Team di progetto - costituzione e gestione

Riepilogo

• Che cos'è un team di progetto?
• Perché creare un team di progetto?
• Come formare la squadra?
• Best practice per guidare un team di progetto

Il fattore umano è una dimensione essenziale del successo di un progetto: curare la selezione e la gestione del proprio team di progetto è importante quanto la strutturazione o la pianificazione.

Che cos'è un team di progetto?

Come il progetto stesso, un team di progetto si distingue dalle attività permanenti (la Servizi dove il indicazioni ) per la sua durata limitata e la sua dimensione trasversale. Ad eccezione delle organizzazioni di tipo task force In cui si commando (ad esempio per rispondere a un grande bando di gara che richiede diversi mesi di lavoro a tempo pieno), i membri di un team di progetto proverranno da diversi dipartimenti. Dedicheranno parte del loro tempo al progetto, con l'accordo dei loro superiori.

Questo tipo di organizzazione trasversale (in modalità progettuale) fa sì che molto spesso i team di progetto non abbiano un'esistenza "fisica" e riuniscano persone geograficamente distanti.

Perché creare un team di progetto?

In assenza di un'organizzazione ben definita, un progetto può rapidamente svanire dietro gli imperativi della struttura permanente.

• Per unire le competenze dei dipendenti: la ragion d'essere di un team di progetto è raggiungere soluzioni che sono inaccessibili alle attività permanenti individualmente. Questo evita di "lavorare in silos", decompartimentando i servizi per raggiungere un obiettivo comune.
• Per coinvolgere e motivare maggiormente i dipendenti: un progetto spesso offre obiettivi più concreti ea breve termine rispetto alle attività ricorrenti. L'inclusione in un team di progetto favorisce l'autonomia dei dipendenti rispetto a una struttura gerarchica e può essere fonte di apprezzamento individuale. Un gruppo ad-hoc offre anche la possibilità di affidare più facilmente le responsabilità (presa in carico di un segmento del progetto, gestione di un sotto-team) ai membri del team di progetto meno abituati ad averle nel contesto gestione gerarchica.

Come formare la squadra?

• Il responsabile del progetto

  Da un lato, la scelta del project manager deve integrare criteri individuali esigenti: qualità intrinseche (rigore, responsabilità, umiltà, ecc.), esperienza professionale, conoscenza della pratica. D'altro canto, tale scelta si scontra con il vincolo di disponibilità offerto dall'organizzazione interna o dal mercato, qualora si preveda l'assunzione esterna.

  Una volta nominato, dovrà dimostrare la portata delle sue qualità manageriali per costruire e guidare una squadra che risponda alle esigenze del progetto e sia coerente.

• Forma una squadra

  Il project manager può utilizzare la Work Breakdown Structure (WBS), tramite combinare le attività del progetto con le competenze necessarie . Su questa base può quindi studiare la disponibilità all'interno della struttura permanente e selezionare i profili. Se la disponibilità non consente di soddisfare un'esigenza all'interno del team, è necessario allora considerare un'assunzione, in collegamento con le risorse umane, o chiamare un consulente.

  Tre punti di attenzione:

  - Non è necessario integrare sistematicamente un contributore nel team di progetto se la loro collaborazione è prevista solo su un punto specifico, o per un tempo molto limitato . Ciò può evitare perdite di tempo nella gestione e nella negoziazione con la direzione di linea.

  - Affinità personali sono un parametro secondario nel processo di selezione del team, anche se da non trascurare. Vengono dopo le abilità, che dovrebbero essere messe per prime.

  - le qualità tecniche dei dipendenti . Non è il più complicato dopo tutto. Sono facilmente identificabili attraverso gli strumenti tradizionali dell'organizzazione. Inoltre, se una competenza dovesse mancare, è del tutto possibile mobilitarla a posteriori coinvolgendo qualcuno interno o un esperto esterno. D'altra parte, una squadra che funziona male è più difficile da mettere insieme.

• Infondere spirito di squadra

  Tre elementi garantiscono il mantenimento di un team di progetto unito a lungo termine.

  1. Una chiara definizione di "chi fa cosa", attraverso la condivisione di documenti quadro di progetto: OBS, WBS, specifiche di progetto (PMP, PAQ, ecc.). Il project manager deve quindi garantire che l'organizzazione del progetto sia ben condivisa dai rispettivi responsabili all'interno della struttura permanente - sia sulla natura delle responsabilità che sul carico di lavoro indotto dal progetto.
  2. Regole operative chiare: frequenza degli incontri, canali di comunicazione utilizzati, archiviazione dei documenti, condivisione delle informazioni, ecc.
  3. Obiettivi ambiziosi e realizzabili fissati con regolarità, che abbiano un significato per i dipendenti, in modo da coinvolgerli nel tempo.

  Questo sistema deve essere perpetuato nel tempo utilizzando adeguate tecniche di facilitazione.

Best practice per guidare un team di progetto

Il project manager assume il ruolo di manager. In quanto tale, spetta a lui gestire la sua squadra allo stesso modo di un capo dipartimento: stabilire obiettivi, gestire conflitti, delegare determinati compiti …

Con tutte le interazioni all'interno del team di progetto tra individui che reagiscono secondo le proprie esperienze e le proprie esigenze, anche strategie personali, il ruolo del leader è fondamentale. Deve infatti far funzionare questo piccolo mondo in perfetta simbiosi in un tempo determinato. La qualità delle relazioni all'interno del gruppo è un punto molto importante se non cruciale, perché la più complessa da gestire è quella umana.

Oltre alle doti di leadership (riconoscimento del gruppo derivante dalle qualità personali del leader e non dal suo status), la conduzione di una squadra richiede l'adozione di uno stile di gestione appropriato e l'uso di buone pratiche.

• Il quotidiano: un sistema di scambio ergonomico, agile e condiviso

  I mezzi di comunicazione e condivisione dei documenti di lavoro devono essere condivisi e controllati da tutti. Ad esempio, se un EDM dedicato è il metodo di condivisione preferito per lo scambio di file, è preferibile che TUTTI i documenti siano archiviati lì, piuttosto che archiviarne una parte sul server locale e un'altra sparsa nelle e-mail. . Nel caso in cui si utilizzi uno strumento di project management collaborativo (Teams, Slack, Planzone, ecc.), questo deve essere l'unico canale di comunicazione, e non deve essere sovrapposto ad altri (quelli di attività permanenti, o di altri relativi a singole iniziative ). Un momento di discussione dedicato alla messa a punto di strumenti di comunicazione all'inizio di un progetto può essere un modo per evitare duplicazioni e perdite di informazioni.

• Periodicamente: incontri (con moderazione) per gestire lo stato di avanzamento dei compiti

  Sebbene gli attuali mezzi di comunicazione consentano lo scambio istantaneo di informazioni, i tempi di scambio collettivo come le riunioni (revisioni di progetto, comitati tecnici o direttivi, ecc.) sono essenziali per far emergere una visione comune dello stato di avanzamento del progetto e trovare soluzioni ai punti critici . Attenzione però a non cadere nella "reunion", dove troppi incontri organizzati minano la produttività della squadra e bene man mano che il progetto avanza.

• il team building

  Qualunque sia la sua forma, il team building (attività offerte ai dipendenti per scoprire i propri colleghi in un ambiente al di fuori del tradizionale ambiente di lavoro: bootcamp, escape game, going green, ecc.) è l'ideale per unire e unire una squadra. Rafforza la coesione del team e crea un clima favorevole per una migliore collaborazione. il team building può essere utilizzato in vari punti del progetto: lancio, coinvolgimento del team, celebrazione del successo del progetto.

Per saperne di più sull'argomento, leggi il nostro articolo sulla gestione di un team di progetto