Perché fare un orologio legale?
Il compito è quello di consultare regolarmente gli affari legali correnti. Qualsiasi azienda, indipendentemente dal suo campo di attività, ha interesse a tenersi al passo con gli sviluppi legali.
- L'orologio legale ti consente di rimanere informato sulle bollette, per anticipare i cambiamenti legislativi e regolamentari futuro. Pensando a monte ai mezzi della loro attuazione, l'azienda risparmia tempo.
- Consultando regolarmente le notizie legali, l'azienda è in grado di applicare le regole applicabili al momento giusto. Guadagna in legittimità ed evita sanzioni.
- L'istituzione di un sistema di sorveglianza legale è essenziale per percepire le tendenze future e guidare il processo decisionale interno in un'azienda, o addirittura ottenere un vantaggio competitivo . Esempi: uno studio di architettura ha tutto l'interesse ad essere informato della recente dematerializzazione degli appalti pubblici; il chiarimento fornito dalla giurisprudenza in merito all'applicazione del divieto di concorrenza costituisce un'occasione per la funzione Risorse Umane per rivedere utilmente il proprio modello contrattuale di lavoro.
- Le notizie legali non portano solo regole vincolanti: il giorno prima permette di sfruttare i cambiamenti nell'interesse della società. Esempi: l'attuazione della scala delle indennità prudenziali nel 2021-2022 e convalidata dal Consiglio costituzionale nel 2021-2022 consente ora al datore di lavoro di misurare i rischi associati al licenziamento; L'accesso a un nuovo processo senza carta per le aziende è una buona notizia per gli appassionati di soluzioni online.
Nota: la vigilanza legale a livello europeo e internazionale è ovviamente essenziale per un'azienda che intende entrare nei mercati esteri.
Come fare un orologio legale?
Per coniugare efficienza e risparmio di tempo, è importante applicare una metodologia adattata all'azienda e utilizzare strumenti ad alte prestazioni.
Zoom sul metodo:
Problema: come identificare fonti affidabili di informazioni legali?
- Conoscere la "gerarchia degli standard" per valutare il loro grado di vincolo. La legge - in quanto comprende articoli di Codici, decreti, ordinanze… - va comunque rispettata. La giurisprudenza fornisce un'indicazione della tendenza all'interpretazione della legge da parte dei giudici, non è strettamente vincolante ma offre indicazioni utili.
Nota: le proposte ei progetti di legge non sono vincolanti fino alla loro adozione e pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale. Nella maggior parte dei casi, la natura vincolante di una nuova legge è subordinata anche alla preventiva promulgazione di un decreto attuativo.
- Impara a riconoscere le fonti sicure. In un momento in cui qualsiasi autore di blog ha i mezzi per improvvisarsi come consulente legale, è essenziale prestare attenzione ai siti Web richiesti come parte del controllo legale. Suggerimento: i siti con estensione .gouv, in quanto siti governativi, offrono risorse affidabili . Interrogare il database Légifrance per correggere una voce o verificare l'entrata in vigore di una legge su Service-Public.fr sono buoni riflessi di base. Gli editori storici specializzati in diritto - Dalloz e LexisNexis in particolare - diffondono notizie giuridiche altrettanto affidabili. In caso di dubbi sull'affidabilità di una fonte, è anche importante contattare le persone giuste.
Una volta individuate le migliori fonti, lo svolgimento di una vigilanza legale comporta il rispetto dei seguenti passaggi:
- Estrarre informazioni rilevanti per quanto riguarda l'attività della società. L'orologio non dovrebbe essere mirato in modo troppo ristretto all'area di attività dell'azienda. Esempio: quando il GDPR è entrato in vigore, tutte le società che raccolgono dati sono state interessate . Quando si consultano le notizie legali, il responsabile svolge un lavoro di smistamento: classificare le informazioni per conservare solo le informazioni utili
- Imposta avvisi per monitorare l'andamento di una fattura. Mantenere un controllo legale comporta l'aggiornamento costante del sistema per il monitoraggio delle notizie legali. Quando l'assistente legale rileva un'imminente modifica legislativa che potrebbe avere un impatto sull'attività, è importante riconfigurare il sistema di monitoraggio per essere particolarmente attento alle modifiche in questione.
- Diffondere notizie legali agli interessati. Viene pubblicata una nuova legge? Il suo decreto attuativo è stato promulgato? La società deve adeguarsi senza indugio. La persona responsabile del monitoraggio legale trasmette le informazioni giuste al dipartimento giusto in questa fase, con testi di supporto.
- Memorizzare i risultati del monitoraggio legale. Per la consultazione ad accesso aperto da parte di tutti i membri dell'azienda, è una buona idea archiviare le informazioni in un supporto centralizzato e non cartaceo.
I migliori strumenti di monitoraggio legale:
Come raccogliere le informazioni giuste al momento giusto, senza perdere tempo? Uno strumento di controllo legale consente di sistematizzare l'attività. 3 tipi di strumenti:
- Funzionalità di abbonamento e di avviso offerte da blog e siti di notizie legali per raccogliere facilmente informazioni.
- Gli editori Francis Lefevre, LexisNexis o Dalloz offrono l'invio periodico di newsletter legali. Si prega di notare che la maggior parte delle offerte sono a pagamento .
- Google Alert ti consente di configurare un avviso su un'espressione chiave specifica, con la frequenza che preferisci. Le notizie vengono inviate via e-mail.
- Blog e LegalTechs - Doctrine.fr per esempio - offrono anche abbonamenti gratuiti alle loro newsletter.
- Soluzioni di gestione e condivisione per il monitoraggio legale. Strumenti di aggregazione di contenuti - Netvibes ad esempio - ti permettono di raggruppare le tue notizie su un'unica interfaccia, per organizzare al meglio il giorno prima. Alcune soluzioni di aggregazione - ad esempio Scoop.it - consentono anche la condivisione istantanea delle informazioni con i collaboratori di propria scelta.
- Social networks. Iscrivendosi agli account Twitter, Facebook o LinkedIn di personaggi pubblici, il responsabile della vigilanza legale viene a conoscenza delle notizie in tempo reale. Uno strumento divertente per seguire le notizie.
