Prima di intraprendere un progetto di miglioramento dei processi, è indispensabile comprenderne le caratteristiche e il funzionamento. Il SIPOC è uno strumento molto interessante che offre una panoramica. (Ri)scopri come usarlo.
Cos'è SIPOC?
Questo acronimo sta per Fornitore Input Processo Output Cliente (FIPEC in francese per Fornitori - Input - Processi - Output - Clienti o FITEC, la "P" del processo che diventa la "T" della Trasformazione).
Questo è un metodo presente nella toolbox 6 sigma (nella fase "Definisci" di il processo di miglioramento DMAIC: definizione del problema ). Vi rassicuriamo, non c'è bisogno di essere "cintura nera" per sapere come usarlo. Tanto più che è rilevante per un gran numero di progetti in fase di analisi e diagnosi.
Funzioni di questo strumento
Utilizzato da un team di progetto, questo strumento di facile utilizzo facilita la comprensione generale di come funziona un processo per scopi diversi:
- preparare una mappatura
- documentare un processo
- analizzare un malfunzionamento
- identificare la portata di un progetto e gli attori interessati
- descrivere una situazione presente rispetto a una situazione futura
- …
Fornendo risposte a domande quali:
- Quali sono gli elementi di input?
- Chi sono gli stakeholder? Fornitori e clienti?
- Quali sono i loro requisiti?
- Quali sono le diverse fasi del processo?
Uno strumento molto operativo
Il SIPOC è materializzato da un documento visivo come:
S FORNITURE: identificazione dei fornitori interni ed esterni, fornitura di elementi di input
io INGRESSI: elenco degli input (informazioni, materiali, ecc.) che alimentano il processo e trasformati da attività future
P PROCESSI : descrizione delle principali attività, fasi, compiti e operazioni (senza entrare nei dettagli) che trasformano gli input in output
oh USCITE: elenco degli output (risultati, produzioni, documentazione, ecc.) destinati ai clienti (o ad altri processi a valle)
VS CLIENTI: identificazione di clienti interni ed esterni, intermediari e clienti finali
Fasi di implementazione del diagramma
Seguendo un approccio logico, l'uso di SIPOC è efficiente pur rimanendo semplice.
-
Prerequisito: formare una squadra che lavorerà al progetto.
Lo strumento è utilizzato sotto forma di officina , utilizzando una lavagna e post-it o un diagramma pronto all'uso creato in Excel, PowerPoint, ecc.
Il brainstorming è il metodo preferito per identificare gli elementi che caratterizzano un'organizzazione.
Descrivi il processo
questo è il primo passo. È più facile iniziare con questo angolo: descrivere le 4-6 operazioni principali eseguite all'interno del processo studiato . In questo modo si arriva al nocciolo della questione. Si consiglia di fissare le operazioni di inizio e di fine, quindi completare con le attività legate tra le 2 estremità.
Un punto importante è attenersi alle attività principali senza perdersi in troppi dettagli. L'obiettivo di SIPOC è costruire un quadro sintetico.
Domande di esempio: cosa ottiene il processo? Quali sono le principali attività?
Nota le uscite
Una volta che sai cosa fa il processo, ne descrive i meccanismi, puoi elencare gli output.
Domande : cosa produce il processo? Quali informazioni, servizi, documenti… possiamo trovare in uscita?
Conta i clienti
Notare i clienti esterni e interni che beneficiano degli "output" del passaggio precedente
Domande : A chi sono destinati gli articoli in uscita? Chi li utilizzerà? Chi li sta aspettando?
Identificare le voci
Fare l'inventario degli input che alimentano il processo.
Domande : cosa alimenta il processo? Di cosa ha bisogno per funzionare?
Trova i fornitori
Elenca i fornitori che consegnano gli articoli di input.
Domanda: chi fornisce i dati, i materiali, i servizi, i documenti individuati nella fase precedente?
Un altro vantaggio di questo schema: ogni passaggio consente di bloccare il precedente e di riempire gli spazi vuoti se necessario. Ad esempio: elencando i clienti, il team può rendersi conto che un'uscita è stata persa.
Questo file è referenziato in: Gestione dei processi - Organizzazione aziendale
