1 - Definizione degli stakeholder di un progetto
Queste sono tutte persone e organizzazioni che hanno qualcosa a che fare con il progetto. O sono direttamente coinvolti nella conduzione delle operazioni, oppure sono influenzati dal problema iniziale, dalla scelta o dall'implementazione di soluzioni. Alcune parti interessate possono esercitare un'influenza a diversi livelli.
Questi giocatori chiave si trovano sia internamente - a qualsiasi livello della gerarchia aziendale - che esternamente (fornitore interessato da nuove modalità di approvvigionamento di un cliente, ecc.).
Ad esempio, l'operatore di produzione riconosciuto come esperto nella sua funzione richiede un'attenzione particolare per tener conto della sua competenza, anticipare la gestione del cambiamento, ecc.
Per definizione, un progetto integra un buon numero di attori tanto diversi tra loro quanto le proprie aspettative ed esigenze. Sta a te comporre con questi profili per soddisfarli e alla fine raggiungere gli obiettivi fissati per te .
Chi sono le parti coinvolte?
Come abbiamo appena visto, l'elenco potenziale è molto ampio. Ecco i profili chiave:
Internamente:
- Lo sponsor (o richiedente, o anche cliente interno): è il primo interessato dal progetto
-
Lo sponsor del progetto : lo sponsor del progetto, il project manager.
- Utenti, servizi interessati : coloro che sono direttamente interessati dai deliverable (ad esempio la forza vendita di un nuovo software CRM). Devono essere presi in considerazione sia i capi dipartimento che i dipendenti. Questi utenti finali occupano un posto centrale nel progetto, perché utilizzeranno direttamente il servizio, la nuova organizzazione o il prodotto risultante dal progetto.
- La direzione : rappresenta il massimo potere decisionale e di controllo
- Il team di progetto : Compreso il responsabile del progetto così come gli altri membri della squadra
- Servizi di supporto coinvolti : contabilità, logistica, risorse umane, IT, ecc. che forniscono supporto nell'ambito del lavoro di analisi e progettazione della soluzione.
- Azionisti: aspettano un risultato, una performance che valorizzi il loro patrimonio
- Gli altri esperti : fornire consulenza di volta in volta (responsabili di funzione, ecc.)
- Sindacati e rappresentanti dei lavoratori: questi stakeholder sono vigili nel difendere gli interessi dei dipendenti.
Esternamente:
La portata delle parti interessate da prendere in considerazione non si limita all'interno dei confini dell'azienda …
- Clienti : i primi interessati esternamente, impattati direttamente se il loro ruolo è nell'uso del prodotto o servizio erogato dal progetto - o indirettamente (ad esempio nel caso di un progetto organizzativo volto a migliorare la qualità di un processo) .
- Fornitori : materiale, servizio, lavoro
- corpi pubblici : nel caso in cui il tuo progetto debba rientrare in un preciso quadro normativo
- Le varie comunità di utenti, di tifosi, ecc. Presente sui social network.
- Organizzazioni private: queste sono le varie associazioni, ONG…
- Investitori e partner finanziari: hanno requisiti per la redditività e la sicurezza delle risorse.
2 - Perché sei preoccupato per gli stakeholder del tuo progetto?
Per darti tutte le possibilità di successo nel tuo lavoro , in qualità di project manager, devi identificare tutte le parti interessate, nonché le loro aspettative, preoccupazioni e requisiti. È importante essere in grado di coinvolgerli nel tuo progetto. E per anticipare la loro gestione.
Una volta terminato questo lavoro, analizza come possono influenzare positivamente o negativamente il progetto. Alcuni attori hanno il potere di rovinare tutto in qualsiasi momento.
Distinguere anche le persone su cui puoi fare affidamento per convincere, per trasmettere un messaggio, per ottenere risorse aggiuntive… Un supporto spesso decisivo per il successo di un progetto.
3 - Analisi degli stakeholder
Come identificare gli stakeholder?
Ti consigliamo di iniziare da una prima cerchia: quelli che sono più coinvolti/colpiti come sponsor, utenti finali, ecc., di elencarli e poi chiedere loro chi altro potrebbe essere interessato dal progetto e per quale motivo.
Quindi procedi allo stesso modo con i nuovi contatti: raccogli i loro suggerimenti e consigli.
Come analizzare i loro legami con il progetto?
Per comprendere appieno come ogni parte può essere influenzata, puoi:
- Scambia direttamente durante un colloquio
- Ottenere l'opinione dei colleghi o un altro stakeholder
- Analizzare la documentazione del progetto : pre-progetto, studio di opportunità, studio di fattibilità, analisi del rischio… pensando ogni volta a chi può essere interessato o ha aspettative specifiche
Pianifica le azioni
La tua azione non si limita a identificare le forze presenti. Si deve sviluppare un vero piano di gestione degli stakeholder secondo il loro profilo.
Per alcuni, c'è da aspettarsi delle azioni. Si tratta essenzialmente di azioni di comunicazione: precisare gli obiettivi e il metodo adottato, informare sullo stato di avanzamento delle operazioni, segnalare un rischio probabile, delle difficoltà incontrate, ecc.
Una volta definiti, considera di incorporarli nel piano di comunicazione del tuo progetto.
Costruisci una tabella riassuntiva
Incrociando le informazioni, puoi costruire profili precisi e associare azioni, se necessario:
|
Interno o esterno | Nome | funzione | Descrizione | Impatto o aspettative | Azione da attuare |
Da notare :
Qual è la differenza tra un requisito e un'aspettativa? L'esigenza è esplicita, ecco cosa produce un progetto. Ad esempio: essere in grado di elaborare il doppio dei reclami dei clienti con lo stesso team. L'aspettativa è implicita. Questi includono i benefici diretti o indiretti di un prodotto finale. Ad esempio, il richiedente può aspettarsi di vedere diminuire il livello di stress del proprio team fornendo gli strumenti per gestire i reclami dei clienti in modo più rapido e semplice. Non è un requisito ma un'aspettativa implicita.
La guida PMBOK®, consiglia di valutare l'impatto e/o il sostegno di ciascuna parte utilizzando una matrice potere/interesse. Questa rappresentazione fornisce una visione sintetica degli stakeholder da considerare prioritariamente nonché il tipo di azione associata:
