- Saper scrivere una procedura
- Modello di procedura facile da usare
Devi scrivere una procedura, ma non sai come descrivere le operazioni da eseguire? Questo file è fatto per te.
Le procedure ottengono cattiva stampa. I primi standard di qualità richiedevano una sovrapproduzione di "documenti" inutili e dispendiosi in termini di tempo. E ancora molte situazioni richiedono una guida semplice ed efficace per facilitare il lavoro di un dipendente. Così equipaggiato, può svolgere i suoi compiti rapidamente e bene.
I responsabili della qualità fanno la differenza tra questo documento e la modalità operativa, che descrive in modo molto preciso i compiti da svolgere. Per essere accessibile a tutti, questo file di metodo fa parte del senso più comune della procedura senza entrare nella precisione semantica dei sistemi di qualità.
A cosa servono le procedure?
In generale, sono utili quando le capacità di una persona non le consentono di svolgere un compito in modo indipendente.
Hanno anche la funzione di assicurare che l'esecuzione sia identica alla precedente, al fine di un risultato costante. Un punto importante nei servizi in cui donne e uomini sono i produttori dei servizi.
Le procedure sono rilevanti quando:
la posta in gioco è alta (l'errore non è consentito per motivi di costo o di sicurezza),
un dipendente viene sostituito occasionalmente o permanentemente (le procedure fungono da documento formativo)
un compito specifico viene eseguito raramente (ad esempio una volta all'anno o in caso di incidente)
un'azione è complessa
l'azienda vuole standardizzare una pratica (può essere condotto in diversi modi)
le stesse domande vengono regolarmente
Suggerimenti di scrittura
La prima è la più ovvia: semplicità ed efficienza. Il documento deve soddisfare la sua ragion d'essere che è quella di condurre un'operazione in modo efficiente per ottenere il risultato atteso.
È indispensabile fornire abbastanza dettagli, ma non troppo per non rendere il documento complesso e… scoraggiante. Una procedura ben costruita è fonte di motivazione per chi lo utilizzerà.
Nel modulo, opta per un layout arioso e non esitare a utilizzare disegni, diagrammi. Coloro che operano in modalità prevalentemente visiva vi ringrazieranno.
Coinvolgi gli utenti del documento
Come abbiamo detto, un documento piacevole da leggere è un buon punto per chi lo utilizzerà.
Una soluzione per coinvolgere gli utenti è quella di aiutarli ad assumere la proprietà delle procedure facendoli vivere, apportare miglioramenti per renderli ancora più operativi, più efficienti.
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Questo file è referenziato in: Gestione del processo - Documentazione della qualità - Procedura della qualità
