Lo strumento giusto per il giusto utilizzo… Come per il bricolage, è importante essere ben attrezzati per affrontare adeguatamente i problemi che si presentano.
Ecco una classifica degli strumenti di project management da utilizzare in base alle esigenze da coprire. Per ogni esigenza, offriamo uno strumento o una sezione più completa che si occupa di una particolare esigenza in una scatola. Si noti che uno strumento può essere utilizzato per diversi scopi.
Riepilogo
- Strumenti di inquadratura: analisi dei bisogni, obiettivi, budget, ruoli e responsabilità, specifiche
- Strumenti di progettazione: pre-analisi, prioritizzazione, compito da svolgere, comunicazione, gestione del rischio
- Strumenti di gestione del progetto: lavoro di gruppo, problem solving, processo decisionale, gestione, implementazione di soluzioni
- Strumenti di recinzione : relazione sul progetto
- Strumenti di performance personali per il project manager : organizzazione personale e comunicazione
Strumenti per inquadrare un progetto
Quali sono gli strumenti per definire un bisogno, dare priorità, calibrare un progetto?
Esprimere i bisogni
Un passaggio essenziale per non sbagliare, l'espressione dei bisogni merita un'attenzione speciale.
La bestia cornuta - 3 semplici domande per qualificare la necessità del progetto e garantire che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Stabilisci gli obiettivi del progetto
Una volta definite le esigenze, occorre fissare obiettivi specifici. L'ideale è costruire un sistema di obiettivi per renderli più operativi.
L'albero degli obiettivi - uno strumento per organizzare e scomporre i diversi livelli di obiettivi. Aiuto nella comprensione degli scopi.
Stabilire un budget
Un passaggio essenziale nella definizione dei mezzi per realizzare la missione in questione.
Guardalo tema "Stima dei costi del progetto" .
Definire ruoli e responsabilità
Una buona organizzazione si basa su una definizione chiara e precisa di chi fa cosa. Responsabilità stabilite, compiti e ruoli chiaramente definiti sono garanzia di efficienza. Tutti conoscono le loro missioni e le aree di responsabilità.
La matrice RACI - definire il ruolo di ciascuno nella gestione del progetto
Scrivi una specifica
Lo scopo delle specifiche è quello di formalizzare i bisogni, definire i deliverable e condividerli tra i diversi stakeholder. Accompagna lo stato di avanzamento del progetto come riferimento.
Guida alla scrittura + esempio di specifiche
Strumenti per la progettazione di un progetto
Una volta che le esigenze e gli obiettivi sono chiari e convalidati, è il momento di passare alla fase preparatoria del progetto.
Condurre una pre-analisi
Prima di organizzare il lavoro del gruppo è necessaria un'indagine globale al fine di individuare i punti da affrontare per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Analisi degli scostamenti - identificare le azioni ei compiti da svolgere per passare da una situazione attuale a una situazione futura.
Dare priorità alle attività da svolgere
Una buona gestione del progetto si basa sulla priorità dei punti da affrontare e dei compiti da svolgere. Il vantaggio è una rapida focalizzazione sulle aree critiche invece di perdersi nell'affrontare argomenti che hanno scarso impatto sugli obiettivi del progetto.
- La matrice di Mosca - classificare i requisiti di un progetto in base al loro grado di criticità.
- Il metodo 20-80 (o Pareto) - evidenziare i punti che hanno maggiore impatto.
Pianifica le attività da svolgere
Per organizzare un progetto e rispettare le scadenze, è vantaggioso scomponerlo in fasi operative e posizionarle su una scala temporale. Il coordinamento è facilitato. Ogni oratore ha una visione chiara delle attività imminenti che lo riguardano e di quelle degli altri. Il project manager mantiene una visione globale di tutte le operazioni.
- La WBS - Struttura della ripartizione del lavoro - suddividere il progetto in unità gestibili (fasi, sottoprogetti, work packages, ecc.).
- PERT per programmare le attività.
- Il Gantt - coordinare la sequenza dei passaggi e visualizzarli su un programma, posizionare le pietre miliari.
- retroprogettazione - pianificare le tappe a partire da una scadenza prefissata.
Organizzazione della comunicazione
Una buona comunicazione deve essere organizzata. Chi informare? In che momento? Per quali informazioni? È importante conoscere in anticipo gli obiettivi di ogni stakeholder.
Il piano di comunicazione - uno strumento importante per controllare la tua comunicazione durante le fasi del ciclo di vita del progetto
Gestire i rischi
Per evitare imprevisti dannosi per il successo del progetto, è consigliabile prendere l'iniziativa e creare un'organizzazione per prevenire e gestire i rischi, se necessario.
Gli attrezzi :
Gestione del rischio di progetto - prevenire e anticipare la gestione degli eventi che pesano sulla buona riuscita del lavoro svolto.
Strumenti per l'esecuzione di un progetto
Per avanzare nell'analisi e nella risoluzione delle domande poste, i project manager devono padroneggiare vari strumenti.
Produrre lavori collettivi
Team di progetto, key user, responsabili operativi… la forza del collettivo è produrre lavori ad alto valore aggiunto.
Accedi al file di condotta della riunione - scoprire gli strumenti che aiutano a lavorare collettivamente sui temi, a informare oa decidere.
Risolvere problemi
Il problem solving è un'attività centrale nella gestione dei progetti.
Accedi alla cartella degli strumenti e dei metodi per la risoluzione dei problemi - tanti strumenti per analizzare un problema, elencare soluzioni e scegliere quella da utilizzare.
Stimola la creatività
Un altro punto importante: uscire dai sentieri battuti e dare forma a una risposta creativa a un problema, in particolare inventando soluzioni innovative con valore aggiunto:
- Brainstorming - il classico "brainstorming"
- I sei cappelli - un metodo completo ed efficiente
- Brainstorming inverso - un approccio complementare al brainstorming
Decidere
Come scegliere tra diverse alternative? Alcuni strumenti facilitano il processo decisionale. Il loro uso è consigliato.
Accedi al tema "Supporto alle decisioni" - fare delle scelte durante il progetto, prendere posizione su una soluzione finale (albero decisionale, matrice decisionale…).
Pilota il progetto
È importante mantenere il controllo del progetto. Lo sterzo è un'attività fondamentale per rimanere concentrati su obiettivi e scadenze, anche se significa rivedere il percorso intrapreso per raggiungere il risultato desiderato.
- Pannello di controllo del progetto - per il monitoraggio del progetto e la rendicontazione agli stakeholder (vedi anche più in generale cos'è un dashboard).
- Revisione del progetto : per fare il punto sull'andamento delle tappe.
Implementare le soluzioni
Una volta scelte le soluzioni, il passo successivo è organizzare la loro distribuzione.
- Piano d'azione - organizzare e pianificare l'implementazione delle soluzioni e dei dispositivi selezionati.
- Ruota dei futures - change management, azione importante per il successo del progetto.
Strumenti per chiudere un progetto
Stabilire un rapporto di fine progetto
Ogni progetto è un'opportunità per progredire nelle sue pratiche e nella sua organizzazione. La chiusura del fascicolo porta logicamente alla costituzione di una sintesi.
Rapporto di progetto - registrare i risultati: cosa ha funzionato, cosa ha fallito, aree di miglioramento per progetti futuri.
Strumenti di performance personali per il project manager
Da un punto di vista personale, il project manager ha a sua disposizione una serie di strumenti per aiutarlo nella sua efficacia personale e nella sua comunicazione.
Organizzati
Strumenti e metodi ti consentono di essere più efficiente, più efficiente nel tuo lavoro. Un punto molto importante per un project manager, a contatto con tanti interlocutori e dovendo supervisionare/gestire compiti tanto diversi quanto numerosi.
- Mappa mentale : L'uso delle mappe mentali semplifica l'organizzazione delle idee.
- Il metodo GTD : un approccio globale per gestire le tue attività in modo efficiente.
- Il metodo pomodoro : un altro metodo di produttività personale.
Buone pratiche per comunicare in modo efficace
La comunicazione è fondamentale per condividere le proprie idee e comprendere quelle degli altri. Ben padroneggiata, è un'arma formidabile per tirare fuori il meglio da tutti e convincere. I temi da consultare:
- - Presentazioni di successo : essenziale per trasmettere le tue idee in modo efficace.
- - Usa l'ascolto attivo e saper fare le domande giuste la base per ascoltare effettivamente ciò che il tuo interlocutore vuole esprimere.
Leggi anche: come scegliere un software di gestione dei progetti?
