Avere un senso dell'organizzazione è una risorsa significativa, sia per te che per la tua squadra! Si tratta anche di una delle soft-skill molto apprezzate dalle aziende , perché induce, tra l'altro, a saper gestire le priorità, a sottolineare, ad essere visionari sulla propria missione e ad avere un certo senso di impegno.
Tuttavia, mentre si è tentati di utilizzare i molti metodi collaudati di gestione del lavoro, dello stress o simili, è importante tenere presente che la formazione in questi approcci spesso richiede tempo e ha un costo non insignificante.
Quindi, prima di ricorrere a questi corsi di formazione, è consigliabile impostare alcune buone abitudini nella vita quotidiana. Pratiche che, per la maggior parte, derivano dal buon senso.
Navigazione veloce
- Il senso dell'organizzazione, una soft-skill apprezzata dalle aziende
- Come essere più efficienti e quindi più sereni in ufficio?
- Saper individuare abitudini parassitarie e organizzare il proprio ambiente di lavoro
- Anticipare, prevedere
- Classificare, dare priorità, pianificare
- Ottenere aiuto (delegare e utilizzare gli strumenti giusti)
Scoprire perché avere il senso dell'organizzazione è una risorsa enorme in un'azienda e quali sono le diverse leve - alcune derivano dal semplice buon senso, altre sono meno intuitive - da operare per aumentare la propria efficienza sul lavoro! Suggerimenti che possono essere applicati anche nella tua vita personale!
Un senso di organizzazione, una competenza ricercata
Essere efficienti sul lavoro non significa lavorare sodo 8 o 9 ore, a volte di più. Questo può accadere durante eventi o progetti eccezionali, ma se la tua vita quotidiana fa parte di questa folle corsa per il tempo, è una scommessa sicura che le tue prestazioni effettive siano vicine al minimo.
Avere senso dell'organizzazione non solo ti permetterà di lavorare in modo più sereno ed efficiente - ottimizzare le tue giornate senza tralasciare qualche pausa per ricaricare le batterie e provare una certa soddisfazione, ma anche di essere apprezzato sia dai tuoi superiori che dai tuoi dipendenti. .
Questa attitudine è una delle "soft-skills" molto ricercate dalle aziende. Questo è perfettamente comprensibile per diversi motivi. Saper organizzare i lead, tra le altre cose:
- avere una visione illuminata della sua missione (obiettivi chiaramente percepiti, senso delle conseguenze delle sue azioni e di quelle della sua squadra, gestione abile delle competenze, gestione ottimale del cambiamento, ecc.),
- prendere decisioni efficaci in ogni circostanza (soprattutto in tempi di tensione o conflitto),
- sapere gestire l'imprevisto ,
- Ascoltare altri (quando hai il naso nel manubrio, è difficile lasciare spazio agli altri),
- poter lasciare spazio alla creatività e all'innovazione ,
- mostrare impegno verso la sua compagnia,
- gestisci il tuo tempo - e quello dei tuoi dipendenti - in modo ottimale (essere organizzati consente, tra l'altro, di essere disponibile e attento al tuo team quando se ne presenta la necessità),
- gestire lo stress e le sue emozioni,
- saper rifiutare ,
- eccetera.
Suggerimenti e trucchi per migliorare la tua efficienza in ufficio
Oltre ai noti metodi di gestione del tempo, dello stress e dell'efficienza sul lavoro (Pomodoro, GTD, Eisenhower Matrix, ecc.), che sono ovviamente da padroneggiare, ci sono alcune buone pratiche semplici e veloci da implementare, implementato al fine di migliorare la propria organizzazione.
Conoscenza di sé e stile di vita sano
L'efficienza inizia con ottima conoscenza di come funziona e un minimo di disciplina Sapere come individuare ciò che sta sprecando il tuo tempo ti consentirà di evitare l'insidia di perderti e quindi di guadagnare in efficienza.
Una mancanza di efficienza - personale e/o professionale - può avere diverse cause che è necessario saper individuare per neutralizzarle:
- distrazioni vario e vario (uno smartphone che vibra continuamente, emette un segnale acustico o lampeggia, un calo di concentrazione dovuto a serate e/o notti non riposanti, una tonnellata di file lasciati in attesa che continuano ad aumentare, post-it, email non lette che si accumulano, eccetera.),
- propensione a indugio ,
- tempo perso a cercare una cartella, penna, password, ecc.
- dispersione nei vari compiti da svolgere…
Una volta individuati questi elementi, è il momento di agire! Disattiva l'audio del telefono o mettilo in muto per non essere disturbato dalle varie notifiche quando devi concentrare tutta la tua attenzione su un file importante, ad esempio. Organizza anche il tuo spazio di lavoro e metti in atto strategie per ottimizzare il tempo trascorso in ufficio (vedi punti seguenti) e ridurre i disturbi indesiderati (porta chiusa, cartello "non disturbare" se necessario, inoltro di chiamata puntuale per completare un caso urgente, eccetera.).
Allo stesso tempo, non è più necessario dimostrare che uno stile di vita sano ha un impatto positivo significativo sulla qualità della concentrazione, dell'umore, della fatica, della resistenza allo stress , eccetera. Dormi a sufficienza, bevi regolarmente (acqua!), Partecipa a una regolare attività fisica, trascorri del tempo con i tuoi cari, riduci la quantità di caffè e altri famigerati stimolanti, mangia bene e a sufficienza, ecc.
Un ambiente favorevole al lavoro
Spazio di lavoro organizzato e adattato, forniture per ufficio adeguate e facilmente accessibili, luce sufficiente, ambiente di lavoro favorevole, ecc. Tutto inizia qui. Ti assicurerai così prenditi cura del tuo ambiente di lavoro , che sia condiviso con altri, isolato o addirittura in un coworking o in casa…
Anticipare, prevedere
Una volta ottimizzato il tuo ambiente e stabilite le giuste abitudini, si arriva al nocciolo della questione…
- Impara a gestire il tuo tempo : evitare riunioni, viaggi o anche appuntamenti dispendiosi e dispendiosi in termini di tempo e di limitata utilità, organizzare momenti di pausa e momenti meno intensi durante i quali, ad esempio, si può essere più facilmente disturbati o anche organizzare alcuni momenti per fare il punto e/o raccogliere/dare feedback da/ai vostri dipendenti,
- Anticipare : visualizzare e annotare i compiti da svolgere, nonché le scadenze corrispondenti e stabilire le priorità, preparare con cura le riunioni di lavoro,
- Piano : determinare per ogni compito, il tempo che sarà assegnato; individuare i segnali di allarme di possibili tensioni o riluttanze nel contesto di una famigerata trasformazione per poter agire in modo rapido e adeguato; lasciare spazio a ritardi e altri possibili granelli di sabbia.
Classificare, dare priorità, pianificare
- Gestire le informazioni in entrata e in uscita : dedica un periodo di tempo giornaliero alla gestione delle tue e-mail, lettere, ecc. ed elaborare le informazioni ricevute e/o raccolte, distribuirle se necessario, condividere il tuo programma, in breve… comunicare con il tuo team e altri partner di lavoro!
- Classifica: evita di gestire più file di grandi dimensioni contemporaneamente o di partizionare in modo efficiente e procedi a piccoli passi piuttosto che andare dappertutto (taglia un progetto di grandi dimensioni in più file, ad esempio).
- Prioritizzare / prioritizzare: prendere l'abitudine di definire (soprattutto con il metodo Pareto) cosa è urgente, cosa è meno urgente, cosa non dipende da te o cosa può aspettare o essere delegato a un terzo.
- Piano : a seconda dei vari compiti da svolgere, del grado di priorità di ciascuno, del limite di tempo e delle diverse risorse richieste, fare un programma (diagramma di Gantt o Ishikawa, ad esempio, può esserti di grande aiuto in questa fase). ).
Delega e usa gli strumenti giusti
Una delle competenze chiave di un manager è saper delegare e orchestrare i talenti e le risorse a sua disposizione con l'obiettivo dell'efficienza complessiva e del successo collettivo.
Per quanto riguarda gli strumenti per aiutare l'efficienza professionale, sono abbondanti. Ce n'è per tutti i gusti, a costi variabili e per una varietà di scopi.
Ne abbiamo citati alcuni in questo articolo, ai quali potremmo aggiungere diversi software (agende elettroniche, orari, ecc.). Non esitate a consultare anche la nostra sezione "Organizzazione del manager" e le nostre varie pagine dedicate ai vari strumenti e procedure legate all'efficienza professionale o a raccontarci i vostri metodi!
