Definizione di EDM
È una soluzione software per la gestione del ciclo di vita di un documento elettronico. Dalla sua creazione, archiviazione, condivisione, archiviazione o distruzione, se applicabile. Queste soluzioni non si applicano solo alle grandi aziende. Anche le PMI hanno tutto l'interesse a sfruttare i vantaggi offerti da questo software.
Vantaggi
accesso alle informazioni indipendentemente dal terminale utilizzato e da più utenti contemporanei
gestione delle versioni con la capacità di tracciare i cambiamenti
drastica riduzione dei volumi di stoccaggio documenti cartacei
facilità e velocità per trovare un documento
interfacciamento del sistema documentale con altri strumenti o flussi di lavoro aziendali
ridotto rischio di perdita Informazioni importanti
coerenza con i requisiti dei sistemi di qualità
rafforzare il controllo delle informazioni sensibili
facilità di gestione e padronanza di diritti di accesso
Nel complesso, un EDM migliora l'efficienza di un'organizzazione e il controllo dei documenti durante il loro utilizzo in azienda.
limiti
Un'implementazione molto costosa sia negli investimenti hardware e software, sia nella digitalizzazione delle pubblicazioni cartacee esistenti.
Un successo che può passare solo attraverso una vera trasformazione dell'organizzazione, accettare il cambiamento per pratiche totalmente nuove rispetto alle vecchie abitudini.
Le principali funzioni di un EDM
Creazione e acquisizione di documenti
Nel sistema sono possibili 3 voci:
documenti nativamente digitali, ad esempio un modulo su un sito web
documenti cartacei che sarà necessario scansionare per convertirli in file elettronici
creazioni dirette nel software EDM.
Per quanto riguarda i documenti smaterializzati per natura, un punto importante è poter integrare un'ampia varietà di formati: email, Word, Excel, jpeg, ecc.
Indicizzazione
Quando la base documentaria raggiunge migliaia di voci, la ricerca diventa complessa. Per facilitare l'accesso ai dati, Il software EDM indicizza i documenti per facilitare e accelerare la ricerca.
L'indicizzazione può essere effettuata sul contenuto stesso, a partire da metadati (parole descrittive del documento: titolo, autore, ecc.) o da parole chiave risultanti da una categorizzazione (tassonomia).
Magazzinaggio
Funzione centrale di soluzioni con forti sfide sia in termini di capacità del sistema di archiviazione per conservare innumerevoli documenti, solo la sua affidabilità nel tempo pur consentendo un accesso rapido, compatibile con i vincoli aziendali.
Diffusione e consultazione
suddividere documenti provenienti da più utenti, modificare, del ricevere in un momento specifico in un dato processo per a azione pianificato.
Di solito sono visualizzabile da diversi terminali : computer fisso, tablet, smartphone…
Le regole di gestione dei diritti definire ciò che tutti possono fare: leggere, modificare, ecc.
Controllo della versione consente il monitoraggio delle informazioni e dei loro successivi aggiornamenti.
Il documento giusto, alla persona giusta, al momento giusto
Archiviazione e cancellazione
Alla fine della vita, permetti conservazione dei documenti o loro distruzione secondo le regole di gestione allegate.
Sicurezza
Garantire la sicurezza delle informazioni sensibili e più in generale il backup dei dati di sistema.
Implementazione
Ricorda che questo è un progetto a tutti gli effetti. Non è sufficiente implementare una soluzione software di EDM per coronare il progetto con successo. I dipendenti devono essere coinvolto molto presto nel processo e un piano di gestione del cambiamento dovrebbe essere messo in atto il prima possibile. In effetti, le pratiche e le abitudini di lavoro cambieranno. Alcuni compiti scompariranno a favore di nuovi, cambiamenti che sono sempre fonte di stress…
