In qualità di dirigente, la condotta dell'incontro è un'arte a cui non puoi sfuggire . Infatti, la gestione del team richiede scambi più o meno regolari con i tuoi dipendenti. Scambi che si concretizzano, tra l'altro, nell'organizzazione e gestione di incontri di lavoro più o meno formali. Questa è la base di una comunicazione manageriale efficace, pilastro dell'intelligenza collettiva.
Inoltre, le discussioni con i vari contatti professionali, in particolare nel contesto della gestione del progetto, sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi fissati e portare a termine il progetto.
Per condurre una riunione di lavoro in modo efficace, è necessario quindi padroneggia le tecniche di animazione e conosci i diversi strumenti A tua disposizione.
Navigazione veloce
- Preparazione per l'incontro
- Scegliere il giusto formato per riunioni di lavoro
- Scegli il giusto stile di animazione
- Struttura l'incontro
- Strumenti e metodi utili per condurre una riunione
- Le diverse fasi dell'incontro
Preparati per una riunione di lavoro
Qualunque sia il contesto in cui organizzi il tuo incontro di lavoro, l'obiettivo dell'incontro e le persone invitate, una preparazione rigorosa è essenziale per il suo successo. Inoltre, ciò garantirà una maggiore efficienza.
Fissare obiettivi, selezionare i partecipanti, compilare documenti utili… È fondamentale fare in modo che tutto sia pronto quando sarà il momento per massimizzare la produttività individuale e collettiva.
Nel grande giorno sono comunque previste alcune verifiche dell'ultimo minuto, in particolare per quanto riguarda le dotazioni a disposizione (funzionamento dei vari dispositivi che verranno utilizzati - lavagna luminosa, connessioni internet, ecc.).
Se sei incline alla paura del palcoscenico e/o non sei molto a tuo agio con il parlare in pubblico, impara ad acquisire fiducia in te stesso e addomesticare la tua apprensione per trasformarla in energia positiva.
Potrai così comprendere con calma lo svolgimento dell'incontro.
Scegli il giusto formato di riunione
Definisci il formato che vuoi adottare per il tuo meeting. A seconda dell'argomento trattato, degli obiettivi previsti nonché del contesto in cui si gestirà questo incontro, sono possibili diverse tipologie di incontro:
- riunione informativa : trasmetti un messaggio (i) al tuo pubblico che lo riceve in modo "passivo".
- riunione riepilogativa : incontro formale che si ritrova spesso nell'ambito del project management durante il quale tutte le persone interessate dal tema/progetto partecipano attivamente al fine di fare il punto sull'andamento delle cose.
- incontro di scambio : tutti i partecipanti discutono attivamente di un determinato argomento.
- incontro per la risoluzione dei problemi : l'obiettivo è chiaramente sbloccare una situazione bloccata, trovare una soluzione a una disfunzione, gestire un conflitto…
- riunione decisionale : riunisci diversi attori per avallare una decisione su una questione specifica.
Scegli uno stile di animazione
Scegli un'animazione energica e adattata. È importante stabilire una certa dinamica di gruppo per aumentare la produttività e l'efficienza. Diverse posizioni sono possibili in termini di animazione, tra cui:
- facilitatore : i partecipanti si scambiano liberamente sotto il controllo discreto del facilitatore.
- coordinatore : i protagonisti discutono di un argomento specifico, il facilitatore struttura gli scambi ei dibattiti.
- direttiva : poco spazio lasciato ai partecipanti.
Scopri di più sulla facilitazione delle riunioni.
Se il tuo pubblico mostra segni di abbandono, che alcuni partecipanti si muovono eccessivamente, sbadigliano ai corvi, sono impassibili, che altri ancora sembrano dormire svegli… Reagisci! Ricarica la tua riunione prima di perdere l'attenzione di tutti!
Strutturare la riunione di lavoro
Una volta impostato il formato e il tipo di animazione, ora è il momento di architettare l'incontro stesso:
- Definire chiaramente l'oggetto e gli obiettivi di questo incontro di lavoro
- Elencare le persone che dovranno essere presenti (collaboratori, relatori esterni, ecc.)
- Imposta un luogo, una data e un'ora adatti
- Scrivi l'agenda
- Imposta una durata (facendo attenzione a mantenere un piccolo margine)
- Invitare i partecipanti specificando il formato dell'incontro, il ruolo di ciascuno e gli obiettivi previsti
Alcuni metodi e strumenti per gestire efficacemente un meeting
I metodi e gli strumenti abbondano su come condurre efficacemente un colloquio e ottenere i risultati desiderati. Tuttavia, possiamo citarne alcuni:
- Pechakucha: per una presentazione efficace in esattamente 6 minuti e 40 secondi,
- 6 cappelli pensanti: creatività ed efficienza potenziate attraverso l'esplorazione dei 6 modi di pensare.
- Diagramma di Ishikawa: efficace per la risoluzione dei problemi,
- Stand-up: riunioni in piedi per una maggiore efficienza,
- Brainstorming o il suo contrario, reverse brainstorming: il brainstorming è una potente leva di riflessione nel contesto del problem solving o dell'innovazione
Scopri di più sugli strumenti e sui metodi utili per lo svolgimento delle riunioni.
Condurre una riunione di lavoro
Le fasi principali di un incontro professionale sono le seguenti:
introduzione
Pensa all'efficienza fin dall'inizio della riunione. È importante:
- iniziare in tempo,
- salutare tutti i partecipanti e ringraziarli per la loro presenza e puntualità,
- fare il giro del tavolo in modo che tutti possano presentarsi, se necessario,
- richiamare il contesto della riunione, l'ordine del giorno, gli obiettivi previsti,
- richiamare il ruolo di ciascuno dei partecipanti nonché le regole di funzionamento, in particolare il tempo assegnato alla riunione,
- nominare un eventuale relatore.
Fase di produzione
Poi arriva il momento del lavoro stesso. In qualità di facilitatore, il tuo ruolo è quello di assicurarsi che la riunione si svolga in modo fluido ed efficiente. Tu vai come segue:
- avviare i dibattiti,
- inquadrare le discussioni e fare in modo che gli argomenti non scivolino,
- garantire che tutti possano parlare e che i tempi di parola siano distribuiti equamente,
- anticipare possibili conflitti,
- assicurati che il pensiero si muova nella giusta direzione e al giusto ritmo.
Ulteriori informazioni sul ruolo di un leader di riunione.
Conclusione
Concludi le discussioni con una sintesi di quanto detto nonché un promemoria delle decisioni prese. Questo passaggio è importante perché consente di bloccare il lavoro svolto per poter agire.
Dopo l'incontro, ti assicurerai anche il formalizzazione del verbale di riunione dal relatore sulla base delle informazioni raccolte durante le discussioni e della loro diffusione a tutti i partecipanti e alle altre parti interessate.
Divieto di ricongiungimento!!
Preparati bene per le riunioni, ricorda ai partecipanti che è essenziale leggere i documenti allegati prima del D-Day, fissare obiettivi chiari, ecc. evita incontri sterili!
