In un ambiente turbolento, l'azienda ha più che mai bisogno di prendersi cura della propria comunicazione interna per portare una certa stabilità ai propri team.
Spesso trascurata di fronte alla comunicazione esterna, sua sorella maggiore, la comunicazione interna è diventata comunque un'abilità strategica. La sfida per le organizzazioni è infatti significativa: si tratta di saper comunicare sui propri valori e obiettivi comuni.
Missioni di comunicazione interna
Affiancata alla funzione Marketing o Risorse Umane a seconda dell'organizzazione, il ruolo di questa funzione è progettare e attuare un piano strategico di comunicazione interna in linea con la politica generale dell'azienda e all'interno di un determinato ambito di risorse (materiali, umane, finanziarie ).
In questo senso, svolge un ruolo importante nell'organizzazione:
- gestire la discesa delle informazioni e la loro circolazione ,
- aiutare dirigenti e dirigenti per comunicare meglio ,
- gestire il clima sociale per mantenerlo il più buono possibile,
- reclutare internamente.
Gli obiettivi principali
Nel complesso, comunicare bene all'interno di un'azienda migliora l'efficienza dell'organizzazione fornendo una migliore coerenza. Un'altra virtù: aumento della produttività grazie alla maggiore motivazione dei dipendenti. La comunicazione interna consente quindi all'azienda di:
- modulo : consentire ai propri dipendenti di acquisire nuove competenze,
- far sapere : attraverso strumenti come il giornale aziendale,
- motivare : integrare i dipendenti nel business plan valorizzandone il ruolo,
- federato : dare un senso di appartenenza capitalizzando su valori e obiettivi comuni.
Maggiore coinvolgimento individuale
La traduzione diretta di una comunicazione interna efficace è un sovrainvestimento personale da parte dei collaboratori molto proficuo per la struttura. Il coinvolgimento porta il valore aggiunto che fa la differenza di fronte alla concorrenza.
Miglior morale delle truppe
In una situazione di crisi, i dipendenti hanno bisogno di benchmark solidi. Devono essere tenuti informati di ciò che sta accadendo, sia internamente che esternamente. Il buon morale ti consente di affrontare i momenti difficili e gestire questi eventi senza compromettere le tue capacità.
Una comunicazione interna ben condotta induce a clima di fiducia, dialogo rafforzato tra i diversi strati dell'azienda. L'impatto si riflette anche in una diminuzione dell'assenteismo.
Maggiore fidelizzazione dei dipendenti
In quest'epoca di gestione dei talenti e marketing delle risorse umane, la comunicazione interna è una potente leva per mantenere vivi i propri punti di forza e portarli al successo e alla realizzazione personale e collettiva.
Un miglioramento del servizio offerto
La comunicazione interna dà significato alle azioni. Dipendenti ben nella loro testa, coinvolti nella vita dell'azienda, è un miglior servizio offerto ai clienti .
Ulteriori informazioni feedback al top management
La comunicazione interna deve essere bidirezionale. Il flusso di informazioni non è solo top-down. Chi dice comunicazione, dice feedback. Di conseguenza, l'organizzazione deve pianificare i canali di feedback delle informazioni. Il top management ha quindi una visione migliore di ciò che pensano tutti i dipendenti. Le tensioni vengono rapidamente individuate, i conflitti meglio compresi. Il cambiamento è effettivamente guidato.
Lo stesso livello di informazioni per tutti
È molto spiacevole per un dipendente apprendere notizie (buone o cattive) sulla sua azienda attraverso un canale esterno. A maggior ragione quando sono imprecisi o addirittura imprecisi. L'azienda deve quindi prendere l'iniziativa e diffondere puntualmente le informazioni stesse ai propri dipendenti.
Un allineamento di successo
Se tutti conoscono esattamente il significato degli obiettivi strategici dell'azienda e della loro applicazione, è più facile prendere decisioni che vadano nella stessa direzione.
Immagine migliorata all'aperto
La prima immagine data ai clienti è spesso quella trasmessa dai propri dipendenti. Questi ultimi devono aver integrato gli elementi materiali e immateriali che costituiscono l'immagine della loro entità. Un promemoria: gli elementi di cultura sono percepibili all'esterno, quindi dai clienti.
Come impostare una strategia di comunicazione interna?
Con gli strumenti odierni, in particolare lo sviluppo di offerte intranet e altri portali web 2.0, è molto facile comunicare con i dipendenti. Tuttavia, questa apparente facilità a volte si rivela una trappola, perché si potrebbe pensare che per comunicare basti alimentare queste piattaforme informative con contenuti freschi. Tuttavia, come quella rivolta ai clienti, la comunicazione interna deve essere oggetto di una vera e propria riflessione strategica culminante in un piano d'azione. Quest'ultimo può essere incluso in un approccio generale che collega sia l'esterno che l'interno. Questo approccio ha il vantaggio di guadagnare consistenza e di integrare meglio gli elementi dell'immagine.
Le aziende che riescono a creare un dialogo permanente con i propri dipendenti hanno forti risorse per raggiungere i propri obiettivi. Per raggiungere un livello ottimale di performance, la comunicazione interna deve quindi far parte della loro cultura.
Chiavi per il successo
Per quanto riguarda la comunicazione esterna, interna, rivolta ai propri dipendenti, richiede un approccio coerente e strutturato:
- definizione degli obiettivi : definire lo scopo del processo, definire le linee di comunicazione, elencare gli strumenti disponibili, le risorse allocate, ecc.
- scelta e attuazione dei mezzi : selezionare gli strumenti che verranno utilizzati, comporre il team che si occuperà del progetto e del processo, coinvolgere i protagonisti, ecc.
- misurazione del risultato : sondaggi di soddisfazione, feedback, ecc. al fine di misurare gli impatti della strategia di comunicazione interna, migliorarne l'efficacia o rielaborarla, se necessario.
Media
Diversi mezzi di comunicazione sono a tua disposizione a seconda della tua strategia e delle risorse assegnate a questo processo, classificati in 2 categorie principali: materiale orale e scritto .
Supporti orali
- Colloqui individuali : sono l'occasione per un dialogo, uno scambio personalizzato con ciascun dipendente durante il quale vengono discussi vari argomenti: valutazione, piano formativo, sviluppo di carriera, ecc.
- Incontri (informazioni, scambi, ecc.): questi incontri consentono di trasmettere diverse informazioni sull'azienda, le sue notizie, i suoi successi, ecc. con tutto il personale.
Materiali scritti
- Diario interno, libretto di benvenuto, promemoria, ecc. : presentare l'azienda, discuterne le novità, i progetti, i successi, ecc.
- Scatola dei suggerimenti : trasmissione di informazioni, promozione di innovazioni e iniziative nonché responsabilizzazione dei dipendenti, ecc.
- Visualizzazione : fornire informazioni su sicurezza, regolamenti interni, eventi intra-aziendali, servizi aggiuntivi a disposizione dei dipendenti, ecc.
- Intranet, CSR : informare, scambiare, trasmettere, addestrare, ecc.
- Eventi : open house, anniversario aziendale, celebrazione di un successo particolare, di un'innovazione, ecc.
