La gestione del tempo è un'arte relativamente difficile quando si lavora in una posizione manageriale. Interruzioni varie e variegate, infatti, possono scandire regolarmente la giornata di un manager, sabotando la sua organizzazione o addirittura i suoi obiettivi e la sua carriera se non sa come gestirli efficacemente.
Telefonate inaspettate, e-mail più urgenti delle successive, notifiche, colleghi troppo rumorosi, dipendenti che necessitano di informazioni chiave o semplicemente di qualsiasi informazione, ecc. A pensarci bene, gli elementi che ostacolano la nostra concentrazione e interrompono la nostra giornata lavorativa sono abbondanti.
Per rimanere efficienti è quindi fondamentale saper gestire tutti questi intervalli che possono rallentarci notevolmente e minare il nostro lavoro.
Perché saper gestire i guasti?
Riuscire a far fronte a queste interruzioni che scandiscono le nostre giornate lavorative è interessante su diversi livelli. Ciò consente, tra l'altro, di:
- Mantieni il controllo del tuo tempo : il tempo non è allungabile, è importante saper organizzare e pianificare il proprio lavoro secondo scadenze, priorità, ecc. Le interruzioni sono piccoli granelli di sabbia che possono sabotare totalmente questa bella organizzazione per chi non sa come gestirle.
- Porta a termine le sue missioni : le interruzioni generano piccoli rinvii che, messi da un capo all'altro, possono costituire un notevole ritardo nel completamento del suo lavoro, o addirittura sabotarlo. Saper gestire queste intermittenze è garanzia di successo nelle sue missioni.
- Raggiungi gli obiettivi prefissati : interruzioni continue incidono negativamente sulla qualità e quantità del lavoro prestato.
- Guadagno in efficienza : il multitasking ha i suoi limiti in termini di efficienza.
- Ottimizza la tua concentrazione : È difficile mantenere la massima attenzione e concentrazione quando si è costantemente disturbati. Inoltre, rompere la tua riflessione richiede uno sforzo aggiuntivo quando si tratta di immergersi di nuovo nel tuo lavoro e riprendere il filo della tua riflessione. Un notevole spreco di tempo ed energie che è importante saper fermare.
Come rimanere concentrati sul lavoro nonostante le interruzioni?
Se ti rendi conto che ogni giorno, ripetute interruzioni durante il giorno stanno interrompendo il tuo lavoro, è il momento di agire!
-
Tieni un registro
Il primo passo è semplicemente annotare attentamente tutte le interruzioni della giornata lavorativa nell'arco di pochi giorni. Tieni un registro in cui annota quanto segue:
- Data e ora dell'interruzione.
- Nessuno : identità e funzione.
- Motivo dell'interruzione : Descrivere brevemente le ragioni del disturbo.
- Ammissibilità o meno : l'interruzione era giustificata?
- Grado di urgenza : il motivo di questo disturbo era davvero urgente o poteva aspettare?
-
Analizzare
Una volta che il registro è stato compilato per alcuni giorni - una settimana è un buon momento per l'analisi, sarai in grado di dai un'occhiata più da vicino a tutte queste informazioni .
Le interruzioni che avrai elencato come ingiustificate interferiscono inutilmente con la tua efficienza. Devi trovare un modo efficace per evitarli in futuro.
Per quanto riguarda le perturbazioni legittime, è importante analizzare se avrebbero potuto essere previste e, in caso affermativo, in che modo (vedi sotto).
-
Agire
Le interruzioni ingiustificate dovranno essere sradicate da una strategia efficace per ottenere rapidamente risultati: rifiutare educatamente ed efficacemente richieste estemporanee, definire periodi in cui non si può essere disturbati in nessun caso, ecc.
Perché alcune interruzioni non solo sono giustificate, ma anche urgenti . Sei tu essenziale per gestirli quando si presentano . Per questo, è interessante riservare del tempo nella tua agenda quotidiana per queste emergenze senza interrompere il resto dei tuoi compiti. Consultando il tuo registro, avrai un'idea relativamente buona del tempo impiegato per affrontare queste interruzioni legittime e urgenti.
Inoltre, il tuo registro ti consente anche di avere una visione chiara di tutti gli altri motivi di disturbo non urgenti, ma legittimi . Devi impostare un metodo in modo che queste interruzioni non interrompano più il tuo lavoro, ma siano comunque gestite (riunioni di discussione regolari, fissare incontri regolari per varie questioni non urgenti, stabilire una fascia oraria giornaliera o settimanale durante la quale si è pienamente disponibili e si può essere disturbati, ecc.).
Suggerimenti e consigli per gestire le diverse tipologie di interruzione
Prenditi cura della tua organizzazione
Una buona organizzazione sul lavoro richiede una buona disciplina e alcuni semplici consigli:
- Taglia le tue varie notifiche quando non devi essere disturbato in nessun caso: email, suoneria smartphone, inoltro di chiamata, ecc.
- Pianifica incontri regolari con i tuoi contatti abituali . Ciò consentirà loro di elencare gli elementi che desiderano comunicarvi man mano che si presentano e di condividerli con voi durante questi incontri.
- Pianifica il tempo di attività : riservare fasce orarie durante le quali si è pienamente disponibili e aperti alla discussione. Passa le informazioni ai tuoi dipendenti. Devono sapere molto chiaramente quando possono disturbarti e quando no. Ciò eviterà interruzioni ingiustificate promuovendo gli scambi. Tuttavia, non abusare del "non disturbare", perché è tuo ruolo di manager ascoltare i tuoi dipendenti. Come sempre, è tutta una questione di equilibrio!
Leggere : " Ottimizza la tua organizzazione per una maggiore efficienza!"
Sa come dire di no
Saper rifiutare con convinzione e senza aggressività è fondamentale per evitare interruzioni intempestive. Essendo fermo, ma costruttivo, rafforzi la tua posizione di leadership e promuovi autonomia e iniziativa.
Inoltre, rafforzi la tua autostima e la tua assertività. Ciò ti consentirà di essere più produttivo ed efficiente nelle tue attività manageriali.
Leggere : "Rifiuta diplomaticamente, ma in modo efficace."
Gestire i perturbatori
Collaboratori rumorosi, personalità difficili da gestire, ribelli… alcuni individui possono essere più difficili da gestire di altri. Tuttavia, devi imparare a farlo. Per il tuo bene, ma anche per quello di tutta la tua squadra. Ogni personaggio conferisce un particolare modo di fare le cose. È tuo dovere come manager adattare la tua gestione in base al tuo interlocutore e alla situazione.
Un trucco per accorciare con giudizio il tempo di interruzione è avvertire fin dall'inizio il tuo interlocutore che hai solo pochi minuti da dedicargli/lei. Non invitarlo a sedersi e chiedergli di andare dritto al punto. Se il problema non può essere affrontato subito, pianifica un momento insieme per discuterne in modo più ampio ed efficace.
Affronta l'imprevisto
Un'interruzione può richiedere che tu interrompa immediatamente ciò che stavi facendo e agisci rapidamente.
Fai un respiro profondo e gestisci le tue emozioni in modo efficace per limitare lo stress e agire nel modo più efficace e obiettivo possibile. Sapere come prendere le decisioni giuste affidandosi a strumenti come l'albero decisionale o la matrice decisionale.
