quando si tratta di determinare l'importanza o meno di un'azione da svolgere.
Pertanto, questa matrice è il punto di ingresso per un'analisi il cui obiettivo per il manager è in particolare definire i compiti da delegare. A seconda del tempo a disposizione e del grado di importanza dell'azione da intraprendere, può decidere le parti che può affidare ad uno o più collaboratori. L'obiettivo è mantenere il controllo del proprio carico di lavoro e utilizzare con saggezza il suo valore aggiunto.
Come usare la matrice di Eisenhower?
I 2 assi - importanza e urgenza - consentono di definire 4 quadranti ciascuno determinando il carattere degli elementi che lo compongono secondo questi 2 criteri.
L'importanza si riferisce ai compiti che ti fanno andare avanti. Si basa sull'impatto di quest'ultimo su altri elementi, ma anche sul valore aggiunto che apporta la sua realizzazione.
L'urgenza si riferisce a compiti che richiedono la tua attenzione immediata e si basa sul tempo necessario per completare questi ultimi e sulle loro scadenze. A volte è difficile definire se un articolo è urgente o meno, poiché spesso dipende da fattori esterni. Inoltre è molto soggettivo: il grado di urgenza varierà da persona a persona a seconda di come si sente riguardo al compito in questione, legato al proprio stato di stress, alle proprie capacità, alla propria esperienza, al proprio modo di operare, ecc.
Pertanto, per riempire la matrice in modo efficiente, è essenziale essere oggettivo e basarsi su elementi di fatto e concreti per quanto possibile.
Da notare che l'importanza prevale sull'urgenza.
Quadrante 1: compiti importanti e urgenti
Elenca qui:
- compiti che richiedono attenzione e azione super veloci - anche immediato,
- il elementi che hanno un impatto sui tuoi obiettivi ,
- il elementi che hanno conseguenze dirette sullo stato di avanzamento di un progetto ,
- un Problema da risolvere urgentemente - conflitto, crisi, ecc. -
- il chiamate/e-mail importanti che devono essere gestite rapidamente …
Alcune attività si trovano qui perché non sono pianificate in modo efficiente. Questo può essere il caso della produzione di un report o di un report che hai continuamente segnalato - che inizialmente sarebbe stato collocato nel quadrante 2 o 3 a seconda dei casi - e la cui scadenza e importanza non ti lasciano altra scelta che farlo una priorità d'ora in poi, posizionarsi nel quadrante 1.
Quadrante 2: compiti importanti ma non urgenti
Questa parte riguarda compiti importanti, ma per i quali il grado di urgenza è inferiore a quelli posizionati nel quadrante 1. Occorre quindi inserire:
- missioni che non hanno senza scadenza, ma che hanno un certo grado di importanza per te, il tuo team, la tua attività, ecc.
- il elementi da pianificare nelle prossime settimane,
- momenti dedicati a orologio strategico ,
- l' sviluppo di un piano d'azione , un progetto,
- il addestramento , istruire …
Quadrante 3: compiti non importanti ma urgenti
Ecco gli elementi "dirompenti" che richiedono attenzione immediata, ma che non hanno un reale impatto sul nostro lavoro, come ad esempio:
- il trattamento di alcune telefonate, e-mail, messaggi vari,
- il richiesta da dipendenti/colleghi/fornitori di servizi bisogno di informazioni urgenti, consigli, una mano,
- il compiti che sono importanti per gli altri, ma non importanti per te e lo stato di avanzamento del tuo lavoro,
- il elementi che puoi delegare a un terzo…
Quadrante 4: compiti né importanti né urgenti
Quest'ultimo riquadro riguarda tutti gli elementi parassiti e inutili che devi abbandonare per una maggiore efficienza:
- cattive abitudini improduttivo,
- distrazioni impedendoti di andare avanti in modo efficace (navigazione in Internet, notifiche indesiderate, ecc.),
- esitazioni richiede tempo e divora energia positiva,
- il ruminazioni su ciò che non hai controllo…
In sintesi, la matrice di Eisenhower non è certo perfetta e in definitiva relativamente difficile da utilizzare in modo efficiente e pertinente, ma ha il merito di implementare un interessante passo indietro nella gestione del nostro bene più prezioso: il tempo, ma anche la consapevolezza del nostro stato di stress e del nostro modo di cogliere l'urgenza, a volte piuttosto relativa.
A questo file si fa riferimento in: Gestione del tempo: efficienza, produttività e serenità - Processi decisionali: processi e insidie da evitare
