Eccoti nel ruolo di manager di una nuova squadra. Se questa notizia ti rende felice, i tuoi nuovi collaboratori sono, da parte loro, sicuramente inclini a sentimenti diversi, a seconda del contesto: ansia, paura del cambiamento, paure, tristezza, ecc. Dovrai quindi rassicurarli mentre stabilisci la tua leadership. Come procedere ?
Le prime impressioni sono spesso buone. Quando si arriva alla testa di una squadra già in campo, prendere un posto è ostico: bisogna stare attenti a non esagerare, a non offendere nessuno, evitare di voler imporre fin dai primi secondi le proprie idee di gol a vuoto e soprattutto cura di mantenere la coesione e le dinamiche esistenti. Questo pur stabilendo una certa autorità.
Di fronte al nuovo arrivato, la squadra sperimenta molto spesso sentimenti di paura (paura del cambiamento, dell'ignoto, di perdere qualcosa, ecc.), ansia (affrontare nuove esigenze, un nuovo stile di gestione, ecc.), anche tristezza (perdita di un certo comfort di routine, di certe abitudini, ecc.). Emozioni di cui il nuovo manager deve tenere conto alla stregua della situazione e del contesto in cui arriva (buyout, riorganizzazione, pensionamento, ecc.).
Il primo contatto è un momento essenziale - per quanto delicato - in cui non avrai una seconda possibilità. È quindi fondamentale prepararlo accuratamente.
Organizzare una riunione di presentazione formale o informale può essere un ottimo modo per conoscere i tuoi nuovi dipendenti, prendere il polso del morale e costruire un dialogo e un clima di fiducia reciproca, che sono intrinseci a un rapporto costruttivo con il tuo team.
Conoscere i dipendenti prima di incontrarli
Prima di questo incontro introduttivo, raccogli alcune informazioni sul tuo team per mostrare ai tuoi nuovi dipendenti che sono importanti per te e che ci tieni davvero a loro. Diverse possibili fonti:
- colloquio informale con il tuo predecessore : in caso contrario con il tuo responsabile di linea, il tuo HRD o persino il tuo CEO. Saranno in grado di dirti alcune parole sulle personalità di ciascuno dei tuoi nuovi dipendenti (punti di forza, di debolezza, ecc.), Informarti di eventuali conflitti / informazioni importanti all'interno del team di cui dovresti essere a conoscenza.
- organigramma/trombinoscopio dell'azienda : un documento che permette di comprendere l'organizzazione dell'azienda e visualizzare il ruolo di ciascuno dei dipendenti individuati (nome, a volte accompagnato da una foto) all'interno dell'azienda. In particolare, ti farà sapere chi sta facendo cosa nella tua nuova squadra.
- Rete sociale aziendale : o intranet. Uno strumento utile per conoscere i diversi dipendenti dell'azienda e per saperne di più su di loro: posizione, missioni, competenze, ma anche hobby, attività extra-professionali, ecc.
- social network classici : in particolare e soprattutto LinkedIn, che ti permette di visualizzare il profilo professionale dei tuoi nuovi dipendenti, il loro background, le loro diverse esperienze, ecc.
Cerca di ricordare i nomi dei tuoi dipendenti e alcuni elementi su di loro: successi chiave, hobby, città di origine, background, anzianità in azienda, ecc. Se è possibile, dai una faccia ai nomi e memorizzare queste informazioni.
È fondamentale, per il benessere della tua squadra e il successo del tuo nuovo lavoro, non commettere errori fin dal primo contatto. Quindi, se sei chiamato a gestire persone di culture o generazioni diverse, informati sugli usi e costumi in termini di comunicazione e gestione, in particolare.
Per di più, assorbi la cultura e l'identità della tua nuova organizzazione. Durante il tuo incontro di presentazione, dovrai assicurarti di essere in fase con lo spirito, le pratiche dell'azienda, portando il tuo stile di gestione.
Tuttavia, se dovessi gestire ex colleghi o conoscenti, dovrai ridefinire il tuo rapporto di lavoro con loro. Un approccio che avverrà a margine di questo incontro di presentazione.
Organizza un incontro di presentazione con il tuo nuovo team
Che sia formale o meno, questo momento di incontro relativamente breve (30 min max) con tutti i tuoi nuovi dipendenti è un elemento chiave della tua integrazione e della tua assunzione di compiti a capo del team.
Scegli il posto giusto
Il luogo così come la convivialità che ti occuperai di allestire sono i primi ingredienti di un meeting di successo. Si tratta di mettere tutti a proprio agio, ridurre lo stress e le ansie associate a questo cambiamento e creare un clima di fiducia rendendo gli scambi il più fluidi possibile.
Scegli un luogo neutro, piacevole, luminoso. Organizza la stanza in modo amichevole: una tavola rotonda se possibile. Questo facilita la comunicazione interpersonale. Se ti trovi di fronte a una squadra di molte persone o se la stanza non ha tavoli, assicurati di disporre le sedie in un semicerchio di fronte a te, non in file rigorose e diritte. Non è molto, ma ha un impatto significativo su come si sentono i tuoi dipendenti quando si tratta di facilità d'uso.
Scegli il formato giusto
Indicare fin dall'inizio come si svolgerà questo incontro (lo scopo e la durata dell'incontro): si tratta di conoscersi in un lasso di tempo ragionevolmente breve. Informa il tuo nuovo team che non sarai in grado di rispondere a tutte le aspettative e a tutte le domande qui e che organizzerai rapidamente colloqui individuali in cui tutti potranno parlare a lungo e in modo più preciso.
Presentati brevemente (la tua identità, il tuo background, i tuoi valori…). Evita i monologhi e altri grandi discorsi. Sii naturale e vero. Siete qui per conoscervi.
Dai voce ai tuoi dipendenti in modo che ognuno si presenti a turno ed esprima, ad esempio, i suoi migliori ricordi di squadra o ciò che apprezza in termini di stile di gestione. L'obiettivo è stabilire i primi elementi di un forte legame e fiducia con i membri della tua nuova squadra.
Se alcuni dei tuoi dipendenti sono troppo lontani per essere fisicamente presenti, assicurati che il collegamento virtuale sia ottimale : suono, immagine, ecc. e farli sentire totalmente inclusi nel cerchio. Incontrarli fisicamente il prima possibile, perché anche se si vive in un'epoca in cui il virtuale la fa da padrone, è fondamentale incontrarsi davvero per instaurare un rapporto di fiducia duraturo.
Anche le discussioni mondane / informali sono importanti qui. Permettono alle personalità di esprimersi, alle affinità di creare. Questo costituisce la base di un legame tra il manager e la sua squadra, un elemento essenziale per una buona coesione e dinamiche di gruppo positive.
Dare il tono
Se l'incontro vuole essere piuttosto informale e mira principalmente a conoscersi, resta il fatto che è anche per te, come manager, IL momento da non perdere, perché è qui che poni le prime basi della tua gestione. Sii positivo e costruttivo.
Pratica l'ascolto attivo. Rispondi alle domande dei tuoi nuovi collaboratori mantenendo l'asse degli obiettivi comuni. Evita l'autocelebrazione esponendo a lungo i tuoi precedenti successi e le tue grandi qualità e abilità come manager. Restare umili. Dite ai vostri nuovi dipendenti che prima osserverete e imparerete molto, e sicuramente apporterete alcuni cambiamenti in seguito - una volta che avrete una chiara visione di come funziona il team, ma anche dell'azienda - e questo, sempre con l'obiettivo di miglioramento collettivo.
Questo primo contatto serve a stabilire una certa leadership nel rispetto di quanto costruito fino ad allora. Potresti trovare utile prendere appunti che puoi rivedere in seguito.
Da evitare imperativamente : critiche al tuo predecessore, ai suoi metodi di gestione, pratiche aziendali, ecc. o qualsiasi giudizio.
Incontra ognuno individualmente
Dopo il tuo incontro di presentazione di gruppo, è consigliabile incontrare ciascuno dei tuoi nuovi collaboratori individualmente. Questo ti informerà sulle personalità di ogni membro della tua nuova squadra (affidati alla comunicazione non verbale) così come la loro percezione delle cose, le loro abilità più precise, le loro aspettative, le loro paure, ecc.
Per i tuoi dipendenti questo è il momento di riaprire un dialogo con il proprio superiore gerarchico, esprimere le proprie paure, ma anche parlare dei propri successi, delle proprie competenze, ecc.
Le chiavi per presentazioni one-to-one di successo
Ecco alcuni suggerimenti per condurre i tuoi primi incontri individuali con ogni membro del tuo nuovo team:
- hanno precedentemente organizzato un incontro di presentazione di gruppo durante il quale i tuoi nuovi dipendenti saranno stati informati sull'organizzazione di colloqui individuali
- dopo aver preso formalmente un appuntamento con ciascuno dei tuoi nuovi collaboratori.
- scegli un luogo neutro e tranquillo per non essere disturbati e facilitare gli scambi.
- saper ascoltare, mostrare obiettività, empatia e benevolenza per costruire le basi di un rapporto costruttivo con il tuo team.
- domanda apertamente : ciò consente, tra l'altro, di evitare posizioni difensive da parte dei tuoi dipendenti la cui preoccupazione principale è mantenere la propria posizione e/o una posizione scomoda di fronte a un conflitto espresso, ma di cui non sei sufficientemente informato per essere in grado di rispondere in modo costruttivo.
Armati delle varie informazioni raccolte durante questi incontri, puoi quindi preparare in modo efficace il tuo primo incontro di lavoro!
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