Chi di voi non si è mai sentito colto alla sprovvista da una presentazione in pubblico - più o meno ristretta, più o meno impegnata nella propria causa - che doveva fare, a volte con urgenza?
Se il software PowerPoint è un strumento molto presente nelle aziende e relativamente facile da capire, resta il fatto che per convincere il proprio pubblico e ottenere un grande successo, è fondamentale padroneggiare alcune abilità comunicative di base e alcune nozioni grafiche e sintattiche più o meno elementare.
Infatti, durante a presentazione pubblica , questo strumento va utilizzato come supporto e non come libro da leggere al pubblico.
Perché e come usare PowerPoint?
Questo strumento è ideale per il supporto durante una conferenza, un seminario, una riunione o un corso di formazione. Lui sarà il supporto perfetto per difendere le tue idee con il tuo team o la tua gerarchia, presentare un nuovo concetto, un nuovo prodotto a un cliente o persino presentare un bilancio.
Infatti, sia facile da usare che veloce, permette presentazioni completamente personalizzabili, illustrate, pulite e dinamiche.
Tieni presente, tuttavia, che una presentazione è valida solo in presenza del suo relatore. Il tuo PowerPoint, stampato, non dovrebbe rappresentare da solo la totalità del tuo discorso. Dovrai bagnare la maglia!
Inoltre, per garantire il tuo successo e raggiungere il tuo obiettivo una volta completato il tuo intervento, devi, come ogni progetto, occupati della preparazione della tua presentazione.
1 - L'obiettivo
Per fare ciò, definisci prima l'obiettivo del tuo intervento: cosa ci si aspetta da te? Cosa ti aspetti dai tuoi contatti? Quindi scrivi i passaggi per arrivarci. Sii strutturato nel tuo pensiero. Puoi usare parole chiave o idee molto ampie. Raccogli gli elementi necessari per illustrare le tue parole.
2 - Il design delle "diapositive" (o "diapositive")
Puoi quindi passare alla progettazione del tuo PowerPoint stesso. La regola pratica è: essere precisi, concisi, di impatto. Una presentazione, per essere leggibile da più o meno lontano, deve essere ordinata e gradevole nella lettura, nel disegno e nei colori. Usa parole chiave pertinenti, gruppi di parole e illustrazioni adeguate. Grafici, curve e altre infografiche sono benvenute purché adatte alla lettura a distanza.
Suggerimenti per una presentazione eccellente
- Cattura l'attenzione del tuo pubblico: la tua prima diapositiva dovrebbe suscitare interesse e stimolare la curiosità del pubblico prima ancora di aprire bocca. Inoltre, dinamismo, atteggiamento positivo e simpatico, scambi di sguardi con il tuo pubblico saranno alleati preziosi durante il tuo intervento. Ciò contribuirà a rendere la tua presentazione vivace e interessante.
- Personalizza la tua presentazione per il tuo pubblico: i colori, il dinamismo, il vocabolario e i tuoi dipendenti sono elementi cruciali da tenere in considerazione. Non presentiamo un bilancio nello stesso modo in cui presentiamo una nuova gamma di prodotti cosmetici, ad esempio. La grafica sarà quindi adattata alla personalità/postura gerarchica/nazionalità del tuo pubblico, proprio come il tuo discorso.
- Definisci una carta grafica da conservare durante la presentazione: font, dimensione, colore dei caratteri, posizionamento di titoli, sottotitoli e altri che danno il ritmo alla tua presentazione saranno definiti in anticipo e rimarranno coerenti dall'inizio alla fine della tua presentazione. Nessuna questione di cambiare il colore oi codici di testo lungo la strada!
- Usa testi brevi e concisi, ma anche illustrazioni significative: sai cosa si dice spesso: "un disegno a volte vale molto meglio di un intero lungo discorso"! Non c'è bisogno di scrivere frasi lunghe come faresti in una relazione scritta. Usa parole semplici, pertinenti e di impatto.
- Migliora la tua presentazione: Powerpoint dovrebbe essere solo uno strumento su cui puoi fare affidamento per illustrare le tue parole, una sorta di filo rosso o un aiuto per la memoria. È quindi essenziale curare il layout delle diapositive, la loro formattazione e la direzione in cui le scorri.
Errori da non fare
- Moltiplica le diapositive: ogni schermata/diapositiva deve avere il proprio ruolo. Non c'è bisogno di allineare più diapositive di fila - alcuni pensano ancora che più sono, meglio è - per finire per dire la stessa cosa. Non è questo lo scopo di queste presentazioni che, ripetiamo, devono essere un supporto e non il testo che l'oratore presenterà nella sua interezza. Sii conciso, ma al punto e di impatto.
- Scrivi testi troppo lunghi in modalità documento scritto e corrispondi parola per parola a ciò che stai presentando oralmente. Non c'è bisogno di scrivere frasi lunghe sulle diapositive! Anche se sei riuscito miracolosamente a renderli leggibili durante la tua presentazione pubblica, nessuno si preoccuperà di leggerli per intero e perderai l'attenzione del tuo pubblico e rovinerai tutti i tuoi sforzi. Visivamente, i tuoi interlocutori avranno un'impressione di bozza, persino di disordine,
- Abuso di suoni e animazioni. OK, ti sei divertito molto a inserire tutti quegli effetti e suoni di transizione ad ogni clic o cambio diapositiva… Potrebbe essere appropriato ad un certo punto della tua presentazione - solo per tenere sveglio il tuo pubblico, ad esempio, dopo un passaggio complesso - ma deve in nessun caso essere ricorrente durante il tuo intervento! Non sei lì per suonare a un concerto o mostrare ai tuoi interlocutori quanto sei bravo nelle transizioni a scacchi! Rischieresti di perdere ancora una volta l'attenzione del tuo pubblico che non tratterrà dal tuo intervento che i rumori fastidiosi e le transizioni che non smettono mai di competere nel disuso…
- Basta leggere il tuo documento. Fai un piccolo sondaggio intorno a te… Non c'è niente di più soporifero e demotivante di un oratore che si accontenta di leggere il suo testo in modo monotono! Che immagine restituita al suo pubblico: "Quando andare, devo andare. Leggo e andrà tutto bene. Dopotutto, non mi sento a mio agio in pubblico, non è colpa mia! Capiranno!" Coraggio… Scappiamo!!! Il tuo PowerPoint dovrebbe fungere da filo conduttore nel tuo discorso. È lì per supportare ciò che esprimi oralmente, e non viceversa. Le tue diapositive dovrebbero avere un impatto diretto e immediato sul tuo pubblico, che, a colpo d'occhio, dovrebbe essere in grado di dire ampiamente di cosa stai parlando. Tuttavia, la sola lettura del contenuto lascerebbe l'impressione di un lavoro incompleto o scadente. C'è una buona probabilità che tu venga criticato per aver perso tempo e sentire di non aver imparato nulla!
- Volta le spalle al tuo pubblico. Può sembrare ovvio, ma molte persone stanno dietro il loro videoproiettore e guardano lo schermo, come i loro interlocutori. Tuttavia, in termini di comunicazione non verbale , dà al tuo pubblico una pessima immagine di te! Quindi immagina un presentatore JT che leggerebbe ciò che viene proiettato dietro di lui… Riprenderesti molto velocemente e salteresti velocemente! Solo un direttore d'orchestra ha il privilegio di voltare le spalle al suo pubblico!
- Utilizzare immagini/illustrazioni/foto non prive di diritti o di cui non deteniamo i diritti. Anche in questo caso, può sembrare ovvio… Eppure… il diritto d'autore ei diritti d'immagine sono ancora troppo spesso violati. Prima di inserire qualsiasi grafica o illustrazione, assicurati che questi siano privi di diritti o assicurati che la tua azienda possieda i diritti.
