Le parole volano, le scritte restano.
Questo potrebbe essere un riassunto molto semplificato e altrettanto semplicistico di questa sezione! Questo è ancora più vero nei nostri mondi sempre più virtualizzati. Tuttavia, non dobbiamo confondere quantità e qualità… Una comunicazione scritta efficace richiede una penna fine, seducente e d'impatto.
Esagerare può distorcere il messaggio che viene trasmesso e talvolta persino avere l'effetto opposto a quello che ci si aspetta. Riducendo così a nulla ogni sforzo in termini di comunicazione.
Navigazione veloce
- L'importanza della comunicazione scritta negli affari
- I diversi supporti di comunicazione scritta del manager
- corrieri
- Promemoria
- Rapporto, relazione
- Rapporto
- Presentazione
Comunicare per iscritto in modo operativo ed efficiente richiede un minimo di preparazione oltre che una buona conoscenza di alcune buone pratiche. in materia: uso del giusto mezzo di comunicazione, spirito di sintesi, scrittura adattata, vocabolario vario, ecc.
Perché è importante la comunicazione scritta?
Nell'ambito della sua missione, il manager avrà molte opportunità di comunicare per iscritto:
- far sapere : trasmetti varie informazioni ai tuoi dipendenti, alla tua gerarchia, a partner esterni, ecc.
- convincere : chiedi ai tuoi dipendenti di fare questo o quello passo, fare questo o quello sforzo, convincere un cliente del vantaggio di scegliere la tua offerta e non quella del tuo concorrente, ecc.
- presentare : un nuovo prodotto/servizio, un'offerta promozionale, ecc.
- raccogliere informazioni : con i tuoi dipendenti, fornitori, clienti, fornitori di servizi vari, ecc.
- negoziare : scrivere una proposta commerciale, stabilire un preventivo, negoziare un prezzo quando non è possibile effettuare chiamate di persona o telefoniche, ecc.
Se saper comunicare per iscritto non è una competenza chiave richiesta per una posizione manageriale, resta il fatto che la comunicazione scritta è una risorsa per un posto del genere. Infatti, per trasmettere efficacemente le informazioni, è importante saper scrivere messaggi ben scritti, chiari, leggibili e comprensibili dai vari interlocutori.
Gran parte degli errori, delle controversie, dei rifiuti, ecc. derivano da un'errata interpretazione indotta da un vizio di redazione. È quindi essenziale padroneggiare la comunicazione scritta prestando particolare attenzione alla sintassi, al vocabolario e alla grammatica in ogni scritto.
I diversi supporti di comunicazione scritta del manager
Per comunicare con le sue truppe, la sua gerarchia e i suoi vari partner, il manager ha diversi appoggi, più o meno formali. Ciascuno di questi media sarà privilegiato in base all'obiettivo della comunicazione, al suo contesto, alla sua natura più o meno riservata, giuridica, ecc.
posta
Sia scritta su carta che virtuale, la posta rimane il mezzo di comunicazione più comune negli affari, a volte sostituendo la comunicazione orale.
La posta elettronica o la posta elettronica è oggi il mezzo di comunicazione più diffuso quando si tratta di comunicare. Facile da usare, permette di sintetizzare una discussione, preparare un incontro, informare, ecc.
Alcune regole dovrebbero essere conosciute per una maggiore efficienza:
- scegli saggiamente i destinatari : l'e-mail è indirizzata direttamente e personalmente ai destinatari con eventuale copia agli interlocutori interessati anche dal messaggio. Fare attenzione a non sovraccaricare l'elenco dei destinatari e quelli delle persone da copiare. Ricevere informazioni che ci riguardano solo vagamente aumenta il nostro stress e diminuisce la nostra efficienza sul lavoro.
- descrivere con precisione lo scopo dell'e-mail nella riga dell'oggetto : il destinatario dovrebbe essere in grado di sapere a colpo d'occhio di cosa tratta la tua email.
- mantieni un formato breve per il corpo dell'email stessa . Riceviamo tantissime email - che spesso consultiamo sui nostri smartphone - e infatti leggiamo in diagonale. È quindi essenziale arrivare subito al punto ed evitare lunghe email.
Posta classica
Nonostante la massiccia dematerializzazione dei documenti, la posta cartacea, più formale della sua controparte elettronica, mantiene un posto importante nelle relazioni professionali a diversi livelli: legale, sociale, finanziario, commerciale, ecc.
Alcune regole da seguire quando si invia una posta cartacea:
- mittente e destinatario chiaramente identificati : è il BA-BA della comunicazione. Una lettera è scritta da una persona/entità ed è indirizzata a un'altra chiaramente identificata. Ad esempio, quando non si conosce il nome del responsabile di un determinato servizio con il quale si desidera comunicare, è opportuno informarsi preventivamente per rivolgersi a lui personalmente (indicando proprio con il suo nome questa persona ed eventualmente il suo nome) la posta. Quest'ultimo avrà maggiori probabilità di raggiungerlo.
- luogo e data specificati : 2 informazioni innocue che possono rivelarsi essenziali, soprattutto in caso di controversia.
- oggetto : descrive in modo sintetico e preciso il motivo della mail.
- Riferimenti possibile: nel contesto di lettere relative a un progetto / una relazione in corso, sarà più facile orientarsi rapidamente.
- formule educate : anche se la tendenza è quella di smussare i soliti saluti in un'unica e medesima espressione indipendentemente dal destinatario e queste formule a volte sembrano pompose, resta il fatto che non vanno omesse!
Promemoria
Viene utilizzato per comunicare brevemente con i tuoi collaboratori e altri membri del tuo dipartimento. Devono essere incluse le seguenti informazioni:
- natura del documento : qui NOTA DI SERVIZIO (se trasmetti informazioni a superiori gerarchici o a persone di livello gerarchico identico al tuo, annoterai solo "NOTA" o "MEMO")
- mittente : nome, nome, funzione e/o dipartimento
- destinatario : cognomi, cognomi, funzioni e/o reparto.s
- data completa : giorno mese Anno
- oggetto : motivo della tua valutazione
- Contenuti : informazioni dettagliate, ma succinte che desideri trasmettere
- firma : il tuo nome e cognome
Rapporto, relazione
Il resoconto della riunione serve per riportare quanto detto - e deciso - in una riunione. È un supporto di riferimento per il resto delle operazioni. Deve essere conciso, chiaro e fattuale e trascrivere le seguenti informazioni così come sono state trasmesse durante la suddetta riunione :
- obiettivo della riunione: promemoria dell'ordine del giorno,
- datato della riunione: data completa (giorno, mese, anno),
- lista dei partecipanti : elenco dei regali e menzione di eventuali scuse,
- terze parti in copia : persone indirettamente interessate dagli argomenti trattati (responsabili gerarchici, fornitori di servizi esterni, ecc.),
- argomenti discussi : sintesi delle discussioni senza aggiungere commenti personali o soggettivi,
- conclusioni e decisioni prese ove opportuno
- azioni da intraprendere con menzione dei responsabili e della data di scadenza di ciascuna di queste azioni,
- data e luogo di un eventuale prossimo incontro ,
- Commenti e valutazioni generali.
Da (ri)leggere: saper prendere appunti
Rapporto
Scrivere un report risponde a stessi requisiti di qualsiasi altra comunicazione scritta operativa negli affari: concisione, chiarezza, precisione, layout attraente e arioso, ecc. L'obiettivo di una relazione è quello di fornire una risposta precisa e operativa ad un problema posto, la sostanza tanto quanto la forma sono più che mai da trattare.
Inoltre, essendo le relazioni generalmente coerenti in termini di contenuto, è giudiziosoimplementare un riassunto e articolare la scrittura in modo logico. Pertanto, i capitoli, i titoli, i sottotitoli, ecc. sarà usato con giudizio per rendere la lettura più fluida. Si consiglia inoltre di allegare qualsiasi documento che possa aiutare a comprendere la relazione o giustificare alcuni punti dell'appendice.
Inoltre, l'obiettivo di una relazione è generalmente una raccomandazione o un parere di qualche tipo su un argomento specifico, l'autore della relazione va oltre i fatti che giustificano le sue conclusioni .
Presentazione
La presentazione scritta viene più spesso a supporto di una presentazione orale. Si tratta quindi di un documento che verrà lasciato ai vostri interlocutori. Impaginazione, uso dei colori, chiarezza nei testi, attrattività, informazioni precise… tanti elementi che richiederanno un'attenzione particolare.
Se si tratta di un medium su cui poter fare affidamento durante un intervento in pubblico e non destinato ad essere condiviso, il layout sarà minimalista pur essendo efficace: idee principali sintetizzate in 2-3 parole scritte in grassetto, illustrate da poche parole chiave che servono come promemoria, scritti abbastanza grandi da essere facilmente letti durante la presentazione orale. Puoi anche usare colori diversi per facilitare l'orientamento nella presentazione, soprattutto se hai una perdita di memoria.