Affinché la tua presentazione abbia successo e il tuo progetto abbia successo come pianificato, è essenziale preparare il tuo intervento orale con largo anticipo, conoscere a memoria la tua materia, padroneggiare tutti gli aspetti del parlare in pubblico ed essere in grado di convincere.
Dimentica le presentazioni pompose, devi essere incisivo! Non avrai il doppio delle possibilità di convincere il tuo pubblico.
Prepara il tuo file con cura
Il tempo speso per preparare la tua presentazione, sviluppare la tua strategia di presentazione, compilare le varie informazioni che vuoi trasmettere, gli elementi che possono supportare la tua dimostrazione, i fatti e altre cifre chiave non è sprecato. In effetti, questo ti darà la certezza che è essenziale per una presentazione di successo. Hai bisogno di padroneggiare il tuo soggetto fino al più piccolo dettaglio.
Studia il tuo pubblico
Questo punto è essenziale per la corretta trasmissione del tuo messaggio. Ti permetterà diadatta il tuo discorso e struttura la tua presentazione in modo da raggiungere i tuoi obiettivi. È una garanzia di buona comunicazione con il tuo pubblico. Quindi chiediti:
- Chi sono le persone a cui presenterai il tuo file/progetto : manager di linea, membri del tuo team, colleghi, fornitori, clienti, partner esterni, tecnici, esperti, mentori, investitori, ecc. ?
- I tuoi contatti ti conoscono? : cosa sanno del tuo background, della tua attività, delle tue capacità, della tua personalità, ecc. ?
- Da quante persone sarà composto il tuo pubblico : poche persone o un'assemblea più numerosa?
- Il tuo pubblico è a suo agio con l'argomento di cui parlerai? : i tuoi contatti conoscono la tua area di intervento o è qualcosa che gli è totalmente estraneo?
- Cosa sanno i tuoi contatti del tuo progetto : sono coinvolti in qualche modo nel tuo progetto, hai inviato loro una breve presentazione, ecc. ?
- Quali sono le loro aspettative : vogliono maggiori informazioni, essere rassicurati su alcuni punti, essere in grado di andare avanti da parte loro nel progetto, per risolvere alcuni problemi relativi al progetto, ecc. ?
- Qual è il contesto in cui operi : periodo di tensione, cambiamento significativo o, al contrario, clima sereno e positivo?
Definisci chiaramente lo scopo della tua presentazione
Ecco un altro punto essenziale che ti permetterà di non perdere tempo: sii molto chiaro con ciò che ti aspetti da questa presentazione:
- Qual è il tuo obiettivo finale? : ottenere fondi, l'approvazione dei tuoi superiori per lanciare un nuovo prodotto, l'impegno della tua squadra in un nuovo progetto, avviare una svolta professionale, avanzare nella tua carriera, ecc. ?
- Cosa ti aspetti da questa presentazione : sbloccare un progetto ritardato da una preoccupazione specifica, convalidare un budget, un finanziamento, una partnership, avviare una riflessione su un argomento particolare, ottenere nuove quote di mercato, ecc. ?
- Aspettati determinate informazioni dai tuoi interlocutori : elementi che non si padroneggiano, ma che occorre portare avanti, scadenze per una/più fasi del progetto in ritardo, costo di alcune voci, stato di avanzamento di un passaggio, ecc. ?
- Se una decisione pone fine al tuo intervento : questa decisione è una semplice convalida o dovrai combattere, ecc. ?
Struttura la tua presentazione in modo efficiente
La tua presentazione orale dovrebbe essere chiara, precisa e succinta. Evita di inviare troppi messaggi contemporaneamente. Sii efficace e di impatto. Per questo, il tuo intervento orale deve essere strutturato attorno a un filo conduttore: il tuo obiettivo finale e svolgersi come segue:
- presentazione : se necessario, ricorda chi sei (posizione, background, competenze, profilo generale) e perché sei lì.
- introduzione : Descrivi il contesto e il flusso della tua presentazione.
- argomentazione : metti da parte alcune obiezioni e sviluppa il tuo argomento abilmente illustrato (grafici, aneddoti, esempi, ecc.).
- conclusione : ripeti il tuo obiettivo, indirizza il tuo pubblico al passaggio successivo (domande, prossimo oratore, dibattito, processo decisionale, ecc.).
- risposte alle domande : avrai avuto cura di preparare eventuali domande prima del tuo intervento per non essere colto alla sprovvista.
- proposta di follow-up : invita i tuoi interlocutori a dare il loro feedback sulla tua presentazione, da un lato (questo ti permetterà di migliorarti) e dall'altro suggerisci un prossimo incontro (report, step successivo, contatto telefonico, email o altro, ecc.) .
Scegli un'animazione adatta ai tuoi interlocutori
A seconda dell'argomento affrontato, del tuo obiettivo e del tuo pubblico, dovrai scegliere il formato appropriato per l'intervento (informativo, formale, informale, di revisione, ecc.). Tieni presente che la tua comunicazione non verbale conta tanto quanto le tue parole. Prenditi cura della tua postura, usa il tono giusto, interagisci con i tuoi interlocutori in modo da raccogliere quante più informazioni possibili sull'andamento della tua presentazione e correggere la situazione, se necessario.
Si consiglia inoltre di adattare il proprio stile di animazione:
- direttiva : trasmetti informazioni al tuo pubblico che le riceve senza intervenire.
- coordinatore : strutturi le discussioni intorno all'argomento trattato e ti assicuri che i tempi di parola, i tempi, ecc. siano rispettati.
Scegli un approccio appropriato: narrazione, figure incisive, ecc.
Scegli il mezzo giusto per la tua presentazione
Non eseguire solo verbalmente la tua presentazione. La grande maggioranza delle persone ha una memoria visiva. Fornisci un supporto visivo in modo che i tuoi interlocutori possano prendere appunti più facilmente. Inoltre, supportare le tue dimostrazioni e argomentazioni illustrando graficamente le cifre e le altre informazioni comunicate e simili darà più sostanza e merito al tuo intervento.
Avrai cura di abbinare le tue illustrazioni al tuo discorso per non perdere l'attenzione dei tuoi interlocutori.
Le possibilità e il software per presentazioni efficaci abbondano. Sta a te scegliere quello che preferisci (presentazione PowerPoint, semplici diapositive o diapositive, ecc.). Limita il testo utilizzando parole chiave o frasi brevi. Cura il visual (grafica, foto e altro) scegliendo colori armoniosi e garantendo la qualità del rendering proiettato.
Se necessario, pianifica una copia cartacea del tuo intervento da lasciare ai tuoi interlocutori .
Organizzare feedback e/o follow-up
Pianifica un seguito strutturato alla tua presentazione. Organizza l'opportunità di ottenere feedback dal tuo pubblico. Ad esempio, un semplice ringraziamento ai vari partecipanti per la loro presenza vi offre l'opportunità di raccogliere informazioni preziose sull'obiettivo - raggiunto o meno - del tuo intervento o per ricordarveli, ecc.
Se stai aspettando una decisione, chiedi quando puoi aspettarti una risposta. Idem se stai aspettando un preventivo o un'offerta commerciale. Se stavi presentando un nuovo prodotto a potenziali clienti, torna da loro per scoprire se sono interessati al tuo prodotto o quali ostacoli e suggerimenti per il miglioramento, se presenti.
Se tu stesso hai dato una scadenza per il completamento di un progetto o di una sua fase, puoi facilmente contattare i protagonisti quando sarà il momento.
Prenditi cura della tua presentazione davanti al tuo pubblico
Padroneggiare le tecniche di public speaking è fondamentale per massimizzare l'efficacia della tua presentazione. Impara a gestire lo stress, superare la paura del palcoscenico, mostrare carisma, sentirsi a proprio agio in pubblico, ecc. Prima del D-Day, prova la tua presentazione, visualizza te stesso mentre presenti il tuo progetto davanti a un'assemblea. Questa semplice tecnica ti aiuterà a sentirti più a tuo agio.
Padroneggia l'arte di parlare in pubblico
Parlare in pubblico non dovrebbe più avere segreti per te! Discorso, linguaggio non verbale, postura, fiducia in se stessi, capacità di convincere rapidamente, comunicazione orale fluente, abilità interpersonali sono tutti elementi che devi conoscere e padroneggiare perfettamente. Devi essere a tuo agio con lo sguardo degli altri per poterti fare un alleato e non un nemico.
Cattura l'attenzione del tuo pubblico
Essere creativo. Sorprendi positivamente il tuo pubblico con una presentazione originale, efficiente e senza intoppi per catturare l'attenzione dei tuoi interlocutori e mantenerla fino alla fine del tuo discorso. Essere d'impatto e convincente. Si deve conquista i tuoi interlocutori.
Non esitare a svegliare il tuo pubblico non appena percepisci segni di stanchezza o disattenzione!
Osserva e ascolta il tuo pubblico
Scansiona il tuo pubblico, osservare le reazioni (linguaggio non verbale) di ognuno e saper reagire e riprendersi se necessario riorientando il tuo discorso, rompendo il ritmo della tua presentazione o anche premendo di più su un punto che sembra suscitare interesse ed entusiasmo.
Gioca con le emozioni per coinvolgere emotivamente il tuo pubblico (soprattutto se hai optato per una presentazione in modalità storytelling, particolarmente efficace per presentare un'azienda o un progetto).
Gestisci la tua presentazione in modo efficiente
Stendi il tuo discorso secondo il piano che hai definito. Se necessario, fornire un cartoncino anti-secco (gli eventuali tremori delle tue mani saranno meno evidenti che su un semplice foglio di carta) su cui avrai avuto cura di annotare le grandi linee del tuo intervento (nessuna frase, semplicemente parole chiave che fungono da ancore che ti permettono di orientarti ). Tieni a mente un filo conduttore (il tuo obiettivo, per esempio) e struttura il tuo intervento attorno ad esso.
Non lasciarti destabilizzare da potenziali piantagrane, vuoti di memoria e altre chiacchiere. Stai calmo, respira e riprendi il filo del tuo intervento.
Rispondi a qualsiasi domanda e obiezione
Hai il controllo del tuo soggetto a portata di mano. Ti sei preso cura di identifica le domande che il tuo pubblico potrebbe farti. Sai come affrontare le obiezioni, come gestirle e persino come usarle a tuo vantaggio. Di fronte a una domanda inaspettata (succede), sii onesto e offri una risposta tempestiva.
Fornire un feedback
Non partire senza aver organizzato un prossimo contatto per organizzare il resto del tuo progetto.
Inoltre, può essere interessante raccogliere feedback sul tuo intervento in quanto tale: hai colto nel segno? Come puoi migliorarti?
