Vedremo in questa pagina tecniche e strumenti per prendere appunti per essere efficaci. L'obiettivo: ottenere il meglio da un incontro, una sessione di formazione, un convegno… Scopri le buone pratiche essenziali da conoscere per saper prendere appunti in modo efficace.
Chi non si è sentito frustrato dopo una riunione per non essere riuscito a scrivere su carta o computer/tablet tutti i punti importanti da ricordare. Per migliorare in questo settore come in molti altri, è necessario seguire alcuni principi di base per progredire.
Perché prendere appunti?
L'obiettivo è quello di conservare le principali informazioni utili un po' più avanti nella riunione o molto dopo.
Durante la riunione: annotare domande da porre in seguito o punti che richiedono chiarimenti.
Per dopo, ricorda:
le condizioni dell'incontro (oggetto, data, partecipanti, ecc.)
decisioni importanti,
le cifre fornite e altre informazioni fattuali trasmesse durante lo scambio,
prossimi passi dopo la riunione,
azioni da intraprendere successivamente
Un'altra virtù del prendere appunti è costringersi a rimanere vigili e concentrati su ciò che viene detto.
I punti chiave per prendere appunti in modo rapido ed efficiente
Conoscendo alcune buone pratiche e soprattutto utilizzandole, l'esercizio diventa più facile ed efficace.
Ecco alcuni suggerimenti con la linea guida della scrittura veloce, breve e strutturata
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Prima dell'inizio dell'incontro
Si deve sai esattamente cosa ti aspetti dall'incontro . In questo modo sarà più facile selezionare le informazioni da annotare. Stai pianificando di ottenere un elenco di soluzioni per risolvere un problema? Le tue note conterranno le cause identificate del problema, l'elenco delle possibili soluzioni, quella/e conservata, l'implementazione, ecc.
Il fondo
Gli elementi essenziali, i riferimenti del documento: data, partecipanti, argomenti discussi. Queste informazioni facilitano la classificazione delle note e la ricerca delle informazioni chiave.
Usa frasi brevi o parole chiave ancora migliori. La trappola è cercare di trascrivere l'intera parola alla lettera. No, devi essere efficiente sintetizzando ciò che viene detto in poche frasi o parole.
Scrivi le tue domande se non hai l'opportunità di metterli giù immediatamente. Questo ti schiarirà la mente e potrai tornarci più tardi. Riserva uno spazio dedicato sul tuo foglio con una casella di controllo accanto a ogni domanda.
Usa simboli (>, =,…) e abbreviazioni (bcp, avt, tx…) per risparmiare tempo: sarai solo più produttivo e in grado di sintetizzare tante idee in poche parole.
Un consiglio: inizia con i simboli e le abbreviazioni che padroneggi e poi arricchisci gradualmente il tuo database. Per essere efficace, l'uso di queste scorciatoie deve essere istintivo.
Il modulo
Dividi il tuo foglio in più parti , per idea, per tema, per tappa…
Abusare di paragrafi, elenchi, numeri … Insomma, tutto l'arsenale di tecniche che ti permettono di strutturare i tuoi appunti.
Usa luci fluorescenti, penne colorate … Per sottolineare, cerchia i punti importanti.
Dopo l'incontro
Rileggi subito i tuoi appunti, mentre sei ancora nell'argomento, per controllare che nulla sia stato dimenticato, per completare alcuni punti e per organizzare gli scritti.
Gli attrezzi
Gli appassionati di tastiera possono utilizzare un laptop o persino un tablet.
Questi strumenti facilitare la presa di appunti e la successiva organizzazione .Un documento è condiviso in un clic! Software come Evernote è un must. Concentrano tutte le funzionalità necessarie in un unico strumento.
Mappa mentale
I più creativi, lavorando in modalità visuale, sono più a loro agio nel prendere appunti sotto forma di mappe mentali con collegamenti tra diversi argomenti. È disponibile un software per facilitare l'inserimento e l'organizzazione delle idee. Sul lato libero: xmind, freemind
Questo file è referenziato in: Efficienza manageriale - Gestione del tempo: efficienza, produttività e serenità - Comunicare bene per iscritto - Organizzare e condurre una riunione in modo efficace
