Nel campo dei progetti informatici, l'adagio " spazzatura dentro, spazzatura fuori (GIGO) esprime il fatto che dati di input errati produrranno costantemente risultati errati. Nella gestione dei progetti è la stessa cosa: ci sono poche possibilità che un progetto inizialmente mal concepito porti a risultati all'altezza delle aspettative.
Riepilogo
- Cosa sono le specifiche funzionali?
- Un CCF, per cosa?
- Come scrivere una specifica funzionale?
Cosa sono le specifiche funzionali?
Una specifica funzionale (CCF) è un documento che presenta in modo dettagliato e strutturato le aspettative di un progetto (servizi, prodotto) e i suoi vincoli (tecnici, gestionali, contestuali). In linea di principio, è il deliverable che sancisce la fine della fase di avvio di un progetto.
Il CCF è al centro degli scambi tra il proprietario del progetto (MOA) e il fornitore o prestatore di servizi. Una volta convalidato, costituisce il riferimento che consente di garantire lungo tutto il progetto la conformità del contenuto del progetto alle aspettative iniziali.
Un CCF, per cosa?
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Formalizzare le esigenze di concerto con il committente
Lo sviluppo del taccuino costituisce il culmine della fase di definizione sostanziale del progetto.
È il risultato di un dialogo strutturato tra il proprietario del progetto e il/i fornitore/i o di assistenza alla gestione del progetto (AMOA), che consente di stabilire una comprensione comune della necessità in termini condivisi da tutti. Il CCF può quindi derivare da ulteriori processi da mettere in atto a monte:
- Studio di opportunità : esiste la necessità?
- Studio di fattibilità : il mio progetto è economicamente/tecnicamente fattibile?
- Analisi funzionale del bisogno : è essenziale per la stesura di un CCF, perché gli fornirà gli elementi chiave: i punti di vista delle varie parti interessate dal progetto (utenti finali, attori correlati, ecc.), la durata del prodotto e la sua ciclo di vita, e i risultati attesi (senza menzionare i mezzi per raggiungerlo)
- Analisi del valore : aggiunge all'analisi funzionale una valutazione a priori soluzioni e i loro costi per dare priorità alle esigenze iniziali.
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Imposta un quadro per il fornitore
Di fronte a un determinato problema, qualsiasi fornitore sarà tentato di offrire una soluzione "chiavi in mano", che non affronterà gli aspetti specifici del tuo progetto.
Pertanto, il CCF dovrebbe indicare chiaramente le specifiche funzionali, la qualità prevista, le scadenze e il budget. I fornitori dovrebbero tuttavia avere un margine sufficiente di respiro per beneficiare della loro capacità di innovare e di idee originali.
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Confronta le proposte
Questa dimensione è essenziale nel contesto di un bando di gara, se il CCF fa parte del mercato. Sarà quindi possibile proporre criteri di valutazione di cui i fornitori dovranno tenere conto per proporre la soluzione più competitiva; questi criteri possono essere riuniti in una griglia di punteggio che sarà utilizzata per la valutazione complessiva degli intervistati.
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Facilitare la valutazione finale
La formalizzazione delle esigenze funzionali tramite un CCF consente alla fine del progetto di confrontare le aspettative iniziali con i risultati ottenuti su basi oggettive, e non sui semplici “sentimenti” dei dipendenti o indicatori finanziari. In particolare, facilita l'esercizio della chiusura del progetto.
Come scrivere una specifica funzionale?
In forma
Per essere operative, le specifiche funzionali devono essere:
- Conciso : privilegia frasi brevi e giri semplici. L'impostazione di un numero di caratteri o parole può essere un metodo utile per farlo.
- Semplice : Usa termini tecnici solo quando necessario, usa parole senza ambiguità o giudizio. L'interesse del progetto (tecnico, organizzativo, finanziario) deve essere chiaramente dimostrato.
- Organizzato : il documento deve essere strutturato da un piano (vedi sotto), con parti equilibrate.
Sullo sfondo
Struttura del progetto
Questa è la parte comune a tutti i progetti, che dovrebbe consentire a qualsiasi fornitore di trovare gli elementi essenziali per una visione complessiva del bisogno espresso. Questa parte include:
- Il contesto : processo di identificazione del bisogno, ambiente prodotto/servizio (persone, attrezzature, normativa, ecc.);
- L'obiettivo. il gol : quale livello di servizio atteso, per quali risultati finanziari e quali criteri di qualità (ad esempio, tasso di soddisfazione del cliente target);
- Il perimetro : attori interessati (interni, esterni, quali utenti, ecc.), ambito geografico se applicabile.
Criteri funzionali e valutazione
L'ordine delle seguenti parti può dipendere sia dalla struttura del vostro progetto (numero di funzioni principali e sottofunzioni, collegamenti tra di esse), ma anche dal mercato in cui si inserisce se si tratta di un bando di gara con componenti che richiedono diversi mestieri - nel qual caso potrebbe essere necessario un riparto.
La strutturazione del CCF si rivela quindi un valido esercizio per garantire che le diverse offerte siano comparabili tra loro, e che il prodotto finale possa essere valutato in maniera rilevante alla fine del progetto rispetto all'espressione del bisogno iniziale . In ogni caso, il tuo CCF deve contenere le seguenti tre parti:
- Descrivere le esigenze: specifiche funzionali
Ci sono molti metodi per fare questo esercizio: bestia cornuta, diagramma del polpo… Qualunque cosa tu scelga, si tratta semplicemente di scrivere cosa deve "fare" il prodotto finale per soddisfare le esigenze dichiarate.
Questo è lo scopo delle specificazioni funzionali: esse sono scomposte in funzioni principali (che soddisfano un bisogno), esse stesse scomposte in sotto-funzioni (azioni che soddisfano parte del bisogno). Ad esempio, per un comparatore di viaggio, una funzione principale sarebbe " fare un confronto tra diverse offerte di compagnie aeree ", E le sub-funzioni" inserisci una destinazione », « inserisci un programma », « impostare un limite di prezzo "Eccetera.
- Budget e risorse
Per ciascuna funzione principale si tratterà di definire la prevista mobilitazione delle risorse (numero di giornate lavorative, budget).
- Scadenze e consegne
Si tratta di indicare la data prevista di completamento del progetto, specificando:
- risultati intermedi, se applicabile,
- i termini di convalida da parte del MOA e le sanzioni se applicabili.
Il CCF può essere accompagnato da una scheda indicativa, se già formalizzata.
È necessaria una certa formalità perché sia compreso da tutti i portatori di interessi. Gli obiettivi sono chiaramente definiti.
