Le riunioni di lavoro non sono più sempre sedute davanti al presentatore. Oggi le innovazioni in termini di creatività in termini di location, modalità e durata competono per l'efficienza: reverse meeting, stand-up meeting, speed meeting, workshop all'aperto, ecc. le possibilità sono infinite!
Stesso discorso per le tecniche di animazione che variano a seconda dell'obiettivo dell'incontro: Pecha Kucha, brain storming, world café, icebrakers per rompere il ghiaccio tra partecipanti che non si conoscono, energizer per restituire e far circolare l'energia all'interno del gruppo, giochi di ruolo, valutazione del facilitatore, quiz, ecc. L'elenco è lungo!
Resta il fatto che nessuno è immune da un calo dell'attenzione del proprio pubblico. Una possibilità per la quale è meglio essere preparati per agire nel modo più rapido ed efficiente possibile.
Perché rivitalizzare un incontro che manca di entusiasmo?
Senti gradualmente un disagio che si stabilisce nella stanza. In qualità di facilitatore, devi reagire e riprendere il controllo della situazione, altrimenti le ripercussioni saranno numerose :
- spreco di tempo ed energia : non solo per te, ma anche per i partecipanti e soprattutto per il progetto in corso per il quale è stato realizzato questo workshop.
- improduttività e frustrazione : zero efficienza garantita (messaggio non passato, zero avanzamento del progetto, riluttanza verso il prossimo incontro, ecc.).
- diminuzione della fiducia in te : senza feedback su cosa è andato storto durante questa intervista, è una scommessa sicura che uscirai arrabbiato, deluso, riluttante a condurre il prossimo incontro, afflitto da molte domande (è il tuo stile di animazione che è in questione? o piuttosto il programma che hai definito? o ti sei smarrito nei tuoi dati, nella tua missione, nelle parti interessate, ecc?
La caffeina nel caffè non viene assorbita allo stesso modo, che tu sia un uomo, una donna, un consumatore abituale o meno. I suoi effetti variano quindi da individuo a individuo in termini di velocità di insorgenza e durata nel tempo.
Segnali che il tuo pubblico non sta seguendo
I tuoi interlocutori non prestano molta attenzione - o molto vagamente - a ciò che dici. I segni - soprattutto nel linguaggio non verbale - che emettono ne sono la prova. Sebbene all'inizio possano essere molto furtivi, diventano rapidamente abbaglianti se non reagisci. Si considera che oltre i 10 minuti di concentrazione l'attenzione diminuisca gradualmente e non ritorni se l'intervento non è ritmico. È quindi urgente agire non appena compaiono i primi segni di stanchezza. :
- sbadiglio prematuro,
- fissa nel buio o abbattuto,
- sospiri rumorosi più o meno controllati,
- corpi che non riescono più a stare al loro posto: alcuni passano il tempo seduti sulla sedia dopo un mini-addormentamento, altri giocano con la penna, altri ancora scarabocchiano su un angolo di un foglio di carta, con le dita tamburellano sulla scrivania o su un documento , le gambe si fanno prendere dal panico, si incrociano, si sganciano, i piedi fanno piccole rotazioni per allungarsi, ecc.
- consultazione furtiva di notifiche emesse da uno smartphone o da altro o anche discreta navigazione in internet,
- frequenti e ripetute consultazioni dell'orologio e/o dell'orologio…
Come rianimare un pubblico?
Catturare di nuovo l'attenzione di un pubblico in calo non è facile. Bisogna essere furbi e soprattutto mostrare umiltà, fiducia in se stessi e creatività! Se, nonostante tutta la cura che hai messo nella preparazione del tuo intervento, i tuoi materiali sono attraenti e appropriati, non troppo carichi di informazioni, ecc. e che la tua animazione funzioni senza intoppi, devi REAGIRE!
Suggerimenti originali per svegliare un'assemblea
- sorprendi i tuoi interlocutori : lanciando, ad esempio, senza preavviso e se il contesto si presta, uno scherzo, oppure continuando la tua presentazione sussurrando o cambiando voce, o anche interrompendo improvvisamente di parlare o chiedendo ai tuoi interlocutori come farebbero per riconquistare l'attenzione di un pubblico distratto, ecc. Un altro trucco (se gli smartphone non sono banditi dalla vostra riunione), più "delicato", perché induce alla fantasia e distribuito, è quello di inviare un SMS a tutti i partecipanti per ricordare alla loro attenzione oppure fingere una pausa per un selfie - successo assicurato!
- domandare i tuoi interlocutori su ciò che non funziona: questo ti permetterà di rettificare il corso e/o di migliorarti per i tuoi prossimi interventi (Attenzione: qui devi saper affrontare le critiche e pronto a metterti in discussione.).
- proponi una pausa : meglio una pausa benefica per la circolazione sanguigna e la riattivazione del cervello piuttosto che per l'intorpidimento fisico e mentale. Sono disponibili diverse opzioni:
- mini passeggiata in modo che tutti possano sgranchirsi le gambe e prendere una boccata d'aria fresca,
- rinfreschi - preferibilmente acqua - per reidratare corpo e mente,
- esercizi di tipo “energizzante” per ridare energia al gruppo,
- "esercizi cerebrali" per riportare tutti a fuoco sull'argomento.
- mini sessione di meditazione mindfulness o yoga per rilassare il gruppo e rifocalizzare l'attenzione e la concentrazione.
- coinvolgi e stimola i tuoi interlocutori : condividi il tuo entusiasmo e la tua energia che deve essere contagiosa; chiedi al tuo pubblico cosa ne pensa di un punto particolare, ecc.
