Che cos'è la mappatura del rischio?
Una cartografia è una rappresentazione visiva che può assumere diverse forme: tabella, diagramma di flusso, processo, mappa mentale, ecc.
Facilita la comprensione del tema affrontato e la trasmissione delle informazioni tra tutti i portatori di interessi.
Un rischio in un progetto è un evento più o meno probabile che può causare danni e pregiudicare il buon funzionamento del progetto.
La mappatura dei rischi è quindi uno strumento di gestione gestionale che consente di rappresentare tutti i rischi insiti nel progetto e di definirne gli impatti.
Definizione di rischi
Ci sono due tipi di rischi:
- il rischi endogeni - generato dall'attività della società
- il rischi esogeni - non generato dall'azienda e può influenzare il progetto
Una situazione diventa un rischio nel momento in cui ha un impatto sul business.
Vantaggi della progettazione di una mappa del rischio
La mappatura dei rischi garantisce la sostenibilità del progetto. Questa rappresentazione consente al project manager di sintetizzare tutti i rischi associati al progetto e di cercare soluzioni per controllarli.
Questa mappatura consentirà di:
- definire i punti di forza e di debolezza del progetto
- cercare opportunità e minacce
In modo da :
- evitare la comparsa di fattori di rischio
- limitare gli effetti
Pertanto, il controllo dei rischi del progetto consentirà di anticipare la comparsa di problemi e anomalie.
Vedi anche: gestione e decisione del rischio
Un progetto senza mappatura dei rischi
Le conseguenze possono essere dannose, anche fatali, se non viene effettuata alcuna mappatura dei rischi:
- Tasso di fallimento nel progetto
- Aumento del budget stanziato
- Crescente rischio di errori
- Scadenza non rispettata
- Considerazione incompleta di norme e regolamenti obbligatori
- Eccetera.
Quando effettuare una mappatura dei rischi?
Nella conduzione di un progetto sono fondamentali diversi passaggi, quali: espressione del bisogno, analisi funzionale del bisogno, pianificazione del progetto, valutazione del carico, piano di comunicazione, ecc.
La mappatura del rischio è uno di questi passaggi essenziali. Tuttavia, affinché il project manager ei suoi collaboratori possano concepirlo, è importante che il progetto sia ben inquadrato a monte. Se durante lo studio preliminare vengono omessi elementi, non tutti i rischi verranno identificati.
In sintesi, la mappatura dei rischi va stabilita dopo la definizione del progetto, prima della sua realizzazione, poi durante le revisioni del progetto.
Come effettuare una mappatura dei rischi?
L'esecuzione di una mappa del rischio fa parte di un processo in cinque fasi secondo il processo seguente:
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Step 1: Costruisci il gruppo di lavoro
Questo primo passo consiste nella creazione di un'organizzazione del lavoro per creare la mappa del rischio. Il project manager deve essere presente, così come ogni persona che abbia conoscenze tecniche e/o organizzative sul progetto.
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Passaggio 2: identificare i rischi
L'identificazione dei rischi consiste nell'elencare tutti i rischi associati al progetto. Lo scopo di questo passaggio è studiare un insieme di rischi, scenari di eventi basati su una storia e su dichiarazioni di esperti per considerare situazioni estreme.
I diversi tipi di rischi che potresti incontrare:
- Finanziario
- tecniche
- Umani
- Ambientale
- Organizzativo
- eccetera.
Durante questa fase, le insidie da evitare:
- Confondere rischi e pericoli
- Confondere causa e conseguenza
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Passaggio 3: analizzare i rischi
L'analisi del rischio è un input alla valutazione del rischio che consente di comprendere la natura del rischio tenendo conto delle cause, delle fonti e delle conseguenze (positive e negative). Questa parte raggruppa le potenziali fonti di danno al progetto.
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Passaggio 4: valutare i rischi
La valutazione del rischio determina l'accettabilità delle situazioni di rischio individuate. Questa valutazione viene effettuata dalla combinazione di diversi fattori:
- Frequenza: misura la probabilità di accadimento della situazione dannosa.
- Gravità: misura le conseguenze del disastro.
La combinazione di frequenza e gravità determina criticità. Per ciascuno di essi deve essere definita una scala.
In questa fase è molto importante definire:
- rischi accettabili
- il limite di accettazione
- rischi inaccettabili
L'obiettivo è definire le aree di rischio:
- rischi frequenti caratterizzati da alta frequenza e bassa gravità
- rischi gravi con elevata gravità e bassa frequenza
- rischi insignificanti, cioè con bassa frequenza e gravità
- rischi elevati, ovvero alta frequenza e gravità
- rischi medi: frequenza e gravità media
Le insidie da evitare in questa fase sono, in particolare:
- fare una valutazione soggettiva
- confondere il rischio minore e la soluzione ovvia
- non riescono a definire una soglia di rischio accettabile
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Passaggio 5: definire un piano d'azione
Lo scopo di quest'ultima fase è definire un piano d'azione che permetta di:
- eliminare i rischi
- ridurre i rischi
Come fare ?
- Prendere in considerazione i rischi che sono al di sopra del livello di rischio accettabile.
- Concentrati prima sui rischi elevati, poi sui rischi ad alta gravità e finisci con i rischi ad alta frequenza.
- Definisci azioni per rispondere alle minacce e sfruttare al meglio le opportunità.
La trappola da evitare: dimenticare di pianificare il tuo piano d'azione.
Alcuni esempi di rischi in un progetto
Per illustrare questa mappatura dei rischi, ecco alcuni esempi dei rischi più comuni in un progetto:
- fallimento di un fornitore
- necessità o cambiamento del cliente poco definiti
- mancanza di tecnologia orologio
- risorsa non disponibile
- subappaltatore che non rispetta le specifiche
- materia prima esaurita
- eccetera.
