I project manager sono abituati a utilizzare un diagramma di Gantt per organizzare e pianificare le attività da svolgere. Questo strumento non è complicato da usare e rimane molto utile, anche per piccole azioni.
Se non hai familiarità con questo approccio, troverai in questa guida i punti essenziali del suo utilizzo e alla fine del file, un esempio concreto di diagramma di Gantt.
Che cos'è un diagramma di Gantt e a cosa serve nella gestione dei progetti?
Inventato da Henry Gantt nel 1910, questo strumento facilita la pianificazione rappresentando le attività di un progetto tramite barre orizzontali su un grafico.
Per quale uso? È molto semplice. Come abbiamo visto nell'introduzione, facilita l'organizzazione, la pianificazione e il monitoraggio dei compiti .
Più precisamente, consente di:
- padroneggiare la sequenza dei compiti, soprattutto quando determinate attività vengono svolte in parallelo
- conoscere la scadenza per ogni passaggio chiave
- Imposta le pietre miliari per convalidare i passaggi
- allocare e gestire le risorse (umane, di bilancio, materiali, ecc.)
- visualizzare i compiti da svolgere
- monitorare lo stato di avanzamento del progetto e gestirlo rispetto alle scadenze pianificate globalmente o individualmente
- stimare l'impatto di un ritardo sulla data di fine e su altre attività
Questo approccio sprigiona tutto il suo potenziale per progetti complessi costituiti da innumerevoli attività annidate. Rimane comunque altrettanto interessante da usare per progetti più semplici.
Come costruire il diagramma?
Prepara i tuoi dati in una tabella utilizzando Excel o inserendoli direttamente in un software dedicato.
Ecco i passaggi da seguire:
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Definire le attività e le pietre miliari del progetto
Inizia con i grandi passi suddividendoli in piccoli compiti. La difficoltà è trovare la scala giusta. Né troppo preciso né troppo ampio. Scegli le pietre miliari: in base ai deliverable alla fine dello stage e agli eventi che convalidano la continuazione o la conclusione del progetto. Vedere il metodo di suddivisione del progetto WBS (o diagramma di flusso delle attività), per rendere questo lavoro ancora più rigoroso. Organizzali in ordine cronologico.
Stimare la durata delle attività
Il tempo previsto per ogni intervento è un dato importante per la pianificazione. Scegli l'unità più rilevante: ora, giorno, settimana, ecc. a seconda del progetto e mantieni lo stesso riferimento per l'intera tabella.
Identificare le interazioni tra ciascuna attività
Alcuni compiti possono essere eseguiti solo dopo la fine o l'inizio di un altro (questi sono chiamati "compiti sequenziali"). Inoltre, altri sono curabili in parallelo. È quindi necessario identificare le dipendenze. Questa è la fase di programmazione.
4 tipi di dipendenza
End to end (FF): le 2 attività devono essere completate contemporaneamente
End to start (FD): un'attività può iniziare solo quando quella precedente è terminata. Questa è la modalità di concatenamento standard.
Dall'inizio alla fine (DF): un'attività non può essere completata fino a quando non è iniziata la precedente.
Start to start (DD): un'attività può iniziare solo se è stata avviata la precedente
Assegna risorse
Definire le risorse umane e materiali assegnate a ciascuna attività. Questi dati sono utili quando è necessario effettuare un monitoraggio puntuale dell'allocazione delle risorse. O solo per sapere chi fa cosa.
Per i progetti più complessi, l'utilizzo a monte del metodo PERT è fondamentale per elencare i task, definire le dipendenze, tenere conto dei vincoli…
Esempio di Gantt
Per illustrare il metodo, ecco la pianificazione dei diversi passaggi per creare un sito web. Abbiamo intenzionalmente ridotto il processo e non abbiamo menzionato le risorse, le pietre miliari, l'obiettivo è mantenerlo semplice.
Tabella con le attività, la loro durata e le dipendenze
| Passi | Compiti | Durata (in giorni) | Dipendenze |
| Scegli un fornitore | A - Definire il budget | 1.5 | |
| B - Sviluppare le specifiche | 8 | A (DF) | |
| C - Preseleziona fornitori | 2 | B (DF) | |
| D - Consultare i candidati | 15 | C (DF) | |
| E - Interrompere la scelta del fornitore di servizi | 2 | D (FD) | |
| Sviluppa il sito | F - Realizza i modelli del sito | 3 | E (FD) |
| G - Funzioni di sviluppo | 10 | F (DF) | |
| H - Eseguire l'integrazione grafica | 8 | DISCO FISSO) | |
| I - Testare e convalidare il sito | 2 | G, H (DF) | |
| J - Metti online il sito | 1 | io (FD) | |
| Produci contenuti | K - Definisci chi scrive cosa | 1 | J (FD) |
| L - Crea il contenuto | 3 | K (FD) | |
| M - Convalida e inserisci il contenuto nel sito | 2 | L, io (DF) | |
| Avvia il sito internamente | N - Presentare il sito internamente | 2 | J (FD) |
L'attività "Inserisci il contenuto del sito" dipende da 2 attività (tipo FD). In effetti, l'inserimento può essere effettuato solo quando il sito è stato convalidato e il contenuto è stato scritto. Il passaggio "Esegui l'integrazione grafica", in quanto a esso, inizia contemporaneamente a "Sviluppa le funzioni". Gli integratori ovviamente devono coordinarsi con gli sviluppatori. Questa è una dipendenza di tipo DD.
Il grafico con le risorse
Le barre in rosso rappresentano il percorso critico. Queste sono le fasi fondamentali per le quali uno slittamento ha la conseguenza di ritardare il progetto.
Software per creare il tuo diagramma di Gantt
Dimentica la carta! L Gli strumenti di oggi facilitano notevolmente il lavoro!
Troverai aiuto su Internet per l'utilizzo di Excel. Non è la soluzione più semplice, ma se sei appassionato della suite Office, troverai quello che cerchi.
Ci sono applicazioni dedicate (spesso gratuiti), più accessibili, come Gantter per google drive, che ti consentono di creare rapidamente il tuo programma.
Soluzioni online complete, più avanzate, integrano la creazione di un Gantt tra le altre funzionalità dedicate al lavoro collaborativo. Smartsheet per esempio. Localmente, sul tuo computer, puoi passare a software gratuiti come GanttProject.
Questi software sono molto pratici, persino essenziali, per definire le dipendenze tra le attività, per eseguire simulazioni, per misurare gli impatti di un ritardo, ecc. in pochi clic.
Questo file è referenziato in: Pianificazione del progetto: metodi e strumenti - Inquadratura del progetto - Diagramma di Gantt
