Tra gli strumenti per facilitare le riunioni, la lavagna a fogli mobili occupa tradizionalmente un posto di rilievo. A differenza della lavagna, quest'ultima è composta da pagine di carta di grande formato che possono essere staccate.
Permette di aumentare gli scambi portando una dimensione visiva.
Perché e come utilizzare questo strumento quando condurre una riunione ?
Questo è ciò che vedremo in questo file di metodo.
I contributi di una "flip chart"?
Per il gruppo
Questo strumento consente, tra l'altro, di:
raccogliere idee e tienili a mente
ricorda a scopo dell'incontro poterlo consultare regolarmente
nota le domande e punti da trattare più avanti nella riunione
spiegare punti particolari utilizzando grafica
Nota Informazioni importanti
registrare il accordi
Per il facilitatore
rafforzare il suo credito partecipando alla costruzione della sua leadership e della sua credibilità grazie a un'animazione più vivace e interattiva.
abbassare il livello di stress permettendogli di occupare il suo corpo se non rimanendo immobile davanti all'assemblea, e riducendo così la paura del palcoscenico. Lo sguardo dell'assemblea non è più puntato solo sul facilitatore, ma anche sulla lavagna.
tieni traccia dei punti importanti riassumere alla fine dell'incontro e scrivere la relazione finale
Buone pratiche da seguire
Suggerimenti per il facilitatore
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Scrivi a caratteri grandi
Ricorda che gli interlocutori sono posizionati lontano dal tabellone. Affinché possano leggere ciò che è scritto, la dimensione dei caratteri deve essere adattata. Per una maggiore leggibilità, non esitare a scrivere in maiuscolo. Un altro vantaggio della scrittura in grande è che impedisce un errore che si verifica rapidamente: sovrascrivere. Va notato solo l'essenziale.
Rimani di fronte al pubblico senza nascondere il dipinto
Il punto forte della lavagna a fogli mobili è creare una dinamica negli scambi. L'ospite deve mantenere costantemente questo filo tra lui e il suo pubblico. Per scrivere deve posizionarsi su un fianco, poi allontanarsi in modo che tutti possano vedere. Questo consiglio sembra ovvio, ma durante i dibattiti è molto facile nascondere parte del quadro.
Usa marcatori multicolori per classificare visivamente le informazioni
I colori portano una nuova dimensione all'informazione. È fondamentale non privarsene e saperlo interpretare con pertinenza. Ad esempio: urgenza e importanza in rosso, un "via" in verde, ecc.
Utilizzo di grafici e diagrammi
L'impatto sulla comprensione e memorizzazione di una rappresentazione grafica è innegabile. Ancora una volta, non è necessario sovraccaricare i fogli. Grafici chiari con colori scelti con cura miglioreranno le informazioni trasmesse. È anche possibile giocare con la dimensione delle linee, le forme utilizzate… insomma: dare sollievo!
Conclusione
Ben utilizzata, la lavagna a fogli mobili è un mezzo molto efficace per condurre una riunione. Sarà particolarmente così nel contesto di workshop dove l'interattività tra i partecipanti e il facilitatore è essenziale.
Questo file è referenziato in: Riunione commerciale - Organizzare e condurre una riunione in modo efficiente
