Sapere come chiudere il tuo progetto, per cosa?
Non "reinventare la polvere" ad ogni nuovo progetto
Questo è l'obiettivo del famoso "REX" (feedback dell'esperienza), "lezioni imparate »O rapporti di progetto. Indipendentemente dai risultati del progetto, le lezioni (successi o errori) tratte dal progetto devono essere individuate ed evidenziate per alimentare quelle successive.
Chiusura del progetto, una transizione più che una fine
La chiusura rappresenta sia la fine del progetto, i cui risultati saranno stati valutati, ma anche un passaggio al progetto successivo o ad attività permanenti, nel caso in cui la fase progettuale preceda una fase operativa. Tutti gli articoli prodotti durante la fase di chiusura costituiranno quindi risorse preziose per il futuro.
Utensili
Il rapporto di chiusura
L'ultimo documento scritto sul progetto, riassume le sfide del progetto, i suoi risultati e i processi che hanno portato a questi risultati. Oltre all'analisi degli indici (finanziario, aziendale, HR) e alla relazione tecnica, la relazione di chiusura deve esaminare gli scostamenti osservati dal piano di progetto iniziale. Le seguenti domande dovrebbero consentire di effettuare una valutazione metodologica:
- Metodo di gestione del progetto - la scelta fatta ha dato i suoi frutti? (es. Scrum piuttosto che Prince2)
- Pianificazione(Tipo di diagramma di GANTT) - qual è la deviazione media del completamento dell'attività dalla pianificazione iniziale? Il percorso critico è stato modificato? In caso affermativo, quali ne sono state le cause, esogene o da errata analisi progettuale?
- Gestione delle attività: la WBS era adatta alla gestione dei progetti? Ha subito modifiche durante il progetto (riorganizzazione, integrazioni); è stato appropriato dal team di progetto? Lo stato di avanzamento del progetto è stato sufficientemente attrezzato (cruscotto)?
- Gestione del rischio - i rischi individuati all'inizio del progetto sono stati adeguatamente identificati? Alcuni sono stati sottovalutati o sottovalutati? Quali conseguenze finanziarie (accantonamenti, slittamento)?
La checklist per la chiusura del progetto
Questo è un elenco di attività e risultati da produrre alla fine del progetto per confermare definitivamente la fine del progetto in buone condizioni. Generalmente si presenta in tre aree:
- Gestione documenti - report di fine progetto, archiviazione, proposte di modifica del sistema di riferimento per la gestione del progetto, ecc.;
- Gestione dei contratti - ultime fatture, ultimi pagamenti, ultimi deliverable da presentare, rendiconto dei servizi prestati dal committente…;
- Soddisfazione del cliente - elenco dei requisiti soddisfatti e non soddisfatti, feedback formale (modulo inviato a fine incarico, CRM) e feedback informale da parte del cliente, rilascio del sito o dei locali se applicabile, ecc.
Questa checklist è fondamentale perché permette di chiudere "fisicamente" il progetto, ad esempio l'archiviazione di file o lo sblocco di locali dedicati, permettendo ai dipendenti di prendere atto della fine del progetto e di piangerlo.
La corretta chiusura del progetto invia anche un segnale alle attività in corso, che possono eventualmente riportare il contenuto del progetto in forma operativa o in alcuni casi recuperare risorse umane.
L'incontro di chiusura
Viene svolto dal project manager in modalità "aperta", vale a dire che tutti i dipendenti devono poter esprimersi sulle proprie sensazioni ed effettuare una propria valutazione del progetto (tecnica, gestionale, metodologica).
Questa è un'opportunità per riconoscere il contributo di tutti ai risultati del progetto, qualunque sia l'esito. I documenti preparatori per l'incontro (riassunto della relazione di chiusura, presentazione dei risultati) e l'ordine del giorno sono co-costruiti con l'intero team. Infine, non resta che festeggiare la fine del progetto, preferibilmente in un ambiente più informale.
Buone abitudini
Quando chiudere il progetto?
Il processo di chiusura dovrebbe essere intrapreso poco prima o poco dopo la conclusione ufficiale del progetto, a seconda che sia sanzionato da un evento o dalla consegna di un deliverable. Non dovrebbe intervenire troppo presto, altrimenti alcuni risultati non saranno ancora visibili.
Inoltre non è consigliabile chiudere troppo tardi il proprio progetto, con il rischio che il tempo trascorso crei una distorsione nella percezione del lavoro svolto o che le conoscenze acquisite dai collaboratori "evaporano", e alla fine producono solo un report .recinto annacquato.
Come comunicare in modo efficace sulla chiusura di un progetto?
Qui sarà necessario fare un passo indietro rispetto al progetto per trarne ciò che può essere utile a un particolare tipo di pubblico: interno (impiegati di attività permanenti) o esterno (per progetti di infrastrutture pubbliche, ad esempio); a livello tematico (business) o funzionale (metodologia). Ci sono due modi principali per comunicare internamente su un progetto in fase di chiusura:
- Carta o supporti digitali : newsletter, brochure, brochure, report di sintesi… Il tono della comunicazione in questo caso deve essere adattato in base al target di riferimento.
- Incontri per presentare il progetto a terzi : i collaboratori, o anche esterni, possono essere invitati a partecipare a una sessione di presentazione del progetto, che verterà sui punti salienti del progetto, come le innovazioni tecniche o metodologiche messe in atto o gli insegnamenti da trarre. Il titolo dell'incontro dovrebbe essere preferibilmente mirato: "Rispondere a un bando per progetti innovativi: lezioni dal metodo agile applicato al settore pubblico", piuttosto che "Relazione del progetto X".
