Sia scritta che parlata, la comunicazione è alla base di ogni relazione. Senza condivisione delle informazioni e un minimo di relazioni, nessun progetto, nessun prodotto o servizio ha la minima possibilità di vedere la luce del giorno.
Inoltre, quando supervisioni donne e uomini, una buona comunicazione è essenziale. Questo, in molti ambiti e a diversi livelli:
- capire la tua squadra e il convincere i meriti di un orientamento,
- negoziare con il suo superiore per ulteriori scadenze o un'estensione del budget per completare un progetto,
- presentare i risultati di un'analisi o i dettagli di un piano d'azione a un'assemblea di alto livello,
- comunicare per iscritto con fornitori o clienti,
- risolvere un conflitto tra 2 dipendenti,
- presentare un progetto, un nuovo prodotto/servizio attraverso un passo ,
- eccetera.
Si parla di qualità di comunicatore e talento, ma spesso si tratta di una questione di tecnica di comunicazione (scrittura chiara e potente secondo il canale scelto, simbolismo dei colori, linguaggio non verbale, analisi transazionale, Programmazione Neuro Linguistica, ecc.).
In quanto tale, è possibile allenarsi a padroneggiare questi strumenti essenziali per la sua performance personale e quindi il suo successo professionale. Tutto inizia con un messaggio inviato da un mittente a un destinatario…
1 - Comunicazione scritta
Non comunichiamo per iscritto mentre comunichiamo oralmente. A seconda del messaggio che si vuole trasmettere, è più opportuno ricorrere a un mezzo scritto piuttosto che a una comunicazione orale. Non è consuetudine dire che "le scritte restano"?
Inoltre, è importante curare il tuo messaggio nella sua interezza: canale attraverso il quale lo distribuirai (e-mail, semplice promemoria, relazione scritta, posta cartacea, ecc.); chiarezza delle informazioni condivise (vocabolario utilizzato, informazioni diffuse, lunghezza del messaggio, tono, ecc.); "packaging" del messaggio (leggibilità, colori, illustrazioni, ecc.)…
Scegli il giusto canale di comunicazione
Sono disponibili diverse soluzioni quando si desidera comunicare per iscritto. A seconda del messaggio da veicolare, è importante scegliere il canale di comunicazione più adatto: email, lettera ufficiale, memo, ecc.
Questi media hanno tutti i loro vantaggi e svantaggi. Pertanto, è essenziale per porsi le domande giuste a monte per fare centro ed evitare il flop, il feedback negativo o anche uno sfortunato malinteso.
Alcuni esempi di utilizzo:
- Posta su carta : ora utilizzato principalmente per lettere "ufficiali": avvisi, licenziamenti, ecc. La sintassi qui sarà precisa, ponderata. Il vocabolario sarà adattato alla situazione.
- E-mail / E-mail : riferire su un incontro, comunicare con fornitori di servizi esterni, con colleghi, team, gerarchia, trasmettere il debriefing di un incontro tra dipendenti (gestione dei conflitti, colloquio annuale, ecc.), ecc. Ci assicureremo qui una sintassi chiara e ordinata, che includa tutti gli elementi necessari pur essendo piacevole da leggere.
- Presentazione Powerpoint (o qualsiasi altro software) : da utilizzare principalmente come supporto durante una presentazione orale, ma anche durante una presentazione della sua azienda, del suo dipartimento, del suo team.
Costruisci e adatta il tuo discorso e il tuo vocabolario
Una volta scelto il mezzo, è importante adattare la sua scrittura in base al soggetto e alla/e persona/e a cui è destinata la lettera. Il vocabolario e le strutture delle frasi non saranno le stesse a seconda che si tratti di un avviso prima del licenziamento, di un semplice debriefing della riunione, della presentazione di un nuovo progetto o di un invito a un incontro.
Rendi i loro scritti piacevoli da leggere, ariosi, colorati, concisi e di impatto
Per essere letti con invidia e soprattutto ascoltati, è importante curare non solo la sostanza, ma anche la forma della sua comunicazione. Inoltre, i testi saranno ariosi, frasi e paragrafi saranno di lunghezza ragionevole e potenziali illustrazioni per corrispondere al testo . Faremo in modo che tutto sia comprensibile!
I colori utilizzati (sia per le parole che per le illustrazioni) non sono banali e vanno scelti con cura. Ad esempio, i pastelli hanno un impatto minore rispetto ai colori più accesi e più forti, che saranno accolti con più entusiasmo. Attenzione, però, a non abusare del rosso (sinonimo inconsapevole di pericolo).
Inoltre, se si comunica in modo internazionale, è fondamentale essere ben informati sugli usi e costumi e sul simbolismo dei colori nel paese di destinazione. Questo per evitare le insidie che potrebbero rivelarsi fatali.
2 - Comunicazione orale
Se la comunicazione scritta è naturalmente riflessa per sua natura, si sta preparando un orale ugualmente. Perché, a meno che tu non sia un professionista dell'improvvisazione, il terreno può diventare molto rapidamente scivoloso e la situazione incontrollabile. Pertanto, per garantire un effetto positivo e in linea con l'obiettivo iniziale, devono essere padroneggiate, almeno conosciute, diverse tecniche. Eccone alcuni. L'elenco, ovviamente, non è esaustivo!
A proposito di
Che sia allo scopo di condurre una riunione, presentare un nuovo progetto, gestire un conflitto, ecc. Parlare in pubblico, anche davanti a 1 persona, richiede un minimo di preparazione. Anche in una situazione di crisi o di "emergenza", è importante riposare 5 minuti per non farsi prendere dalle emozioni. Usare le parole giuste, un tono e un flusso appropriati sono risorse essenziali per una comunicazione orale pertinente ed efficace, specialmente nei momenti difficili.
Parlare in pubblico non è per tutti. Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti per raggiungere questo obiettivo:
- imparare a controlla il tuo stress per farne un motore e non un freno,
- catturare l'attenzione dei suoi interlocutori con un discorso adeguato, appropriato e un gesto adeguato a ciò che si dice,
- struttura il suo intervento per non perdere il suo pubblico lungo la strada,
- lavoro suo non verbale : quasi il 95% della comunicazione coinvolge i gesti e il tono utilizzato.
Per approfondire l'argomento, vi invitiamo a scoprire la nostra sezione dedicata al parlato .
Programmazione neurolinguistica o PNL
La PNL è stata creata da John Grinder e Richard Bandler negli Stati Uniti negli anni '70 e si basa su 3 principi fondamentali, da cui prende il nome:
- Programmazione : il nostro modo di reagire secondo le esperienze sepolte nel profondo di noi stessi che fungono da riferimento per il nostro comportamento.
- Neuro : come cambiare, riprogrammare il nostro comportamento.
- Linguistico : le influenze del nostro linguaggio verbale e non verbale sulle nostre interazioni con gli altri.
Secondo i creatori di questo metodo, tutti hanno le risorse per cambiare. È una questione di tecnica e volontà.
Analisi Transazionale o TA
Apparso negli anni '60, l'Analisi Transazionale (AT) è basato sulla personalità (ogni individuo ha 3 stati del suo ego: Bambino, Genitore e Adulto), relazioni sociali e comunicazione interpersonale (scambi relazionali qui chiamati "transazioni"). Consente una vera decrittazione psichica di ciò che viene riprodotto "qui e ora" durante le interazioni tra più persone.
A seconda degli stati di noi stessi, operiamo in modi diversi. I 3 stati possono essere espressi in modo molto succinto come segue:
- moda bambino : funzionante per sentimento, spontaneamente, o agitatore - anche provocatorio - come fanno i bambini. Tale modalità, se si rivela ottimale in termini di creatività e innovazione, può portare rapidamente a un quadro eccessivamente flessibile, a una mancanza - o addirittura assenza - di autorità.
- modalità genitore : un funzionamento piuttosto ereditario e relativamente inflessibile. Utilizzata frequentemente da manager e dirigenti, questa modalità può essere critica, persecutoria o anche piuttosto benevola, a volte eccessivamente protettiva.
- moda per adulti : un funzionamento guidato dal fattuale del qui e ora, derivante dalle nostre esperienze e non parassitato da emozioni o eredità genitoriali. Molto fattuale, la gestione in modalità "adulta" portata all'estremo può essere percepita come totalmente priva di umanità. È quindi necessario assicurarsi di mantenere un equilibrio tra gli impulsi del bambino e il rigore del genitore.
Prendendo coscienza del proprio modo di funzionare e di quello dei suoi interlocutori, il manager potrà imparare a modificare temporaneamente il proprio modo di essere per comunicare meglio. Un riequilibrio indispensabile per una buona armonia sul lavoro.
Pece
Utile - anzi indispensabile - il passo, o l'arte di convincere in modo rapido ed efficace un pubblico è uno strumento essenziale per il manager. Che si tratti di presentare un nuovo progetto al tuo team e coinvolgerli rapidamente, di argomentare efficacemente per una trasformazione di successo o di presentare una nuova idea alla tua gerarchia, il pitch è LO STRUMENTO da padroneggiare!
Il lanciatore è un'arte che può essere appresa. Si tratta di fare un discorso succinto e potente che spieghiamo come segue:
- Appendere : cattura l'attenzione del tuo pubblico,
- Proporre : spiegare il motivo del suo intervento,
- Spazza via la riluttanza : togli i classici dubbi,
- Litigare : presentare i punti di forza del suo progetto,
- Riformulare : ripeti il tuo messaggio in modo diverso,
- Concludere : porta il punto a casa con un elemento dirompente.
