Sviluppare le competenze e le conoscenze dei propri dipendenti attraverso la formazione digitale nelle aziende. Ecco un trend che ha il vento in poppa! Soprattutto perché questo è un buon modo per gestire e trattenere i talenti e quindi permettere loro di evolversi e prosperare al lavoro.
Questo dispositivo dalle molteplici forme (internet, intranet, videoconferenze, ecc.) è infatti una potente leva nella gestione e nello sviluppo delle competenze dei tuoi dipendenti. Tuttavia, Pur presentando numerosi vantaggi, resta il fatto che, per essere efficiente e un vettore di successo, tale approccio deve essere considerato a monte. Dovrebbe attenersi alla cultura della formazione della tua azienda e inserirsi armoniosamente nel paesaggio soddisfacendo le aspettative di tutti. In particolare, dovrai scegliere il supporto giusto.
Navigazione veloce
- Vantaggi e svantaggi di questi dispositivi
- I diversi metodi di e-learning
- Le chiavi del successo per il successo del tuo progetto e-learning (preparazione del progetto, scelta del metodo, definizione del piano d'azione, ecc.)
Vantaggi e svantaggi dell'e-learning
Come ogni approccio, la formazione virtuale ha molti vantaggi, ma può anche essere totalmente controproducente se non adattata. Alcune aziende scelgono quindi di mischiare e-learning e istruire o fasi di lezioni di gruppo, ad esempio, al fine di massimizzare il successo del progetto e mantenere una certa partecipazione alla formazione da parte dei dipendenti.
Vantaggi dell'apprendimento a distanza
Tra i vantaggi di un tale approccio troviamo in particolare:
- accessibilità estesa: i tuoi dipendenti hanno facile accesso alla formazione che seguono. Questo ti permetterà, in particolare, di formare più persone contemporaneamente, e non necessariamente nello stesso luogo.
- flessibilità: sala appositamente studiata per la tua formazione, computer dedicati accessibili a tutti all'interno della tua azienda, postazione mobile da portare ovunque, anche in viaggio o, se necessario, a casa dei tuoi dipendenti.
Inoltre, i tuoi dipendenti potranno, grazie a questi dispositivi, tornare su determinati concetti, approfondirne altri al proprio ritmo, senza dover attendere il prossimo colloquio con un vero trainer. Saranno in grado di scegliere il momento giusto nel loro programma per seguire i diversi moduli della loro formazione. - maggiore autonomia: ognuno adatta la propria formazione alle proprie esigenze specifiche nonché al proprio livello di conoscenza. Alcuni avranno bisogno di approfondire questo o quel capitolo, questa o quella nozione, mentre altri preferiranno passare al capitolo successivo senza ostacolare il progresso della formazione. Quante volte, in una tipica sessione di formazione, sei stato infastidito da domande che avresti qualificato come "irrilevanti" da parte di altri partecipanti alla suddetta formazione? Quante volte ti sei annoiato su un capitolo che hai imparato quando altri lo scoprivano? L'e-learning consente a tutti di ottimizzare il proprio tempo di formazione, e in extenso il proprio tempo!
- follow-up ottimizzato e personalizzato: ognuno ha l'opportunità di andare avanti al proprio ritmo. Essendo tutto smaterializzato, il monitoraggio è facile, anche a distanza. I tuoi istruttori possono seguire i progressi dei loro studenti quasi in tempo reale e adattare il resto della formazione, se necessario.
- innovazione: L'e-learning permette una totale personalizzazione della formazione. Potrai aggiungere, rimuovere e organizzare i moduli nel modo più adatto alla tua azienda e ai tuoi collaboratori.
- costi di formazione ridotti: mentre l'investimento iniziale può essere relativamente elevato, i risparmi successivi sono spesso considerevoli.
Possibili freni
Una volta che il progetto è stato ben pensato e completato, potrebbero esserci ancora degli ostacoli alla creazione di un sistema di formazione e-learning. Tra i più comuni ci sono:
- presenza molto relativa dei vostri dipendenti: è facile rimandare una sessione di formazione virtuale al giorno successivo - alla settimana successiva - mentre è molto più difficile rimandare una sessione di formazione classica che mobilita relatori esterni e alla quale partecipano più colleghi. Dovrai quindi fare in modo che tutti progrediscano regolarmente ed eventualmente fare un punto con i tuoi dipendenti meno assidui in modo da comprendere le ragioni del loro disimpegno e riaggiustare la formazione se necessario.
- mancanza di contatto umano: alcuni rimpiangeranno il lato virtuale della formazione. Se questo è il caso dei tuoi dipendenti, opta per un mix con alcune sessioni di formazione classiche comuni all'interno della tua azienda al fine di mantenere un certo contatto umano (vedi possibili accordi di seguito).
Inoltre, alcuni irriducibili, resistenti ai cambiamenti, troveranno sempre un buon motivo per diffidare di una formula virtuale: il reparto IT potrebbe, ad esempio, avvisarti di possibili violazioni della sicurezza in un dispositivo del genere; altri, meno abituati alle nuove tecnologie, possono temere l'uso di Internet, ecc. Inoltre, è essenziale per occupati della preparazione del tuo progetto così come delle presentazioni che farai ai tuoi collaboratori. Dovrebbero essere semplici, concisi, divertenti e di facile utilizzo (vedi sotto).
I diversi metodi di apprendimento a distanza
Corsi di formazione PowerPoint messi online e accessibili a tutti in un sistema su misura interamente personalizzato per la tua azienda, comprensivo di software di formazione chiavi in mano, la gamma di strumenti per impostare un processo di e-learning in un'azienda è ampia! Tieni presente, tuttavia, che qualunque sia la soluzione scelta, bisognerà garantire un minimo di interazioni tra formatore e allievo al fine di garantire il successo del progetto (esercizi per verificare che i concetti siano stati assimilati, feedback dei tuoi dipendenti, monitoraggio interattivo, ecc.).
Esistono 3 tipi principali di metodologia, ognuna delle quali offre se stessa una vasta gamma di possibilità:
- formazione sincrona: metodo più vicino ad un cosiddetto sistema di allenamento classico. Infatti, il formatore e lo studente sono connessi contemporaneamente (es: videoconferenze, webinar, lezioni virtuali). Il gruppo di studenti è online contemporaneamente. Tutti interagiscono con il trainer in tempo reale e tutti ricevono le stesse informazioni contemporaneamente. Ogni studente può interagire sia con il suo trainer che con altri studenti. Il vantaggio di un tale dispositivo è il familiarità degli studenti con il metodo che è simile a quello delle lezioni di gruppo. Le interazioni sono numerose, gli schermi cancellano la riluttanza a parlare in pubblico. È anche un modo efficace per diffondere quante più informazioni possibili a quante più persone possibili in un tempo limitato.
- formazione asincrona: il formatore e lo studente non sono in contatto diretto. Il vantaggio di questo tipo di approccio è che permette allo studente di ottimizzare il suo tempo e imparare in un momento conveniente per lui. Infatti, lo studente sceglie quando si connette e quindi dispone di un pannello di strumenti che gli consente di seguire la sua formazione come desidera: video, white paper, software di apprendimento … Monitoraggio e scambio tra il formatore e i suoi studenti, nonché interazioni tra i diversi studenti vengono quindi fatti indirettamente e il più delle volte spostati: e-mail, forum di discussione, ecc. La modalità asincrona consente anche una grande autonomia per gli studenti che avanzano al proprio ritmo senza dover tenere conto di quello degli altri, né del tempo che dedicano a questo o quell'elemento.
- un mix delle 2 soluzioni precedenti: questa è una combinazione delle 2 modalità descritte sopra, che consente meno scambi virtuali. Ciò può comportare sessioni di gruppo tra le quali gli studenti avranno moduli e/o esercizi da svolgere ciascuno da solo in modo smaterializzato. Può anche essere l'uso di un coach per seguire i progressi di tutti e aiutarli nel loro apprendimento. eccetera.
Le chiavi del successo di un progetto e-learning
Come specificato sopra e come qualsiasi progetto, l'impostazione dell'apprendimento virtuale non avviene durante la notte per un capriccio o perché tutti ne parlano e sembra funzionare abbastanza bene con il vicino! È un dispositivo che comporta molti cambiamenti e quindi richiede una strategia di cambio gestione ben pensato.
Preparazione a monte del progetto:
- analisi dei bisogni
- analisi dell'ambiente tecnico e delle varie risorse disponibili all'interno della vostra azienda
- definizione di potenziali progetti e obiettivi da raggiungere per ciascuno
- apprezzamento delle conoscenze dei tuoi dipendenti, in particolare in termini di nuove tecnologie
- identificazione di eventuali riluttanze al cambiamento per meglio comprenderle e rassicurare il refrattario
- incontro con potenziali attori all'interno della tua azienda (dipartimento IT, risorse umane, formatori, grafico, management e idealmente un campione rappresentativo del personale)
- realizzazione di un programma provvisorio che mostri tutte le fasi del progetto
Scelta dei metodi
Per determinare quale metodo è il migliore per la tua attività, dovrai prendere in considerazione una serie di punti:
- durata della formazione: più tempo ci vuole per imparare nel tempo, più sarà rilevante indirizzarti verso un training di tipo asincrono o un mix sincrono/asincrono.
- numero di entità fisiche e distanza geografica: se i tuoi dipendenti vengono inviati in località geograficamente molto distanti, la formazione tramite il canale digitale sarà il tuo miglior argomento per convincere, ad esempio, il tuo management. Più studenti ci sono, più opteremo per una modalità di formazione asincrona.
- obiettivi in termini di competenze da sviluppare: l'apprendimento cosiddetto "tecnico" può essere facilmente compreso attraverso un metodo asincrono, le conoscenze di base possono essere di diversi livelli e ciascuna evolve al proprio ritmo. I corsi di formazione a vocazione più umana saranno preferibilmente gestiti in modalità sincrona, o anche affiancati da formazione in modalità più convenzionale (es. intervento di un coach).
- tipo di contenuto: un corso i cui elementi cambiano rapidamente sarà più facile da gestire in modalità sincrona, ognuno con le informazioni in tempo reale. Sarà infatti difficile fornire informazioni suscettibili di evolvere da un giorno all'altro in modalità asincrona dove ognuno si connette secondo il proprio programma.
- personalità dei dipendenti da formare: Non formiamo le persone che hanno dimestichezza con lo strumento informatico allo stesso modo di coloro che non lo conoscono. La modalità sincrona sarà quindi preferibile quando i tuoi dipendenti non sono molto disponibili con le nuove tecnologie o sono restii all'autogestione.
- risorse tecniche e tecnologiche della tua azienda: quali sono le risorse informatiche (pc, intranet, software, server, ma anche personali) che hai nella tua azienda.
- risorse umane per la formazione: i tuoi potenziali formatori padroneggiano gli strumenti che vuoi utilizzare durante la tua formazione? Sono a loro agio con entrambe le modalità sincrone e asincrone?
Stesura del piano d'azione
Questo è' un documento essenziale ad un processo di impostazione della formazione e-learning all'interno di un'azienda. Questo documento è in un certo senso il sintesi del tuo progetto e includerà tutti gli elementi : esigenze, scelta del metodo, ambiente tecnico, tecnologico e umano, progetti selezionati, tipi di contenuti previsti, benefici a lungo termine e, naturalmente, i costi ei ritorni sull'investimento che ciò indurrà.
Mobilitazione delle truppe
Coinvolgi il più possibile i tuoi dipendenti nel progetto in modo da raccogliere più informazioni possibili su eventuali ostacoli, ma soprattutto sui vantaggi che vedono in questo metodo di apprendimento. Avrai così degli ottimi ambasciatori, alleati del brand, quando si tratta di presentare il tuo progetto a tutti, soprattutto quando si tratta di affrontare l'irriducibile e rassicurare gli ansiosi!
La comunicazione sarà essenziale per un tale progetto. Quindi dovrai prepararlo con cura.
Scrivere contenuti formativi
È a tua disposizione una gamma molto ampia di strumenti per scrivere e fornire la tua formazione: white paper, Presentazioni PowerPoint , fornitura di articoli e altri testi, videoconferenze, corsi online, ecc. Avrai cura di non affogare i tuoi dipendenti in una marea di contenuti. Questi dovrebbero essere semplice, preciso, ergonomico, divertente ed efficiente.
Definizione dei ruoli di ogni persona
Ogni formatore dovrebbe essere completamente preparato per completare la propria missione. Questo assicurerà che ognuno padroneggia le competenze e gli strumenti necessari a tal fine. I formatori avranno cura in particolare di rispettare l'approccio pedagogico messo in atto, il ritmo di apprendimento di ciascuno, di favorire interazioni e feedback vari. La benevolenza sarà all'ordine del giorno. Il ruolo di allenatore avrà la precedenza su quella di un classico trainer.
Misurare costi e benefici
È essenziale per valutare i costi , ma anche i vantaggi di un approccio formativo digitale. Mentre è facile quantificare gli investimenti ei costi di attuazione di tale strategia, misurare con precisione i benefici lo è un po' meno. Infatti, se alcuni ritorni sugli investimenti sono facili da quantificare (costi di viaggio, attrezzature, manutenzione, retribuzione dei formatori, ecc.), altri sono difficili da quantificare (miglioramento dell'ambiente di lavoro, migliore comunicazione, ampliamento delle possibilità di miglioramento delle competenze, ecc.).
Implementazione concreta
Un progetto del genere è raramente unanime fin dal primo giorno della sua attuazione. Aspettati ipso facto di affrontare una certa resistenza ai cambiamenti che questo induce. Inoltre, probabilmente avrai dei piccoli aggiustamenti da fare, soprattutto se si tratta del tuo primo progetto di formazione digitale (adattamento e aggiornamento periodico dei contenuti, aggiunta di sessioni, ecc.)
Monitoraggio e feedback
Chi dice digitale, dice evoluzione permanente! Affinché il tuo progetto abbia successo e tu possa implementare altri programmi di e-learning, è fondamentale garantire un follow-up regolare e meticoloso del tuo approccio oltre a recuperare il feedback prezioso - sia positivo che critico - dai tuoi studenti che sono i principali stakeholder!
