Note spese professionali: come gestirle?

È un investimento redditizio in vista delle sfide:

• Risparmio di bilancio: il controllo di tali costi facilita l'individuazione degli slittamenti ed evidenzia significative fonti di risparmio.
• Facilità di funzionamento: ridurre il lavoro amministrativo e quindi migliorare la produttività dei dipendenti: coloro che hanno note spese da rimborsare e controllori di gestione. In effetti, i dipendenti interessati devono essere almeno influenzati nello svolgimento dei loro compiti nell'ambito della loro attività principale.
• Soddisfazione degli impiegati: regole chiare, importi individuati, ecc. evitare ogni discussione e quindi un'insoddisfazione della gente. Qualsiasi imprecisione può generare lamentele e discussioni sterili senza alcun valore aggiunto per l'azienda. Occorre quindi rigore per agire preventivamente. Inoltre, i dipendenti si aspettano un rimborso tempestivo delle loro spese professionali.

Conciliare gli interessi del dipendente e dell'azienda secondo la legge

Quando un dipendente spende denaro per le esigenze della propria attività professionale, l'azienda deve rimborsarlo, nei limiti delle disposizioni di legge e della politica aziendale. Per essere rimborsato dell'effettivo ammontare delle somme anticipate, il dipendente deve produrre una dichiarazione conforme, corredata dei documenti giustificativi.

In questo ambito si scontrano i rispettivi interessi del datore di lavoro e dei dipendenti. Il dipendente vorrebbe "spendere" il più possibile in note spese: indulgere in ristoranti, scegliere hotel di lusso, ecc. Il datore di lavoro vorrebbe limitare le spese e risparmiare denaro. Fortunatamente, la legge regola i diritti e gli obblighi delle parti.

Il lavoratore può validamente pretendere il rimborso delle sue giustificate e proporzionate spese professionali.

Per essere rimborsato per le spese professionali, senza che le spese siano considerate come compenso aggiuntivo o beneficio in natura, 3 condizioni:

• La spesa è sostenuta per conto del datore di lavoro, nell'ambito del contratto di lavoro del dipendente.
• L'importo è commisurato al target di budget prefissato.
• La spesa è giustificata e presentata per il rimborso effettivo.

Rimborso spese di viaggio e altre spese

In questo contesto, la legge obbliga il datore di lavoro a rimborsare il lavoratore. Le note spese vengono redatte in particolare per le seguenti spese aziendali:

• I pasti : in viaggio o sul luogo di lavoro, quando il lavoratore non può rientrare a casa all'ora dei pasti, il datore di lavoro deve rimborsargli le somme sostenute.
• Costi di trasporto : sia che utilizzi il proprio mezzo personale o mezzi pubblici, il lavoratore può validamente pretendere il rimborso di parte delle somme spese. Il rimborso dei viaggi che possono essere effettuati sulla base di una scala chilometrica indicata dall'amministrazione fiscale o in costi reali.
• Struttura ricettiva , quando un dipendente in viaggio d'affari è costretto a dormire in albergo, per esempio.
• Spese di telelavoro, abbigliamento speciale, documentazione…

Il datore di lavoro può regolare la politica della nota spese per evitare abusi

Se la legge prevede il rimborso delle spese professionali sulla base delle note spese, il datore di lavoro ha comunque un margine di manovra per limitare possibili abusi e risparmiare su questa pesante voce di bilancio. L'istituzione di tale politica consente all'azienda di stabilire un quadro rigoroso e vincolante. In particolare, il datore di lavoro può esplorare 3 direzioni:

1. Imposta un limite di spesa per tipologia di spesa, entro un importo ragionevole.
2. Imporre pratiche economiche : privilegiare il trasporto pubblico rispetto ai mezzi personali, scegliere un albergo di media categoria, ecc.
3. Limitare il rimborso nel tempo.

Avvertimento :

• - In nessun caso il datore di lavoro può rifiutare il rimborso di spese professionali giustificate e proporzionate.
• - La politica aziendale deve essere conforme al contratto collettivo applicabile, ove applicabile.

Nota spese: modello e procedura

Per essere rimborsato, il dipendente deve produrre un inventario delle somme spese sul seguente modello:

• Indicazione della data della spesa.
• Descrizione della spesa, tale da giustificarne la legittimità nell'ambito della sfera professionale.
• Natura della spesa: pasti, alloggio, trasporto, altro…
• Importo anticipato dal dipendente.

Il documento riassume tutte le spese per un determinato periodo o per un viaggio. Deve essere accompagnato dai documenti giustificativi: ricevuta, fattura, ecc.

Il datore di lavoro può fornire un modello di nota spese ai propri dipendenti, per una maggiore armonia e una gestione più semplice.

Una volta che il documento è stato completato, il dipendente lo trasmette all'ufficio contabile della società entro il termine prescritto. Viene rimborsato secondo i termini previsti dall'azienda, di norma entro un mese.

Come risparmiare sulla gestione noiosa?

Ricevere, verificare e rimborsare le note spese è un compito laborioso con poco valore aggiunto per l'azienda. Il datore di lavoro può considerare diversi sistemi per semplificare la gestione, spesso vengono adottate 2 soluzioni:

1. Utilizzo di uno strumento software per smaterializzare, automatizzare e accelerare le lavorazioni.
2. La scelta del compenso per le spese professionali su base forfettaria : il datore di lavoro può preferire un compenso fisso al rimborso effettivo. L'azienda eroga periodicamente indennità forfetarie, il cui importo è calcolato sulla base della tabella forfettaria URSSAF.

Questa soluzione retributiva forfetaria presenta dei vantaggi anche per il dipendente: facilita il suo lavoro - non ha più bisogno di conservare documenti giustificativi o compilare tabelle Excel - e offre loro una certa autonomia nella gestione delle proprie spese professionali.