Lavorare a distanza con i propri dipendenti, clienti, fornitori di servizi vari può, quando il contesto lo richiede, rivelarsi fondamentale per mantenere a galla il proprio lavoro. Organizzare un evento a distanza, qualunque esso sia, non si improvvisa, richiede un minimo di preparazione e organizzazione.
Perché organizzare un evento online?
Una situazione di emergenza, un obbligo materiale, un contesto specifico, una strategia di comunicazione digitale che mira a raggiungere un maggior numero di prospect, a far conoscere la propria azienda/i suoi servizi, partecipanti dispersi geograficamente sono tutti elementi che favoriscono l'organizzazione di un evento virtuale piuttosto che uno fisico.
Obiettivi
A seconda del tipo di evento organizzato - meeting virtuale, webinar, conference call… - gli obiettivi saranno leggermente diversi. Nel complesso, l'organizzazione di un evento online mira, in particolare, a:
- risparmiare tempo e flessibilità : organizzazione più rapida, che richiede la mobilitazione di una piccola squadra e che può essere rinviata con relativa facilità se necessario.
- ottenere visibilità : comunicare direttamente pur non essendo fisicamente nello stesso luogo, consentire a un numero considerevole di persone di seguire una conferenza, un corso di formazione, ecc.
- rafforzare la relazione tra l'azienda/team e i suoi clienti quando non esiste un punto vendita fisico o con contatti sparsi su tutto un territorio più o meno vasto.
- superare l'impossibilità di organizzare un evento fisico : quando i partecipanti sono troppo dispersi geograficamente o quando circostanze eccezionali vietano totalmente un vero incontro, ad esempio.
- riduci la tua impronta di carbonio : meno logistica, volantini, documenti stampati, brochure, ecc.
Vantaggi
- Meno dispendio di tempo e meno costoso da organizzare rispetto a un evento fisico
- Target/pubblico ampliato
- Interattività migliorata
- Maggiore flessibilità
- Ottimizzazione del ritorno sull'investimento
limiti
- Possibilità tecniche a volte incerte
- Necessità per i partecipanti di disporre di attrezzature adeguate
- Esitazione/abuso di partecipanti nuovi sull'argomento, bug vari…
Le diverse tipologie di eventi virtuali
C'è una vasta gamma di possibilità in questo settore. Che evolve ad alta velocità, offrendo giorno dopo giorno nuovi strumenti, servizi tutti più efficienti degli altri.
A seconda del tipo di evento online pianificato e degli obiettivi associati, sarà opportuno utilizzare invece questa o quella formula. Tra gli eventi più utilizzati, troviamo in particolare:
- chiamate in conferenza : telefonate a più di 2 persone
- webinar : conferenze online, podcast
- fiere virtuali : mostre online interattive
- workshop : workshop su un tema specifico
- i Mooc : corsi / formazione online
- le chat : discussioni su argomenti specifici
- riunioni a distanza : incontri con alcuni o tutti i partecipanti geograficamente dispersi
Come organizzare un evento virtuale?
La presentazione degli eventi è qui brevemente esposta.
Preparazione per l'evento
Complessivamente, qualunque sia la tipologia di evento virtuale, l'organizzazione sarà così strutturata:
- Definizione degli obiettivi : aspettative, benefici attesi, ecc.
- Pianificazione : data, ora, durata
- Articolazione / strutturazione : modalità, struttura dell'evento, tema affrontato, documenti condivisi, ecc.
- Promozione : invito o sito/pagina dedicati, descrizione dell'evento, comunicazione opportuna,
- Ricordo : alcuni giorni prima dell'evento in questione, quindi 1 ora prima, promemoria dei collegamenti di connessione, identificatori e documenti necessari se applicabile …
- Istituzione e il corso dell'evento,
- Grazie ed eventuale invio di un report, risposte alle domande poste, documenti giustificativi e una sintesi - a volte un video completo - dell'evento.
- Debriefing : cosa ha funzionato, le difficoltà incontrate, cosa è piaciuto, cosa può essere migliorato, ecc.
Diversi eventi virtuali
Incontro telefonico con diversi
Le chiamate in conferenza non sono nuove. Molte persone li usano regolarmente negli affari.
- Determinare l'argomento trattato, gli obiettivi della discussione e i vari punti da affrontare.
- Scegli il supporto giusto.
- Definire una data e un orario di chiamata.
- Scegli una posizione tranquilla favorevole a una teleconferenza.
- Contattare i partecipanti, ringraziarli per la loro presenza, indicare l'argomento da trattare, la metodologia scelta, se applicabile, nonché gli obiettivi della call, richiamare le regole di buona condotta della conference call.
- Condurre la discussione facendo attenzione a non interferire con il discorso degli altri (rumori ambientali, ecc. Si consiglia di utilizzare il pulsante "Muto" quando non si parla per non disturbare gli altri con il rumore di chi parla.' una tastiera, per esempio).
- Chiudi la call ringraziando tutti i partecipanti.
- Invia un rapporto accurato delle discussioni a tutti i partecipanti ed eventualmente alle terze parti interessate.
Webinar
I webinar sono grandi leve per un'azienda. Consentono di comunicare in maniera massiccia, di pubblicizzare una competenza, un nuovo prodotto/servizio, ecc.
Tutti i partecipanti devono essere dotati di hardware e software adeguati per poter seguire la conferenza nel formato offerto (potrebbero essere necessari microfono, altoparlanti, cuffia, webcam) e beneficiare di una velocità sufficientemente elevata.
- Definisci gli obiettivi e scegli un tema e una presentazione che possano coinvolgere il pubblico di destinazione.
- Pianifica una data, un'ora, una durata.
- Invia un invito per registrarti al webinar.
- Invia un promemoria 1 ora prima della conferenza online a tutti gli iscritti e specifica le modalità di connessione.
- Eseguire il webinar: benvenuto, presentazione dei contenuti (l'animazione deve essere sufficientemente dinamica e interattiva per non perdere nessuno).
- Incoraggiare i partecipanti a… partecipare (reagire, esprimere la propria opinione, porre le proprie domande…).
- Rispondere alle domande entro un periodo di tempo definito. Invita i partecipanti con altre domande a inviarli via e-mail.
- Chiudi e ringrazia.
- Invia un riassunto del webinar e/o un link per rivedere la conferenza.
Podcast
Il podcast è un elemento importante nella strategia di comunicazione digitale. Consente all'azienda di affrontare un tema legato alla propria attività, con l'obiettivo di acquisire visibilità, e di lavorare sulla propria immagine con un ampio panel di prospect.
Un podcast può essere presentato da una sola persona, un esperto nel suo campo e parlare da solo sull'argomento, oppure integrare diversi esperti riuniti attorno a un host.
- Definire gli obiettivi del podcast e il tema affrontato
- Ottenere informazioni sull'argomento, eventualmente ricercare esperti suscettibili di intervenire
- Disegna il piano preciso e/o il copione
- Registra il podcast: riunisci i vari stakeholder se necessario, cura l'aspetto fisico e il linguaggio non verbale
- Produrre il podcast (modifica, testo di presentazione, caricamento, ecc.)
- Preparare la promozione e distribuire (e-mail, sito web, intranet, social network, ecc.)
Riunione a distanza
Questa è una pratica comune in molte aziende. Quando abbiamo alcuni - se non tutti - collaboratori in telelavoro o in viaggio o regolarmente in movimento, sono fondamentali per unire tutti.
L'incontro può essere fatto sia solo audio che video. Tuttavia, la fotocamera può essere un freno per alcuni: timidezza, riluttanza a rivelare il suo ambiente personale o semplicemente una connessione Internet insufficiente.
Nel complesso, questi incontri virtuali sono organizzati come segue:
- preparazione : pianificazione, definizione dell'ordine del giorno e dei contenuti, preparazione dei vari documenti necessari, invio di inviti e modalità, ecc.
- Svolgimento dell'incontro : in video - con possibilità per i partecipanti che desiderano sostituire la propria immagine con un avatar - o solo in audio. L'animazione deve essere lavorata a monte. La sfida è mantenere l'attenzione di tutti dall'inizio alla fine, permettere a tutti di esprimersi e ascoltare gli altri, allocare il tempo di parola in modo appropriato…
- Debriefing e follow-up : trasmettere il resoconto della riunione ai partecipanti, elencare i punti positivi e migliorare il processo di riunione a distanza.
officina
I workshop online sono in aumento da diversi anni. Riuniscono un certo numero di persone attorno a un argomento specifico. Lì si scambiano opinioni, idee, proposte e soluzioni. Quando i collaboratori di un team si trovano geograficamente dispersi, può essere opportuno che il manager organizzi un workshop online. Per avere successo, questi momenti di interazione a distanza richiedono un'organizzazione acuta.
- Definire l'obiettivo del workshop (insegnare una nuova abilità, sperimentare una nuova modalità di facilitazione dell'incontro, approfondire un tema specifico o una qualsiasi abilità…), le ragioni del suo svolgimento nonché il target a cui si rivolgerà.
- Determinare il contenuto del workshop, un piano di presentazione e selezionare i partecipanti (livello di abilità minimo, settore di attività, ecc.).
- Definire lo svolgimento del workshop (accoglienza, introduzione, argomenti trattati, regole di interazione, durata delle diverse fasi, ecc.).
- Preparare eventuali risorse (analisi, studi, dati vari, corsi, definizioni, ecc.).
- Scegli gli strumenti che saranno condivisi e utilizzati da tutti i partecipanti.
- Riunire virtualmente i vari partecipanti al workshop.
- Determinare il ruolo di ciascuno, gli obiettivi ei compiti, le scadenze e le metodologie.
- Animare dinamicamente il laboratorio per mantenere un legame nonostante la distanza e mantenere l'attenzione e la presenza di tutti i membri del gruppo.
Mooc
L'obiettivo qui è quello di mettere online uno o più corsi o formazione che i partecipanti/iscritti possono seguire al proprio ritmo. L'allestimento di un simile evento richiede, a monte, un certo tempo oltre a diverse e variegate competenze.
- Costituire un team di progetto multidisciplinare con competenze diverse (esperti nella materia insegnata, designer multimediali, grafici, specialisti IT, marketing, ecc.
- Definisci il tuo obiettivo
- Determina qual è l'obiettivo del Mooc: insegnare, informare
- Architetti le linee principali del contenuto
- Definire le tecnologie e gli strumenti che verranno utilizzati
- Progetta il contenuto: contenuto e forma, risorse, video, esercizi, compiti a casa, tutorial vari
- Progettare mezzi di comunicazione: stampa, intranet, social network, pagina web, mailing, marketing digitale, ecc.
- Testare il Mooc con un piccolo staff e correggere eventuali bug e malfunzionamenti vari, verificare che tutte le risorse messe a disposizione funzionino correttamente, ecc.
- Promuovi il Mooc
- Lancia il Mooc
Questo file è referenziato in: Riunione remota: dalla pianificazione al debriefing online.
