Assumere un ruolo consultivo in un'organizzazione non è sempre facile.
in primo luogo, questo ruolo non è mai chiaramente definito, poiché varia notevolmente a seconda dei valori e delle esigenze dell'organizzazione, nonché delle esigenze degli individui. Come primo passo, dovrebbe essere compreso che le persone che esercitano un ruolo di consulenza interpretano sempre la definizione ufficiale del loro ruolo, così come definito nella struttura organizzativa. Sono sicuramente influenzati dai loro bisogni personali e dalla loro percezione dei bisogni organizzativi. Ciò si traduce quindi in un'area grigia attorno al ruolo ufficiale che dà al consulente un certo margine di manovra. Ognuno di loro svolge quindi il proprio lavoro a modo suo.
D'altra parte, non tutti i clienti interni hanno le stesse aspettative del consulente. Alcune persone a volte si aspettano di essere guidate o supportate da una risorsa che le guiderà attraverso un processo di analisi che consentirà loro di ridurre al minimo il rischio di prendere una decisione sbagliata. In altri casi, i clienti interni sono persone a cui piace avere molta flessibilità operativa. Questi tipi di persone spesso preferiscono funzionare in modo indipendente e generalmente non lesinano sui mezzi per raggiungere i propri fini. In tali situazioni, questi clienti hanno soprattutto bisogno di essere guidati per impedire loro di uscire dai limiti consentiti, sia operativamente che legalmente, in termini di valori organizzativi e persino morali.
Facilitatore o esperto, quale stile di influenza dovresti adottare?
Si vede quindi che l'advisor deve talvolta esercitare un ruolo di facilitatore e talvolta un ruolo di esperto. Nel primo caso agisce più come un caregiver mentre nel secondo agisce più come custode delle regole, dei valori, delle politiche e dei processi riconosciuti nell'organizzazione. Quindi quale stile di influenza dovresti usare? Come trovarlo?
Il consulente deve prima di tutto rendersi conto chepotrà influenzare il suo cliente, chiunque esso sia, se saprà convincerlo. E per convincere, devi avere una strategia. Vedremo quindi, nelle prossime righe, alcuni piccoli consigli che permettano al consulente di esercitare una certa leadership con i suoi clienti interni.
Al di là dell'aspetto tecnico, il consulente deve anche interrogarsi sull'aspetto umano del proprio ruolo, sul legame relazionale che li lega al cliente. Per determinare la sua strategia, deve prima preoccuparsi del tipo di cliente con cui ha a che fare. Quest'ultimo è più interessato all'aspetto monetario della decisione da prendere, vuole piuttosto soddisfare le esigenze delle persone interessate dalla decisione o cerca di ridurre al minimo i rischi operativi nel suo dipartimento? È chiaro che rispondere a questa domanda ci aiuterà a individuare le esigenze e le aspettative del cliente, sia a livello organizzativo che personale.
In secondo luogo, il consulente deve preoccuparsi delle fonti di potere a sua disposizione. Lui deve interrogarsi sul riconoscimento della propria autorità funzionale che deriva dalla propria posizione, della propria competenza, autorità tecnica o relazionale. Fare il punto aiuta il consulente a utilizzare meglio le sue fonti di potere per indirizzare gli argomenti che convinceranno. Ad esempio, un consulente la cui competenza è ampiamente riconosciuta nell'organizzazione sarà in grado di convincere dicendo: "… fidati di me, ho sempre dato buoni consigli ai miei clienti". Per un altro a cui è concessa una grande autorità funzionale, può dire al suo cliente per convincerlo: "… il processo di gestione di questi casi deve essere seguito come stabilito". In questo caso, il cliente accetterà di sottostare alla raccomandazione.
Il terzo elemento da considerare per influenzare è quello di domandarsi quale stile di influenza sia più appropriato per il cliente interno. Alcuni accetteranno di essere più direttivi con loro senza battere ciglio, mentre altri preferiranno essere coinvolti nel processo decisionale. Il consulente deve quindi individuare quale sia il modo migliore per raggiungere il cliente.
Infine, sulla base degli elementi visti sopra, il consulente svilupperà la sua strategia enfatizzando gli argomenti che avranno maggiore impatto per il cliente interno. Qualificherà quelli che rappresentano per lui solo vantaggi secondari e attenuerà quegli elementi che suscitano in lui pochissimo interesse.
Grazie a questi pochi consigli, il consulente potrà sviluppare una strategia che gli permetterà di influenzare meglio i suoi clienti interni. Guadagnerà quindi credibilità e si stabilirà un legame di fiducia tra lui e i suoi clienti.
